Chargé(e) d'accueil

AROMA-ZONE
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Aroma-Zone est une entreprise française engagée, leader dans le secteur de la beauté et du bien-être au naturel. Avec plus de 1600 références disponibles en ligne et dans ses boutiques, Aroma-Zone a pour mission de rendre accessible au plus grand nombre les solutions naturelles les plus efficaces pour prendre soin de soi, de sa famille et de sa maison.

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Avantages

• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Plan d'épargne entreprise

Présentation du poste
Le poste de
Chargé(e) d'accueil & Communication interne
contribue au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et à la qualité de l'expérience collaborateur.

Il/elle assure l'accueil des publics internes et externes, participe à la communication interne et à l'animation de la vie collective, tout en incarnant les valeurs d'Aroma-Zone dans ses interactions et ses communications.

Missions Principales
Accueil & vie du site

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, et les orienter vers les interlocuteurs concernés
• Veiller à la qualité, au rangement et au bon fonctionnement des espaces d'accueil et des espaces collectifs
• Gérer la réception, le tri et la distribution du courrier et des colis, et signaler toute anomalie

Gestion administrative & suivi des prestations

• Traiter les bons de commande (création, suivi, contrôle de conformité)
• Assurer le suivi administratif des prestations de services et des fournisseurs

Communication interne & création de contenus

• Participer à la communication interne et à la diffusion des informations auprès des collaborateurs
• Concevoir, réaliser et mettre à jour des supports de communication interne (visuels, affiches, invitations, supports digitaux), dans le respect de l'identité et du ton d'Aroma-Zone
• Contribuer à la valorisation des temps forts de la vie de l'entreprise (événements, actions QVT, initiatives internes)

Événementiel & coordination interne

• Contribuer à l'organisation et à la coordination d'événements internes et externes
• Coordonner les prestataires liés à la vie du site et aux événements (traiteurs, restauration, café, fontaines à eau, prestations diverses)
• Accompagner les collaborateurs dans l'organisation de leurs déplacements professionnels et rendez-vous
• Être un point de contact opérationnel entre les différents sites physiques de l'entreprise (siège, boutiques, sites de production ou logistique)

Parcours collaborateurs & intégration

• Organiser et réaliser des visites des différents sites dans le cadre de l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Positionnement & posture attendue
Le/la Chargé(e) d'accueil & Communication interne représente l'entreprise au quotidien, en présentiel comme à travers ses communications écrites et visuelles.

Il/elle contribue à instaurer un climat de confiance, de simplicité et de convivialité, en cohérence avec les valeurs d'Aroma-Zone.

Compétences clés
Savoir-être

• Sens des priorités et organisation
• Aisance relationnelle, qualité d'écoute et de communication
• Autonomie, réactivité et rigueur
• Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité
• Curiosité, polyvalence et esprit d'initiative
• Sens du service et goût du travail collectif

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Teams, SharePoint…)
• Maîtrise avancée de Canva et appétence pour la création de supports visuels
• Excellente expression écrite et orale en français
• Anglais courant indispensable, à l'oral comme à l'écrit, dans un contexte professionnel

Formation & expérience

• Formation de niveau Bac à Bac+2/3 (assistant(e), communication, accueil, administratif ou équivalent)
• Expérience sur un poste polyvalent intégrant accueil avec une approche communication interne ou événementiel appréciée.
• Poste ouvert en situation de handicap