assistant de direction

A propos du poste
L'Institut Médico-chirurgical Montsouris, hôpital privé à but non lucratif (ESPIC), situé dans le 14ème arrondissement de Paris, à proximité du Parc Montsouris, spécialisé dans le MCO et la psychiatrie de l'adolescent et du jeune adulte, recrute un(e) assistant(e) de direction.

Les collaborateurs de l'IMM partagent les valeurs suivantes :

• L'égalité d'accès aux soins
• L'engagement
• La responsabilité

Grâce à la qualité et l'engagement de ses équipes, l'IMM est reconnu comme l'un des meilleurs établissements hospitaliers publics et privés de France (l'IMM figure depuis plus de 20 ans dans le tableau d'honneur des 50 meilleurs hôpitaux français du palmarès établi par le Point).

L'assistant(e) de direction est garant(e) de l'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au suivi des dossiers de la direction générale. Il/elle assiste prioritairement le directeur général mais également les directeurs adjoints demandeurs.

L'assistant(e) de direction est garant(e) de l'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au suivi des dossiers de la direction générale. Il/elle assiste prioritairement le directeur général mais également les directeurs adjoints demandeurs.

Sans être exhaustives, ses missions principales sont les suivantes :

• Accueil physique et orientation des interlocuteurs qui se présentent dans le service,
• Réception, traitement et suivi des appels téléphoniques, courriers et e-mails,
• Gestion et diffusion de l'information émanant de la direction générale ou des directions fonctionnelles demandeuses,
• Gestion de l'agenda du directeur général, prise de rendez-vous et coordination le cas échéant les agendas des directeurs adjoints,
• Organisation des réunions et rendez-vous du directeur (reproduction de documents, réservation de salle, lien de visioconférence, organisation des collations ou repas…),
• Constitution des dossiers en lien avec l'agenda du directeur, mise en forme et vérification des documents (invitations, convocations, ordre du jour, présentations PowerPoint …),
• Organisation, gestion et planification des activités du directeur général en lien avec les différentes parties prenantes internes à l'IMM et externes (ARS, CNG, établissements hospitaliers partenaires, …),
• Secrétariat de certaines instances notamment de la CME (planning, organisation, préparation de l'ordre du jour, convocation, suivi, réservation de salle, mis en forme des comptes rendus, organisation des élections…),
• Assistanat à la préparation de dossiers, enquêtes et sollicitations diverses et gestion d'appels à projet en lien avec les directeurs concernés,
• Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, attestations, contrats, procédures, indicateurs qualité…
• Classement et archivage des documents et dossiers traités (numérique et papier),
• Gestion des demandes de dossiers patients et des rendez-vous médicaux pour les patients mécontents,
• Gestion des demandes d'objets trouvés,
• Suivi et mise à jour des congés des directeurs et des plannings de garde et astreinte des directeurs et des personnels médicaux, organisation de la matinée d'accueil des internes,
• Gestion de la réservation des salles de réunion via Outlook,
• Gestion des stocks de fournitures de la direction (saisie, suivi, contrôle, relance des commandes) et des demandes d'interventions,
• Toutes autres missions relatives à la direction générale sur demande du directeur ou de ses directeurs adjoints.

A propos du profil

• Bac général ou professionnel secrétariat ou BTS assistant de direction,
• Notions de droit du travail et de la Santé applicable aux établissements de santé,
• Expérience d'au minimum 2 ans dans le secteur hospitalier indispensable.

Qualités requises :

• Savoir-être : loyauté, discrétion, respect du secret professionnel, disponibilité, esprit d'équipe, bon relationnel, autonomie, rigueur, dynamisme, esprit d'initiative, sens du service public et de la hiérarchie.
• Savoir-faire : grande capacité organisationnelle, adaptabilité, méthode, qualités rédactionnelles, maitrise des outils bureautiques

L'IMM met à votre disposition un self, une cafétéria et un parking privé et gratuit. Le Passe Navigo est remboursé à 100% (accès à l'hôpital par le Tram T3a, le RER B, le métro ligne 4 et différents bus).

Vous disposerez par ailleurs de prestations de bien être, santé et sportives avec notamment deux bulles zen. Vous pourrez également profiter d'activités sociales et culturelles proposées par le CSE (voyages, chèques vacances, billets de cinéma, remboursements activités sportives et culturelles…).

Informations

• Localisation : Paris (75)
• Direction Générale
• Type Contrat : Contrat à durée indéterminée
• Date début contrat :
• Date fin contrat :
• Poste à pouvoir au : 05/01/2026
• Horaires : forfait cadre
• Jour/Nuit : Jour
• Rémunération : Rémunération conventionnelle selon expérience
• Fin de diffusion : 31/12/2025