STAGE ASSISTANT DE DIRECTION F/H

La Ville de Lille, c'est...

Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.

Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?

Rejoignez nous

Vos missions

Face aux difficultés de recrutement sur le poste d'Assistant administratif (n°354), la présence d'un·e stagiaire permettra de soutenir efficacement l'activité de secrétariat de la Direction Emploi et Affaires Économiques.

Le stagiaire permettra :

De maintenir la qualité et la fluidité du service rendu aux directions, aux élus et aux partenaires

De sécuriser la gestion administrative quotidienne (courrier, parapheurs, réunions, communication)

D'éviter les retards accumulés dans le traitement des dossiers prioritaires

D'offrir au/à la stagiaire un cadre d'apprentissage riche, professionnalisant et en lien direct avec les compétences attendues par les formations ciblées

Ce stage constitue donc une opportunité double

Pour la direction, de disposer d'un appui opérationnel indispensable à un moment critique

Pour l'étudiant(e), d'acquérir une expérience pratique structurante et valorisable en gestion administrative, organisation

communication interne et support à la direction

Finalité du poste :

Le stagiaire Assistant.e de Direction intégrera la Direction Emploi et Affaires Économiques (DEAE) composée de 10 collaborateurs. Les missions de la DEAE sont organisées autour de 5 grandes thématiques : Développement Économique, Commerce, Emploi et Insertion, Économie Sociale et Solidaire, Université. Le stagiaire contribuera au fonctionnement fluide du secrétariat de direction en assurant des tâches d'organisation, de coordination, de suivi administratif et de communication interne.

Ce stage permettra au/à la stagiaire de développer ses compétences professionnelles au sein d'un environnement exigeant, au contact direct de l'équipe de direction et des partenaires internes et externes.

Missions :

Organisation et préparation des réunions

Organisation logistique : réservation de salles, matériel, convocations, envoi des ordres du jour

Préparation des supports : notes, dossiers, présentations

Participation aux réunions : prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus

Gestion administrative quotidienne

Gestion des plannings de l'équipe et prise de rendez-vous

Gestion des mails : tri, redispatch, réponses de premier niveau, suivi et classement. Gestion des appels téléphoniques : filtrage, prise de messages, réponses de premier niveau

Gestion du courrier : réception, tri, enregistrement, dispatch, rédaction de réponses, mise en forme, suivi des signatures, envoi.

Participation à l'archivage et au classement physique et numérique

Suivi de dossiers et communication interne

Suivi de dossiers administratifs (planning, relances, mise à jour d'informations)

Mise à jour du fichier des contacts

Réalisation d'une revue de presse

Responsabilités et résultats attendus :

Responsabilités :

Assurer la fiabilité et la qualité des documents produits

Garantir la confidentialité des informations traitées

Veiller au respect des délais et à la bonne circulation de l'information

Représenter l'image professionnelle et accueillante de la direction

Résultats attendus :

Réunions organisées de manière fluide et efficace

Courriers, mails et appels traités dans les délais requis

Dossiers mis à jour et classés correctement

Interlocuteurs : Internes et externes

Date de recrutement souhaitée : 30/03/2026

Temps de travail : 35 heures/semaine

Durée : 12 semaines

Fonction de rattachement : Assistante de Direction

Ce que l'on recherche

Niveau du diplôme souhaité :

Intitulé du diplôme : BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ; BTS Gestion de la PME ; Licence professionnelle Métiers de la Gestion et de l'Administration ; Licence Administration Économique et Sociale (AES) ; Licence en management des organisations

Compétences métier :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Capacité à organiser et prioriser plusieurs tâches simultanément

Très bonne expression écrite et orale

Compétences comportementales :

Rigueur, sens du détail et de la qualité

Discrétion et respect de la confidentialité.

Sens de l'organisation et gestion des priorités

Aisance relationnelle, écoute et courtoisie

Ce que l'on vous propose

Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette

Un restaurant municipal situé à l'Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs

Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …

La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.

Titre : STAGE ASSISTANT DE DIRECTION F/H

Type de recrutement : Stage

Ville : LILLE CEDEX

Pôle : Direction Générale (DG)

Date prévisionnelle d'embauche : 30/03/2026

Date limite de candidature : 05/01/2026

Réf. : S