Secrétaire pédagogique au département " Cinéma et Audiovisuel" H/F

L'UFR Arts & médias offre une large formation et recherche, organisée en 4 départements d'enseignement, 5 laboratoires scientifiques et l'école doctorale 267 Arts & médias.

Dans une approche interdisciplinaire, elle propose des formations en cinéma et audiovisuel, communication, médias, histoire et théorie des arts, médiation culturelle, arts du spectacle, arts du théâtre.

Ces formations conduisent à de nombreux métiers en lien avec les institutions, entreprises et structures culturelles.

La - le secrétaire pédagogique est placé-e sous l'autorité hiérarchique de la RAC de l'UFR et l'autorité fonctionnelle de la - du RAC adjoint-e chargé-e de coordonner les opérations collectives de scolarité. Elle - Il travaille également en étroite collaboration avec la Direction pédagogique du département.

La – le secrétaire pédagogique aura pour missions principales :

• Assurer des fonctions polyvalentes de secrétariat pédagogique et l'assistance technique et logistique des responsables pédagogiques et du directeur du département ;

• Réaliser des actes administratifs et de gestion courante de suivi pédagogique en lien avec le parcours d'études des étudiants inscrits au sein du département dans le respect des techniques, des procédures et des délais ;

• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du département ;

• Informer et orienter dans leurs démarches les usagers et enseignants, et répond à des sollicitations d'interlocuteurs internes ou externes à l'université.

Activité générale et / ou transversale du département

• Accueillir et informer les usagers et les enseignants du département (accueil physique et téléphonique, mailing) ;
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues ;
• Assurer l'assistance technique et logistique des responsables pédagogiques du département ;
• Mise à jour des supports d'informations sur l'offre des formations à charge (site, brochures, fiches diplôme…) ;
• Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
• Préparer les documents et participer aux réunions de rentrée ;
• Accompagner le suivi et le recueil des données de pilotage pour la Direction ;
• Soutien à l'UFR en pic d'activité, renforts ponctuels selon le calendrier des opérations du département, participation aux événements de la vie du département et de l'UFR (cérémonie des diplômes, JPO, Semaine Arts et Médias, etc).

Campagne d'admission des étudiants

• Accompagner et suivre des campagnes d'admissions (Parcoursup, eCandidat, MonMaster, etc. ...) ;
• Préparer l'instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative ;
• Préparer et assurer le secrétariat des commissions pédagogiques ; communication des décisions.

Gestion des études et des étudiants

Suivre la gestion du cursus des étudiants en relation avec l'équipe enseignante pour les formations à charge :

• Gestion des IP : préparation des IP-Web, saisie des IP hors IP-Web et traitement des réclamations, traitement des demandes de dérogations (CTI) et IP Erasmus, etc. ... ;
• Préparation des emplois du temps : accompagnement des équipes pédagogiques à leur élaboration, saisie des emplois du temps dans ADE planning et suivi des enseignements pour le pôle études ;
• Gestion des demandes des enseignants pour les formations à charge : absences, changements de salles et rattrapages ;
• Suivi des présences des étudiants (examens CC, boursiers, alternants) ;
• Suivi de la signature des conventions de stage ;
• Suivi des contrats de professionnalisation et d'apprentissage pour les étudiants alternants.

Contrôle des connaissances et gestion des résultats

• Collecter les modalités de contrôles des connaissances et des examens auprès des enseignants ;
• Suivre les propositions de composition de jurys ;
• Suivre la collecte des notes – lancement des calculs d'UE, préparer et assurer le secrétariat des jurys (PV et saisie des points jurys), éditer les relevés de notes et procès-verbaux définitifs d'APOGÉE ;
• Traiter les réclamations contentieuses (liaison Direction UFR - Enseignants- étudiants).

Connaissances :

• Connaître l'organisation de l'UFR Arts & Médias et l'offre de formation du département ; Organisation et fonctionnement du système LMD ;
• Connaître les procédures et les règles administratives des universités ;
• Connaître les modes de fonctionnement des administrations publiques ;
• Connaître les politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser les outils de bureautique, et outils partagés (G-suite) ;
• Connaître les applications dévolues à la gestion de la scolarité (APOGÉE, KSUP, Forma'Link, Ecandidat…) ;
• Savoir rendre compte ;
• S'exprimer avec aisance à l'oral et à l'écrit ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité à interagir avec différents publics ;
• Capacité à organiser et planifier ses activités ;
• Capacité à concevoir et mettre en place des procédures de gestion ;
• Capacité à coordonner des activités collectives.

Compétences comportementales :

• Savoir être polyvalent ;
• Sens du service publique et qualités relationnelles ;
• Savoir être rigoureux, méthodique et disponible ;
• Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière appropriée ;
• Savoir gérer le stress dans les périodes d'activité intense.

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :

• Diplôme équivalent au CAP et/ou BEP ;
• Formation administrative dans le domaine du secrétariat ;
• Expérience dans l'enseignement supérieur souhaitée.