secretaire - ecole de specialites - 100 - h/f -

L'adjoint administratif contribue à la formation des professionnels de santé par sa participation à l'organisation administrative de l'ensemble des écoles de spécialités.

Pour cela, il assiste et collabore avec la Direction et l'équipe pédagogique, il est à l'écoute des étudiants et situe ses actions dans celles des écoles et instituts et du CHRU de Nancy.

Il organise les conditions de l'organisation et la gestion des enseignements, des instances et de la sélection en cohérence avec le projet stratégique et pédagogique des écoles et instituts et avec l'ensemble des professionnels impliqués.

Il inscrit toutes ses actions et s'appuie sur le projet pédagogique des écoles, le travail pluri professionnel en lien avec les attendus réglementaires des formations pour assurer le suivi de la formation durant toute la présence de l'étudiant.

Date estimative : 19 Janvier 2026

Horaires : 8 h et 17h

FONCTIONS ET ACTIVITÉS

Activités générales

Conformément à la fiche métier FHF, en lien et sous la responsabilité du coordonnateur général des écoles et instituts :

• Accueil et prise en charge des personnes (agents, étudiants, usagers, etc.), réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage … etc.)
• Gestion des documents de suivi (administratifs, financiers, réglementaires, organisationnels …etc.)
• Suivi financier des dossiers de chaque étudiant (pièces utiles, devis, chèques, PTR, suivi … etc.) et pour les écoles (intervenants, contrats, conventions, indemnisation …etc.)
• Gestion du logiciel de scolarité, du portail SolSTISS, TransitionPro, Kaïros, Ramsès II, EDOF
• Gestion des diverses enquêtes et statistiques en lien avec la Région Grand-Est, la DREETS, l'ARS
• Collaboration avec :
  • L'Université de Lorraine, la Région Grand-Est et l'ARS
  • Les autres instituts de formation du CHRU et de la région Grand-Est
• Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures, tenue à jour des données / des fichiers relatifs au domaine d'activité
• Participation à la démarche Qualité des écoles
• Classement et évaluation de la pertinence / la véracité des données, des informations, des documents de diverses natures
• Gestion des demandes de réparations en lien avec les agents logistiques et de commandes de fournitures mensuelles
• Rédaction et mise en forme de documents, notes, évaluations, rapports …etc.
• Gestion administrative des étudiants en charge
• Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
• Préparation et envoi de documents en vue de facturation ou de suivi de scolarité
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Contribution au recueil d'activité et aux statistiques
• Gestion de l'information
• Participation aux réunions institutionnelles et professionnelles de son domaine de compétence
• Participation avec l'équipe pédagogique à l'organisation de réunions, conférences, événements, commissions spécialisées

+ Toute activité supplémentaire utile à l'Institut et définie par la Direction.

• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
• Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers
• Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme
• Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
• Travailler en équipe / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service
• S'approprier les logiciels institutionnels

Compétences complémentaires

• Accueil téléphonique
• Classement et archivistique
• Communication / relations interpersonnelles
• Droit hospitalier
• Bureautique
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Organisation de la formation des enseignements à l'école
• Secrétariat

Aptitude

• Faire preuve de discrétion, de réserve, de maitrise de soi
• Être organisé, autonome, rigoureux, réactif et dynamique
• Savoir communiquer, être souriant, aimable, capable de s'adapter aux différents interlocuteurs différentes situations
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Être capable de gérer les priorités
• Posséder le sens des responsabilités
• Faire preuve d'esprit d'équipe et de disponibilité
• Faire preuve d'initiative, d'anticipation et de créativité

Date de limite de dépôt de candidatures : 27 janvier 2026

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

• Curriculum Vitæ
• Lettre de motivation