Office Services Operator

Job title: Office Services Operator

Salary: €33,000 per annum

Address: 51 Rue La Boétie, 75008 Paris, France

Contract: Permanent, full time

Hours: 35 hours per week

Shifts: Monday through Friday rotating 07:00-15:00 / 09:00 – 17:00 / 12:00-20:00

Work model: Fully onsite

Break: 1 hour, unpaid

Languages spoken: French (fluent), English (Intermediate)

Overview of Williams Lea

Williams Lea is the leading global provider of skilled, technology-enabled, business-critical support services, with long-term trusted relationships with blue-chip clients across investment banks, law firms and professional services firms. Williams Lea employees, nearly 7,000 people worldwide, who provide efficient business services at client sites in often complex and highly regulated environments, from centralized Williams Lea onshore facilities, and through best cost company offshore locations.

Purpose of Role

The Operator is responsible for delivering a first-class client experience within the client's Paris office, ensuring the seamless operation of managed document services (Reprographics and Mail). The role-holder is accountable for completing tasks accurately and efficiently, in accordance with the agreed service level agreements (SLAs). This is a hands-on role that requires attention to detail and a strong commitment to client satisfaction.

Key Responsibilities

Reprographics and Document Production:

• Operate reprographic equipment to produce documents that meet client specifications, ensuring accuracy and high quality.

• Perform finishing tasks such as binding, laminating, and trimming to deliver polished, professional materials.

• Monitor and replenish printing supplies (e.g., paper, toner) and ensure machines are properly calibrated and maintained for optimal performance.

• Troubleshoot equipment issues, reporting and escalating technical problems to the Operations Manager as needed.

• Prepare physical documents for scanning by removing staples, fastenings, and other obstructions.

• Scan documents and records into digital formats (e.g., PDFs) using scanning equipment.

Mailroom and Courier Management:

• Sort, distribute, and handle all incoming and outgoing mail efficiently, ensuring timely delivery within the office.

• Manage courier services by receiving, logging, and dispatching parcels, ensuring accurate tracking of deliveries.

• Assist with preparing and packaging items for shipment, following the appropriate procedures for courier bookings.

Records Management and Administrative Support:

• Maintain organized filing systems for physical and digital records, ensuring easy retrieval and proper archiving.

• Perform data entry and maintain logs for job tracking, mail processing, and scanning tasks.

• Assist in managing office stationery, ensuring stock levels are adequate and replenished as required.

• Support general office administration tasks as needed, contributing to smooth office operations.

Client Service and Communication:

• Build positive and professional relationships with clients, acting as a point of contact for document production and mail services.

• Provide expert advice on reprographics services, production methods, and potential cost-saving opportunities.

• Respond promptly to client requests and queries, ensuring clear communication and service delivery in line with their expectations.

• Take ownership of client issues or complaints, ensuring these are resolved promptly with support from senior management.

Team Collaboration and Compliance:

• Work collaboratively with colleagues to meet team goals and service level agreements (SLAs), ensuring seamless service delivery.

• Participate in team meetings and contribute ideas to improve processes and enhance client satisfaction.

• Follow health and safety guidelines, ensuring compliance with workplace policies and maintaining a clean, safe working environment.

Quality Control and Continuous Improvement:

• Ensure all tasks are completed accurately and on time, maintaining high standards for document quality and service delivery.

• Continuously seek opportunities to improve processes, increase efficiency, and enhance the overall client experience.

• Pay close attention to detail, ensuring that all document handling, scanning, and production processes are executed flawlessly.

Key Competencies

• Prior experience in reprographics, print production, or mailroom services with a strong understanding of relevant equipment and processes.

• Competent in using Microsoft Office applications, including Excel, Word, PowerPoint, Outlook, and Teams, to complete administrative tasks and communicate effectively.

• Exceptional attention to detail is crucial to ensure accuracy in document production, mail handling, and scanning processes.

• Familiar with routine maintenance, troubleshooting, and upkeep of reprographics and mailroom equipment to ensure smooth operations.

• A client-centric approach, committed to delivering high standards of service and maintaining positive client relationships.

• Ability to work both independently and collaboratively within a wider team, adapting to the needs of the business and clients.

• Able to remain composed and maintain a high level of performance under pressure or tight deadlines.

• Excellent verbal and written communication skills, with the confidence to engage with clients and colleagues at all levels. Working knowledge of both French and English is essential for effective communication and service delivery in a bilingual environment.

• Strong problem-solving skills, capable of making logical and informed decisions by considering all relevant information and potential solutions.

• Takes responsibility for tasks and problems, proactively managing them to completion, and demonstrates a commitment to personal and professional development.

Rewards and Benefits

We believe in supporting our employees in both their professional and personal lives. As part of our commitment to your well-being, we offer a comprehensive benefits package, including but not limited to:

• Health insurance
• Transport
• Meal vouchers
• Gymlib

You will also have the opportunity to work for a global employer who is dedicated to offering each and every employee an enjoyable, challenging and rewarding career with future career development prospects

Equality and Diversity

The Company values the differences that a diverse workforce brings to the organisation and will not discriminate because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race (which includes colour, nationality and ethnic or national origins), religion or belief, sex or sexual orientation (each of these being a "protected characteristic" in discrimination law). It will not discriminate because of any other irrelevant factor and will build a culture that values openness, fairness and transparency.

If you have a disability and would prefer to apply in a different format or would like to make a reasonable adjustment to enable you to make an interview please contact us at

(we do not accept applications to this email address).

