Secrétaire commercial et administratif H/F

1. Finalité du poste

Assurer la gestion commerciale opérationnelle de l'entreprise de sécurité privée :

• élaboration des offres (devis, appels d'offres),
• suivi administratif et financier (facturation),
• développement et fidélisation du portefeuille clients,

tout en gardant un lien direct avec le terrain en réalisant ponctuellement des vacations d'agent de sécurité.

2. Missions principales

2.1. Gestion des offres commerciales

• Élaborer les devis (gardiennage, évènementiel, rondes, interventions, etc.) en lien avec la direction et/ou l'exploitation.
• Répondre aux appels d'offres publics et privés :
• analyse du cahier des charges,
• construction de l'offre technique et financière,
• collecte des pièces administratives (attestations sociales, fiscales, CNAPS, assurances, etc.),
• mise en forme des dossiers de réponse et dépôt dans les délais.
• Mettre à jour et optimiser les trames de devis et modèles de réponse pour gagner en efficacité.

2.2. Facturation & suivi financier

• Établir et envoyer la facturation client (mensuelle, évènementielle, ponctuelle).
• Assurer le suivi des factures : relances, avoirs, corrections, litiges simples.
• Réaliser la facturation interne auprès de l'OPCO (formation) :
• montage des dossiers de prise en charge,
• suivi des accords de financement,
• transmission des éléments nécessaires (feuilles d'émargement, attestations de présence, programmes, etc.),
• relance et suivi des remboursements.
• Participer au suivi des impayés en lien avec la comptabilité (relances amiables, préparation des éléments pour relance contentieuse si besoin).

2.3. Suivi et développement commercial

• Assurer le suivi clients :
• appels de courtoisie,
• prise en compte des besoins,
• suivi de la satisfaction (qualité des prestations, réactivité, présence des agents, etc.).
• Réaliser une veille commerciale :
• appels d'offres publiés (plateformes dématérialisées, marchés publics, réseaux locaux, etc.),
• détection de nouvelles opportunités (nouveaux sites, évènements, ouvertures d'enseignes, etc.).
• Proposer et mettre en œuvre des actions de fidélisation : offres complémentaires, visites clients, propositions d'ajustement de contrats.

2.4. Standard & support administratif

• Assurer le standard téléphonique en période définie :
• accueil téléphonique des clients, prospects, fournisseurs,
• prise et transmission des messages (exploitation, planning, direction).
• Gérer ponctuellement l'accueil physique (clients, candidats, livreurs).
• Participer au suivi et à la mise à jour des documents commerciaux et administratifs :
• plaquettes, supports de présentation,
• fiches tarifaires, conditions générales, etc.

2.5. Vacations d'agent de sécurité (terrain)

• Réaliser des vacations ponctuelles d'agent de sécurité (événementiel, renfort, remplacement) conformément à la réglementation en vigueur et à la carte professionnelle détenue.
• Remonter les informations terrain utiles au service exploitation et à la direction (organisation, qualité de la prestation, attentes clients).
• Contribuer, par cette présence terrain, à une meilleure compréhension des besoins clients et à la qualité des offres commerciales.

3. Missions complémentaires

3.1. Pilotage d'indicateurs commerciaux

• Mettre à jour et suivre des tableaux de bord commerciaux :
• nombre de devis envoyés / transformés,
• taux de réponse / gain aux appels d'offres,
• marge prévisionnelle par contrat,
• volume d'heures vendues par type de prestation.
• Préparer un reporting régulier pour la direction (hebdomadaire ou mensuel).

3.2. Optimisation de la rentabilité

• Vérifier la cohérence des prix en fonction :
• des grilles conventionnelles,
• des coûts RH (charges, majorations, nuits, dimanches, jours fériés),
• des frais de structure.
• Alerter la direction en cas de tarif trop bas ou de contrat sous-margé et proposer des pistes d'ajustement (revalorisation, refonte du dispositif, ajout de services).

3.3. Gestion et alimentation du CRM / base clients

• Mettre à jour la base de données clients et prospects (CRM ou fichier interne).
• Qualifier les contacts (décideurs, métiers, type de sites, volume potentiel, historique des échanges).
• Planifier et suivre des actions de relance (rappels devis, propositions complémentaires, reconduction d'évènementiel).

3.4. Communication & image de l'entreprise

• Participer à la rédaction de contenus simples :
• réponses types à envoyer par mail,
• fiches prestations,
• posts ou brèves pour le site ou les réseaux professionnels (si tu le souhaites).
• Participer à l'organisation de la présence de l'entreprise sur des salons professionnels ou évènements locaux (stand, supports, relances après salon).

4. Compétences et connaissances requises

4.1. Compétences techniques

• Maîtrise des bases de la gestion commerciale : devis, facturation, relances.
• Connaissance (ou volonté de se former rapidement) au secteur de la sécurité privée :
• réglementation CNAPS,
• carte professionnelle,
• contraintes horaires (nuits, WE, jours fériés).
• Bonne aisance sur les outils bureautiques :
• Pack Office (Word, Excel, Outlook),
• idéalement : CRM, plateformes d'appels d'offres (dématérialisation).
• Connaissance ou capacité à apprendre les démarches OPCO (dossiers de financement formation).

4.2. Compétences comportementales

• Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation.
• Aisance relationnelle, sens du service client.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle (devis, appels d'offres, factures, appels téléphoniques).
• Discrétion et respect de la confidentialité (contrats, données clients).
• Réactivité et sang-froid, notamment dans un secteur où les demandes peuvent être urgentes (évènementiel, remplacements, renforts).

5. Profil recherché (à adapter)

• Bac +2 type BTS NDRC, MUC, GPME, Assistant de gestion, ou expérience significative en gestion commerciale / administrative.
• Une expérience dans :
• la sécurité privée,
• ou un secteur de services avec forte activité terrain (intérim, propreté, évènementiel…) serait un plus.
• Carte professionnelle d'agent de sécurité valide ou possibilité de l'obtenir (obligatoire si vacations terrain).

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 2 300,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel