Secretaire de direction et de scolarité

Le Collège Beauregard recrute à compter du 01/02/2026, un(e) secrétaire de direction et de scolarité.

Le/La secrétaire assiste le chef d'établissement et le chef d'établissement adjoint, dans l'organisation quotidienne de leur travail et contribue au bon déroulement des activités du service. Il/Elle prend en charge les aspects logistiques du secrétariat. Le/La secrétaire est l'interface entre les usagers et les différents services de l'établissement. Il/elle rend compte de toutes les situations et de toutes les informations nécessaires à la gestion du service et à la prise de décision.

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE

• Temps de travail annualisé soumis au calendrier des vacances scolaires.

• Horaires de 7h30 à 17h00, incluant une fermeture pour pause de 12h00 à 13h00

• Pas de possibilité de Télétravail

• Autorité hiérarchique : Chef d'établissement

• Relations avec les partenaires de l'établissement :

• Usagers (familles, élèves, personnels de l'établissement)

• Services académiques

• Collectivité Territoriale de rattachement et élus locaux

ORGANISATION DU TRAVAIL

Le/La secrétaire assure le fonctionnement administratif de l'établissement, selon la taille et l'organisation de l'établissement, il/elle assure les missions suivantes :

En secrétariat de direction :

• Organiser et coordonner le fonctionnement général secrétariat de direction (documents administratifs, outils de communication, gestion agenda, transmission information…).

• Assurer le secrétariat du service

• Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d'éducation et de surveillance (contrat AED, PVI, gestion et autorisations d'absences, maladie, gestion financière (transports), gestion RH au sens large).

• Assurer une partie du suivi administratif des dossiers des personnels AESH

• Accueil physique, téléphonique

• Assurer le standard de l'établissement en l'absence d'un agent d'accueil

• Lecture et gestion de la messagerie électronique de l'établissement

• Fournir une information de premier niveau aux personnels enseignants et d'éducation, aux élèves ainsi qu'aux interlocuteurs extérieurs.

• Organisation logistique et administrative des élections aux instances de l'établissement et des conseils de classe

En secrétariat de scolarité :

• Assurer le suivi administratif des dossiers des élèves :

• Inscription nouveaux élèves (et notamment d'élèves nouvellement arrivés en France)

• Gestion de la base élèves sur application dédiée

• Modification et mise à jour des données personnelles des élèves

• Édition et communication de différents documents (certificats de scolarité, attestation ASSR, bulletins de notes…)

• Inscription aux examens

• Gestion des demandes d'examens

• Gérer et transmettre les codes Educonnect des élèves et des parents

• Assurer le suivi administratif des stages de découverte professionnelle

• Effectuer les inscriptions et le suivi administratif des mini-stages

• Organisation logistique des examens

• Assurer l'envoi des invitations ou convocations (conseil de discipline, ESS…)

CONNAISSANCES

• Connaître le système éducatif et ses enjeux
• Connaître l'organisation scolaire (Rectorat, DSDEN, établissements scolaires) et le fonctionnement d'un établissement scolaire
• Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, Adobe, messagerie, …)
• Maîtriser les outils métiers (SIECLE, ARENA,….)
• Exploiter les outils de communication (ENT, …) et maîtriser la charte graphique
• Connaître les techniques de classement et les notions d'archivage
• Maîtriser la langue française à des fins de communication orale et écrite

COMPETENCES OPERATIONNELLES

• Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
• Organiser son travail en respectant les calendriers et les procédures
• Appliquer des procédures et des règles administratives
• Inscrire son travail dans une organisation collective et un cadre hiérarchique, coopérer au sein d'une équipe et rendre compte de son activité
• Être force de proposition dans une logique d'amélioration continue du service
• Être en relation avec différents interlocuteurs : usagers (élèves, familles), personnels (enseignants et administratifs), services extérieurs (Rectorat, collectivités territoriales, autres EPLE,…)
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
• Savoir retransmettre avec précision et clarté
• Actualiser ses connaissances et les perfectionner.
• Maitriser les applications informatiques Éducation Nationale serait un plus

COMPETENCES COMPORTEMENTALES

• Sens des responsabilités, discernement et sens des initiatives
• Aisance orale et capacité d'adaptation vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés.
• Savoir être autonome et savoir rendre compte
• Savoir se positionner dans son environnement S'adapter au changement (autoformation, curiosité professionnelle) Dynamisme, rigueur et efficacité
• Discrétion et courtoisie,