Chargé-e d'appui

Vos missions en quelques mots

Sous l'autorité de la cheffe de pôle et en lien direct avec l'adjointe et les chargés de mission, vous êtes en charge d'assurer la coordination administrative et logistique du pôle contrôle et animation territoriale de l'Agence du service civique.
Les missions de chargé d'appui au sein de ce pôle sont diversifiées et variées. Elles mobilisent des compétences plurielles : secrétariat administratif, préparation des courriers, suivi budgétaire, sens de la représentation, organisation logistique de séminaires gestion des agendas, appui aux chargés de mission et à la cheffe de pôle dans le cadre de la préparation des contrôles et des formations.

Vous êtes plus particulièrement en charge, sur les thématiques suivantes de :

Animation territoriale :
- Appui à l'animation et la communication au réseau : gestion de la BAL animation territoriale afin d'assurer la relation de premier niveau avec les référents territoriaux du service civique en Directions régionales académiques à la jeunesse, à l'engagement et au sport
(DRAJES) et en Services départementaux à la jeunesse, à l'engagement et aux sports (SDJES) et orienter les demandes ; envoi des messages d'information au réseau et des mails mensuels de pilotage ; mise à jour de la liste des coordonnées des référents territoriaux
- Suivi de la conception de la lettre au réseau et envoi (interface avec le prestataire, sélection des visuels)
- Mise en ligne sur la plateforme Pléiade des actualités au réseau
- Participation à la préparation logistique des séminaires
- Suivi des sessions de formation : inscriptions, logistique
- Suivi des demandes de supports de communication
- Suivi des inscriptions et des espaces forum du MOOC

Mission contrôle :
- Appui à l'adjointe du pôle sur le suivi des contrôles
- Appui aux chargés de mission sur la préparation des contrôles.
- Mise en forme des courriers et suivi des parapheurs, mise à jour des versements sur la plateforme de suivi des agréments des organismes
- Aide à la préparation des contrôles en lien avec les chargés de mission

Coordination administrative :
- Gestion du budget du pôle
- Suivi des courriers
- Archivage
- Gestion de l'agenda du pôle (dialogue de gestion, réunions)
- Gestion des états de frais des agents du pôle
- A moyen terme, réorganisation de l'arborescence du réseau partagé du pôle dans une démarche collaborative avec l'ensemble des agents du pôle

Gestion transversale :
- Gestion des déplacements et des états de frais des agents du pôle développement et ingénierie
- Instruction de l'éligibilité des demandes de jeunes étrangers qui veulent faire un service civique. Cette tâche est répartie avec d'autres agents de l'Agence en fonction des pics d'activité des services concernés sur l'année.

Profil recherché

Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de base : Excel/ Word/ PPT/ Canva/ Trello
- Communication institutionnelle
- Suivi de base des commandes avec le service finances

Savoir-être :
- Qualités relationnelles : écoute, discrétion attendue sur des sujets exposés, sens de la représentation
- Réactivité et sens de l'organisation
- Autonomie, capacité d'initiative et savoir rendre-compte
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur professionnelle et administrative.

Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des demandes***
- Gestion de planning et de déplacements***
- Conception et gestion de tableaux de bord
- Préparation de fonds de dossiers
- Capacités rédactionnelles et éditoriales***

Partenaires institutionnels : ensemble des DRAJES et SDJES ; services des préfectures, direction de la Jeunesse et des Sports, autres directions d'administration, services territoriaux du ministère, organismes d'accueil, prestataires.

Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail : formation aux outils informatiques spécifiques de l'Agence.
Formation prévue avec le Réseau numérique du service public de formation (RNSPF) sur l'espace Moodle, support du MOOC

Expérience professionnelle : expérience professionnelle souhaitée sur des missions similaires.

Durée d'affectation souhaitée sur le poste : 3 ans

Niveau d'études minimum requis

• Niveau
  Niveau 4 Baccalauréat
  

Localisation

Localisation : 95 Avenue de France, 75013 Paris, France

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

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