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Opérateur(trice): Services de bureau (Office Services Operator)

Salaire: € par an

Adresse: 51 rue La Boétie, 75008 Paris, France

Contrat: CDI, temps plein

Horaires: 35 heures par semaine

Équipes: Rotation du lundi au vendredi: 07h00–15h00 / 09h00–17h00 / 12h00–20h00

Mode de travail: 100 % sur site

Pause: 1 heure, non rémunérée

Langues: Français (courant), Anglais (intermédiaire)

Présentation de Williams Lea

Williams Lea est le leader mondial des services de support critiques pour l'entreprise, qualifiés et activés par la technologie, avec des relations de confiance à long terme avec des clients de premier plan (banques d'investissement, cabinets d'avocats et cabinets de conseil). Williams Lea compte près de 7 000 employés dans le monde, qui fournissent des services efficaces au sein de sites clients souvent complexes et fortement réglementés, depuis des centres onshore centralisés Williams Lea, ainsi que via des implantations offshore à coûts optimisés.

Finalité du poste

L'Opérateur(trice) est responsable de délivrer une expérience client de premier ordre au sein du bureau du client à Paris, en assurant le bon fonctionnement des services de documents gérés (reprographie et courrier). Le(la) titulaire du poste est garant(e) de l'exécution des tâches avec précision et efficacité, conformément aux accords de niveau de service (SLA) convenus. Ce rôle opérationnel requiert une grande attention aux détails et un engagement fort envers la satisfaction client.

Missions principales

Reprographie et production documentaire:

• Exploiter les équipements de reprographie pour produire des documents conformes aux spécifications du client, en garantissant exactitude et haute qualité.

• Réaliser les opérations de finition (reliure, plastification, massicotage) afin de fournir des supports soignés et professionnels.

• Surveiller et réapprovisionner les consommables d'impression (papier, toner), calibrer et maintenir les machines pour des performances optimales.

• Diagnostiquer les incidents et dysfonctionnements, signaler et escalader les problèmes techniques au(à la) Responsable des opérations si nécessaire.

• Préparer les documents physiques pour la numérisation (retrait des agrafes, attaches et autres obstacles).

• Numériser des documents et dossiers en formats numériques (p. ex. PDF) à l'aide des équipements de scan.

Gestion du courrier et des coursiers

• Trier, distribuer et traiter l'ensemble du courrier entrant et sortant de manière efficiente, en assurant des délais de livraison internes rapides.

• Gérer les services de messagerie/coursiers : réception, enregistrement et expédition des colis, en garantissant un suivi précis des livraisons.

• Aider à la préparation et à l'emballage des envois, en respectant les procédures appropriées pour les réservations de coursiers.

Gestion des archives et support administratif

• Maintenir des systèmes de classement organisés pour les dossiers physiques et numériques, en facilitant la recherche et un archivage correct.

• Effectuer la saisie de données et tenir à jour les registres/logs pour le suivi des travaux, le traitement du courrier et les tâches de numérisation.

• Contribuer à la gestion des fournitures de bureau, en veillant au maintien des niveaux de stock et à leur réapprovisionnement.

• Apporter un soutien aux tâches d'administration générale, pour garantir le bon fonctionnement du bureau.

Service client et communication

• Construire des relations positives et professionnelles avec les clients et agir en tant que point de contact pour la production documentaire et les services de courrier.

• Conseiller sur les services de reprographie, les méthodes de production et les possibilités d'optimisation des coûts.

• Répondre rapidement aux demandes et questions des clients, en assurant une communication claire et une prestation conforme à leurs attentes.

• Prendre en charge les incidents ou réclamations clients et veiller à leur résolution rapide, avec l'appui du management.

Travail d'équipe et conformité

• Collaborer avec les collègues pour atteindre les objectifs de l'équipe et respecter les SLA, en assurant une prestation homogène.

• Participer aux réunions d'équipe et proposer des idées pour améliorer les processus et renforcer la satisfaction client.

• Respecter les consignes de santé et sécurité, se conformer aux politiques internes et maintenir un environnement de travail propre et sûr.

Contrôle qualité et amélioration continue

• Veiller à l'exactitude et au respect des délais pour toutes les tâches, en maintenant des standards élevés de qualité documentaire et de service.

• Identifier en continu des opportunités d'amélioration des processus, d'augmentation de l'efficacité et d'enrichissement de l'expérience client.

• Faire preuve d'un sens aigu du détail, en garantissant une exécution irréprochable de la manipulation, de la numérisation et de la production des documents.

Compétences clés

• Expérience préalable en reprographie, production d'impression ou services de courrier, avec une bonne compréhension des équipements et des processus associés.

• Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook et Teams) pour les tâches administratives et la communication.

• Excellente attention aux détails afin de garantir l'exactitude dans la production documentaire, le traitement du courrier et les opérations de numérisation.

• Familiarité avec la maintenance courante, le dépannage et l'entretien des équipements de reprographie et de courrier pour assurer des opérations fluides.

• Forte orientation client, engagement envers des standards élevés de service et le maintien de relations positives.

• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration au sein d'une équipe élargie, en s'adaptant aux besoins de l'entreprise et des clients.

• Aptitude à rester calme et performant(e) sous pression ou avec des délais serrés.

• Excellentes compétences de communication orale et écrite, avec l'assurance nécessaire pour dialoguer avec des clients et des collègues à tous les niveaux. La maîtrise du français et de l'anglais est indispensable pour une communication efficace dans un environnement bilingue.

• Solides compétences en résolution de problèmes, capacité à prendre des décisions logiques et éclairées en tenant compte des informations et des solutions possibles.

• Sens des responsabilités : gestion proactive des tâches et des problèmes jusqu'à leur résolution, et engagement dans le développement personnel et professionnel.