coordinateur projet deco h/f

Depuis 1984, nous sommes spécialistes dans la logistique de niche , a travers trois verticales d activité: l'événementielle (ESI fair&event), le Fine art ( ESI Fine art), la mobilité (ESI mobility)

Notre mission : accompagner les salons, expositions, spectacles, musées, galeries et projets d installation en assurant le transport, la manutention et la gestion logistique de tous types de matériels et d'œuvres d'art.

Nos équipes expertes garantissent un service personnalisé « porte-à-porte », avec une priorité donnée à la sécurité, aux délais, au suivi et aux coûts. De nombreux organisateurs, artistes et entreprises nous font confiance chaque année pour la réussite de leurs événements.

En parallèle, nous développons également des solutions haut de gamme pour la logistique des beaux-arts et du spectacle vivant. ( prestations gants blancs)

Notre Filiale ESI FINE ART basée à Louvres , recrute actuellement un Coordinateur de Projet H/F - Pole Architectes & Décorateurs d'Intérieur.

Le/La Coordinateurde Projet assure le lien opérationnel entre les architectes/décorateurs d'intérieur et les équipes internes (transport, manutention, installation). Il/elle garantit la bonne exécution des projets, de la planification a l'installation finale du mobilier, des œuvres et objets d'art.

Rattachement hiérarchique

N+1 Superviseur du Pôle — N+2 Directrice de la coordination ESI Fine Art

Travail en collaboration étroite avec le Directeur des Opérations et l'équipe Logistique

Missions principales

1. Gestion de projet

• Recueillir les besoins et définir les spécificités techniques et logistiques (volumes, contraintes, lieux d'intervention, typologie des œuvres et du mobilier).
• Elaborer et suivre le planning des opérations en coordination avec les équipes transport, manutention et installation.
• Piloter les différentes étapes : emballage, transport, déballage, mise en place, installation et accrochage.
• Assurer un suivi fluide du projet et être l'interlocuteur privilégié du client tout au long du processus.

2. Coordination interne et externe

• Collaborer étroitement avec les équipes opérationnelles, les emballeurs, installateurs et le/la chargé(e) de projet du cabinet d'architecte.
• Garantir une communication claire et continue entre les parties prenantes : clients, partenaires, prestataires, équipes internes.
• Gérer les aspects administratifs du projet : devis, bons de transport, assurances, formalités douanières si nécessaire.

3. Suivi qualité et satisfaction client

• Contrôler la qualité des prestations et la conformité des installations réalisées.
• Gérer les imprévus, risques et litiges avec réactivité, professionnalisme et diplomatie.
• Réaliser un bilan de fin de projet : retour d'expérience, axes d'amélioration, évaluation de la satisfaction client.

4. Gestion de la facturation

• Réception et traitement des factures fournisseurs : vérification de la conformité, validation avec les équipes concernées, transmission aux services comptables.
• Emission des factures clients : collecte des éléments nécessaires (devis, bons d'intervention, heures, prestations réalisées), préparation et envoi des factures selon les délais établis.
• Suivi et relances : assurer le suivi des paiements, relancer les clients en cas d'impayés ou de retard, maintenir un reporting clair et a jour.
• Coordination interne : travailler avec la comptabilité et les opérations pour garantir la cohérence entre prestations réalisées et éléments facturés.

Profil recherché

Formation & Expérience

• Bac+3 à Bac+5 en gestion de projet, logistique, arts appliqués ou architecture d'intérieur.
• Expérience significative en coordination de projets, idéalement dans le secteur culturel, muséal, du transport spécialisé ou de l'aménagement haut de gamme.

Compétences techniques

• Maitrise des outils de gestion de projet et de planification.
• Connaissance du transport et de la manipulation d'œuvres d'art (normes, emballage, sécurité).
• Sensibilité 4 l'univers de la décoration, du design et du patrimoine artistique.
• Maitrise des processus de facturation et aisance avec les outils administratifs et logiciels internes.

Compétences personnelles

• Organisation, rigueur et sens du détail.
• Esprit de service, autonomie et capacité 4 évoluer dans un environnement exigeant.
• Excellente communication et aisance relationnelle.
• Réactivité, gestion du stress, anticipation et sens des priorités.
• Fiabilité dans le traitement administratif et financier.

Type de poste :

• Contrat : CDI
• Temps plein
• Localisation : Louvres - 95
• Rémunération : selon profil et expérience