Assistant administratif et agent d'accueil du service Santé Séniors

Rattaché à la Directrice du service Santé Séniors et référente Santé, vous assurez les missions suivantes :

Missions principales

En complémentarité avec l'agent du Pôle Séniors :

• Assurer l'accompagnement à la constitution des dossiers d'aides légales et facultatives au sein du service et occasionnellement à domicile, dont la demande de portage de repas ou de téléassistance, recueil des consentements.

• Assurer la gestion logistique du Pôle Séniors : gestion des parafeurs, constitution, enregistrement, envoi et suivi des dossiers des usagers ainsi que leur saisie, classement, archivage, réservations de salles ou de matériel, demande de travaux…

• Assurer la gestion juridique du service : conventions, avenants, décisions, délibérations.

• Assurer la rédaction et la gestion du courrier (postal, électronique) en respectant les circuits établis.

• Participer à la mise en place et au suivi du plan canicule et grand froid : actualisation des listes, participer aux appels semaine et week-end si besoin, visite à domicile ponctuellement.

• Réaliser l'actualisation des annuaires, des tableaux de bord, le suivi de l'activité selon les procédures établies et l'alimentation des plateformes si besoin.

• Assurer si besoin la facturation du portage de repas et de téléassistance, en lien avec le service de la régie de la Ville.

En appui à la Directrice du service Santé Séniors et référente Santé :

• Participer à l'organisation des ateliers de prévention, des réunions et groupes de travail, ainsi qu'à la mise en place d'évènements divers : tenir à jour les fichiers de contacts, envoi des invitations, des liens et des restitutions.

• Assurer la rédaction d'un compte rendu de réunion.

• Participer à la préparation budgétaire et au suivi du budget.

• Participer aux réunions d'équipe dans le strict respect des obligations de réserve.

• Assurer les transmissions au sein de l'équipe et auprès de la Directrice dans le respect du secret professionnel.

• S'engager dans la mise en place des règles RGPD et de la démarche environnementale.

• Assurer l'accueil du relais sur rdv : Séniors de plus de 60 ans, famille ou aidants, auxiliaires de vie, partenaires professionnels.

• Informer, conseiller et accompagner en lien avec la FEPEM : contrats, démarches administratives, professionnalisation, orientation, financement, droits, règlementation, retraite et protection sociale, prévention et santé au travail.

• Organiser les rdvs pour recenser les professionnels motivés et fiables dans le cadre de l'emploi direct.

• Organiser des réunions d'informations collectives.

• Recueillir les besoins des particuliers employeurs et des salariés de particuliers employeurs.

• Assurer le suivi des tableaux de bords, l'élaboration du rapport d'activité et comptes rendus.

En complémentarité avec l'agent d'accueil du CCAS et l'équipe du Pôle Séniors :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique mutualisé du Pôle Séniors et du CCAS.

• Informer et orienter selon les procédures établies avec prise de rdv.

• Assurer avec rigueur la traçabilité des demandes selon la procédure (fiche de demande avec recueil du consentement, saisie informatique, mail de transmission).

• Saisir les rdv Proxibus dans intranet selon la procédure.

Compétences et qualités requises

• Rigueur et organisation

• Adaptabilité, capacités d'écoute et sens de l'observation

• Maitrise de soi et capacités à la prise de recul

• Qualités relationnelles, bienveillance

• Respect des principes de neutralité et du service public

• Sens du travail en équipe

• Maitrise de l'outil informatique

• Qualités rédactionnelles et aisance dans la communication orale

• Discrétion et respect du secret professionnel

Conditions de recrutement

· Temps de travail de 36h30 hebdomadaires (25 CA et 9 RTT)

· Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + participation mutuelle + complémentaire prévoyance

· Remboursement transport à hauteur de 75% + forfait mobilité durable

· Participation employeur aux frais de restauration dans les commerces conventionnés par la Ville

· La collectivité offre à ses agents une politique active de formation, une dynamique managériale innovante fondée sur la confiance et l'intelligence collective, la possibilité d'adhérer à l'Amicale du Personnel ainsi que des actions favorisant le bien-être au travail.

Poste à pourvoir dès que possible

Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à : - ou à l'attention de Monsieur le Maire- Hôtel de Ville - 1456, avenue Roger Salengro CHAVILLE

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 752,92€ à 2 900,90€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Lieu du poste : En présentiel