Assistante Chefferie de Service

Informations générales

Organisme de rattachement

Hôpital Européen Georges-Pompidou  

Référence

APHP_

Date de début de diffusion

/09/2025

Date de parution

/12/2025

Localisation

Paris cedex 15

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Intitulé du poste

Assistante Chefferie de Service - Service d'Accueil des Urgences F/H

Description du poste

Missions générales
- Organisation et gestion du secrétariat du Chef de service :
o Accueil physique et téléphonique (patients, familles, personnels internes, personnes extérieures, …).
o Gestion boite email.
o Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda partagé.
o Rédaction de courrier et documents divers (lettres de recommandation, présentations, …).
o Mise à jour curriculum vitae et titres et travaux.
o Planification de réunions diverses.
o Participation aux réunions de service avec prise de notes et rédaction de comptes rendus.
o Suivi des dossiers en cours dans le service.
o Réservation de la salle de staff.
- Gestion du personnel médical :
o Gestion et suivi des recrutements médicaux, renouvellement de contrats et évolution de carrière (suivi des ETP, étude des candidatures, gestion des avis de recrutements, suivi des demandes de poste FFI, PADHUE, CCA, AHS, PH, HU).
o Gestion de l'arrivée des nouveaux médecins, internes et étudiants (fiches de lingerie, badges, casiers linge, codes informatiques, …).
o Gestion des tableaux de service des médecins et internes sur « CHRONOS ».
o Elaboration et gestion des listes de gardes prévisionnelles et définitives (médecins, internes, externes) à partir des applications « Planning-Médical » et « Plurge » et diffusion auprès de l'administration et autres destinataires.
o Validation des gardes d'externes dans « e-Portfolio ».
o Gestion des demandes de stages (médecins étrangers, étudiants en médecine, lycéens, collégiens).
o Organisation et programmation des rendez-vous individuels des médecins, des entretiens annuels, et des évaluations de fin de semestre des internes.
- Gestion des réclamations et des saisies de dossiers sur commission rogatoire.
- Gestion des demandes de dossier par les médecins conseils de l'APHP.
Missions ponctuelles et spécifiques
- Elaboration et mise à jour de documents propres au service (notes de service, protocoles, affiches, AVAL SAU, …)
- Statistiques d'activité et suivi d'indicateurs.
- Gestion des demandes de renouvellement d'agrément (agrément internes, autorisation d'exercice, ...).
- Paramétrage des courriers type dans DxCare (création ou mise à jour des documents ordonnances/prescriptions, certificats, courriers de sortie…).
- Réalisation, rectification ou duplicata de documents patients (certificats médicaux, arrêts de travail, ordonnances, …
- Classement et archivage des dossiers patients.
- Scannage de documents externes et intégration dans le dossier informatisé du patient.
- Gestion et suivi des demandes d'intérim médical.
- Toute activité autre relevant de sa qualification et de ses compétences.

Descriptif du profil recherché

Qualités et compétences
Autonomie, rigueur, discrétion.
Sens des responsabilités et disponibilité.
Sens du discernement et des priorités.
Conscience professionnelle et qualité relationnelle.
Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse.
Agir en toutes occasions avec professionnalisme.
Maîtrise de l'outil informatique et bonne dactylographie.
Connaissance des droits du patient et respect du secret professionnel.

Diplômes et outils
Baccalauréat de préférence dans le domaine médical ou du secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de Direction (niveau III)
Formation diplômante de secrétaire médicale.
Expérience en milieu hospitalier obligatoire.

Organisation de travail
Travail sur une amplitude horaire de 7h30 ou 7h36 en fonction du type de contrat.
Horaires du secrétariat : 09h30–17h00 ou 09h30-17h06
Quotité de travail : Temps plein
Planning avec repos fixes (samedis, dimanches) et jours fériés.
Congés annuels pris en fonction des nécessités de service.

Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Paris (75)

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