Responsable Admistrative Pôle Médico social H/F- CDI

Descriptif de l'entreprise

La Fondation Santé Service, reconnue d'utilité publique, est un acteur majeur du soin et de l'accompagnement à domicile. Forte de plus de 1 100 professionnels mobilisés, elle intervient dans les 8 départements d'Ile-de-France ainsi que dans plusieurs départements en région.

En complément de son activité historique d'Hospitalisation à Domicile (HAD), la Fondation structure son pôle médico-social composé de Services de Soins Infirmiers (SSIAD), d'Equipes Spécialisées Alzheimer (ESA) et d'un Centre de Ressources Territorial (CRT). Ces services assurent un accompagnement global des patients âgées, dépendants ou atteints de maladies neurodégénératives, en favorisant le maintien à domicile, la prévention de la perte d'autonomie et le soutien aux proches aidants.

La Fondation dispose également d'un organisme de formation, d'un service de prestation de santé à domicile (PSAD), d'une activité de conseil, ainsi que d'un institut de recherche et d'innovation.

Les jeudi du recrutement : Webinaire « Retrouvez notre équipe recrutement qui répond à vos questions tous les jeudis de 17h00 à 17h30 pour un webinaire de l'hospitalisation et des soins à domicile » .

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Description des missions ou activités

La Fondation recrute, dans le cadre d'une création de poste, un (e) :

Responsable Administratif - H/F

CDI – Pôle Médico-social : Levallois Perret (92)

Au sein du siège et sous la responsabilité hiérarchique de la Direction Médico-Social (DMS) nouvellement créée, vous assurez la gestion administrative et la logistique générale de la Direction comprenant les SSIAD/ESA/CRT d'IDF. Vous êtes le référent des fonctions support et de la DRH sur le pôle et vous encadrez l'équipe administrative.

? Vos activités principales sont les suivantes :

• Management de l'équipe administrative
• Organiser l'activité de l'équipe administrative et logistique (planning prévisionnel)

• Encadrer et animer l'équipe administrative et logistique placée sous sa responsabilité (réunions d'équipe, entretiens professionnels, besoins de formation, gestion des conflits, …)

• Participation aux activités du pôle

• Assister le Directeur dans la gestion administrative globale du pôle
• S'assurer de la qualité et de l'organisation de la partie administrative pour la prise en charge des patients (supervision de la circulation de l'information relative au patient)
• Gérer l'archivage des dossiers administratifs et des dossiers patients
• Participer aux réunions du pôle et/ou à des groupes de travail institutionnels

• Être référent sécurité

• Gestion des ressources humaines du pôle

• Prendre en charge la gestion des intérimaires (recherche des intérimaires, gestion des missions avec validation du motif, bordereau heures, frais kms)
• Assurer le suivi des contrats de travail (CDI et CDD) et le suivi des effectifs en lien avec le Cadre supérieur de santé du pôle
• Prendre en charge la gestion administrative des SSIAD/ESA/CRT
• Mettre à jour les organigrammes
• Saisir et contrôler mensuellement l'activité (éléments variables de paye, frais professionnels, absences diverses…)
• Suivre l'avancement de la campagne annuelle des entretiens professionnels et d'évaluation
• Gérer les tickets restaurants, les visites médicales, les déclarations AT
• Suivre les dossiers disciplinaires

• Répondre aux demandes de renseignements en droit du travail et sur les règles conventionnelles

• Gestion administrative et suivi du dispositif d'astreinte IDE de nuit en EHPAD ou en CRT en lien avec la Direction des soins

• Participer à l'élaboration des conventions entre les parties

• Suivre la durée des conventions et leur renouvellement
• Suivre et analyser les indicateurs
• Élaborer les rapports d'activité annuels

• Organiser les réunions annuelles de suivi avec les opérateurs

• Suivi logistique et fournisseurs

• Suivre les dotations de matériels des personnels soignants

• Gestion des dotations pneu neige
• Commander les fournitures administratives
• Suivre la maintenance des matériels informatiques
• Suivre l'entretien et la maintenance des locaux

SFSS

? Avantages

• Plan d'intégration
• Formations adaptées à vos besoins
• Titres restaurant
• Jours de RTT
• 1 jour de télétravail par semaine
• Mutuelle cadre
• Comité d'entreprise

Profil recherché

De formation supérieure de niveau Bac +3/4, vous avez une solide expérience dans la gestion administrative globale d'une entité pour mener à bien ces missions.

Vous être reconnu pour vos capacités d'organisation et de planification, votre rigueur et votre sens des priorités et des urgences. Vous maitrisez les règles techniques de gestion des ressources humaines.

Vous avez également une bonne maîtrise des logiciels du pack office (Word, Excel et PowerPoint).

Avantages

Tickets restaurant, remboursement navigo