Assistant administratif H/F

Description de l'entreprise

Dans un contexte de changement d'échelle, notre centre de formation et d'apprentissage renforce son organisation afin d'accompagner durablement la structuration de ses activités et de ses projets à fort impact social et environnemental.

Lauréat du programme CMA 2030 (Compétences et Métiers d'Avenir), le centre porte de nombreux projets internes visant à structurer la filière du réemploi et à favoriser l'insertion sociale par la formation.

Dans ce cadre, nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif(ve) senior, disposant d'une expérience d'au moins 10 ans, pour accompagner la direction dans la structuration, l'harmonisation et la montée en maturité de l'organisation.

Description du poste

Nous recherchons un.e Assistante Administrative pour rejoindre notre équipe dynamique au CFA GSM Master, un organisme de formation certificateur.

Véritable pierre angulaire de la structure, vous travaillez en lien direct avec la direction pour sécuriser, structurer et optimiser les processus administratifs, financiers et organisationnels.

Votre connaissance aiguë et opérationnelle des financements de la formation professionnelle (OPCO, CPF, subventions, appels à projets, dispositifs publics) constitue un levier stratégique pour le développement et la pérennité du centre.

Missions principales

Appui stratégique à la direction :

• Co-construire et déployer les processus d'évolution et de structuration du centre.
• Gérer et optimiser les agendas de la direction.
• Produire des reportings réguliers pour éclairer les décisions stratégiques.

Structuration des flux et des leads :

• Centraliser, qualifier et unifier la gestion des leads entrants.
• Orienter efficacement les demandes vers les pôles opérationnels de la formation.
• Mettre en place le suivi sur l'outil digital interne.

Gestion administrative et financière de la formation :

• Piloter le suivi administratif et financier des dossiers de formation.
• Monter, contrôler et sécuriser les dossiers de financement.
• Garantir la conformité réglementaire, financière et qualité.
• Harmoniser les pratiques, procédures et outils.

Contribution aux projets à impact :

• Participer activement aux projets de structuration de la filière du réemploi.
• S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue au service de l'impact social.

Le poste est évalué sur des indicateurs concrets, faisant du recrutement une plus-value mesurable :

KPI organisationnels

• Taux de formalisation des processus internes (administratifs, financiers, flux entrants)
• Réduction des temps de traitement des dossiers de formation
• Fiabilité et mise à jour des outils de pilotage

KPI financiers et réglementaires

• Taux de dossiers de financement acceptés sans réserve
• Respect des délais financeurs (OPCO, CPF, subventions)
• Diminution des anomalies administratives et financières

KPI opérationnels

• Délai moyen de traitement des leads entrants
• Fluidité de l'orientation vers les pôles formation
• Taux de complétude des dossiers administratifs

KPI stratégiques

• Qualité et régularité des reportings direction
• Contribution à la structuration durable du centre
• Participation active aux projets de développement et d'impact

Profil recherché

Formation requise ou équivalence

• Niveau Bac +2 minimum, formation administrative ou de gestion, par exemple :
• BTS Gestion de la PME (GPME)
• BTS Support à l'Action Managériale (SAM)
• BTS Comptabilité et Gestion
• DUT / BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
• Titre professionnel Assistant(e) de direction / Assistant(e) de gestion

Expérience et compétences

• 10 ans d'expérience minimum sur un poste administratif senior, idéalement en centre de formation / organisme de formation.
• Connaissances en gestion de la formation : expérience dans un poste similaire ou familiarité avec les systèmes d'information liés à la formation. Maîtrise complète des financements de la formation professionnelle.
• Compétences administratives : Solides compétences en gestion des dossiers, organisation de documents et suivi des opérations administratives. Forte capacité à structurer, formaliser et fiabiliser des processus.
• Communication : Excellentes compétences de communication écrite et orale en français, ainsi que la capacité à interagir avec divers interlocuteurs. Aisance relationnelle, posture de bras droit administratif de la direction.
• Compétences en outils bureautiques : Maîtrise des outils informatiques tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et/ou d'autres logiciels de gestion
• Organisation et rigueur : Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais et les procédures internes. Rigueur, fiabilité, discrétion et sens des responsabilités.

Compétences numériques

• Maîtrise des outils digitaux de pilotage, de gestion et des outils informatiques tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Utilisation d'un CRM tel que Pipedrive.
• Utilisation d'un outil de gestion financière tel que Pennylane.
• La connaissance de Digiforma est un atout fortement apprécié.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Poste hautement stratégique dans une structure en forte évolution
• Reconnaissance de l'expertise et rôle central
• Projet engagé, innovant et porteur de sens
• Contribution directe à l'insertion sociale par la formation et au réemploi

Candidature

Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à : relation-

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 500,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel