assistant de direction

La DAMHU assure la gestion des dossiers de l'ensemble des personnels médicaux de l'établissement. Elle est dirigée par une directrice et une directrice-adjointe. Elle rassemble 22 agents, et est organisée en 6 secteurs :

• Les affaires générales et les conventions médicales
• La gestion des juniors (étudiants, internes et docteurs juniors)
• La gestion prévisionnelle des emplois médicaux et des carrières médicales
• Les organisations médicales et la gestion du temps médical
• La paie et les retraites
• Le contrôle de gestion.

Une équipe de deux assistant(e)s de direction compose le secrétariat. L'animation de l'équipe est assurée par un cadre.

MISSION GÉNÉRALE

L'assistant(e) de direction est chargé de la coordination générale du secrétariat, de son bon fonctionnement et de sa continuité.

MISSIONS

• Accueillir physiquement les personnes (personnels médicaux, autres personnels du CHU, personnes extérieures)

Accueil téléphonique : Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

• Gérer les agendas des directrices et coordonner avec les agendas des cadres (prise de rendez-vous, organisation de réunion, gestion des conflits d'agenda…)
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, visioconférences…)
• Assurer en amont des réunions la préparation et le suivi des dossiers
• Être en capacité d'assurer une prise de notes et de mettre en forme des documents
• Réceptionner et trier le courrier, en sachant alerter l'encadrement sur les informations essentielles
• Être en charge de la communication

o Au sein de la DAMHU : structurer et assurer la transmission des informations

o Vis-à-vis des interlocuteurs du CHU ou de l'extérieur :

• Structurer et mettre à jour l'intranet de la DAMHU
• Mettre à jour et diffuser l'organigramme de la DAMHU
• Mettre à jour les différents annuaires
• Formaliser les décisions de nominations des responsables médicaux des structures internes
• Assurer le suivi et la mise en signature des demandes d'autorisation de cumul d'activité
• Effectuer les demandes d'accès (et les prolongations) des médecins extérieurs venant par le biais des conventions
• Tenir à jour et/ou gestion du dossier partagé (réseau interne)
• Assurer la gestion des stocks et des fournitures ainsi que les demandes de maintenance au sein de la DAMHU (photocopieuse, fax…)

Profil recherché :

Diplôme et / ou expérience en secretariat de direction exigé(e).

Accueil téléphonique : Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

• Gérer les agendas des directrices et coordonner avec les agendas des cadres (prise de rendez-vous, organisation de réunion, gestion des conflits d'agenda…)
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, visioconférences…)
• Assurer en amont des réunions la préparation et le suivi des dossiers
• Être en capacité d'assurer une prise de notes et de mettre en forme des documents
• Réceptionner et trier le courrier, en sachant alerter l'encadrement sur les informations essentielles
• Être en charge de la communication

o Au sein de la DAMHU : structurer et assurer la transmission des informations

o Vis-à-vis des interlocuteurs du CHU ou de l'extérieur :

• Structurer et mettre à jour l'intranet de la DAMHU
• Mettre à jour et diffuser l'organigramme de la DAMHU
• Mettre à jour les différents annuaires
• Formaliser les décisions de nominations des responsables médicaux des structures internes
• Assurer le suivi et la mise en signature des demandes d'autorisation de cumul d'activité
• Effectuer les demandes d'accès (et les prolongations) des médecins extérieurs venant par le biais des conventions
• Tenir à jour et/ou gestion du dossier partagé (réseau interne)
• Assurer la gestion des stocks et des fournitures ainsi que les demandes de maintenance au sein de la DAMHU (photocopieuse, fax…)