assistance administrative h/f

Avec près de habitants, la Ville de Saint-Egrève, 6ème commune de la Métropole de Grenoble, bénéficie d'une situation géographique privilégiée aux portes de Grenoble.

Saint Egrève est une collectivité à taille humaine, aux projets variés, tournée vers la modernisation de son action, la qualité du service rendu aux usagers et une politique RH volontariste.

Reconnue pour sa qualité de vie, Saint Egrève est une collectivité qui compte avec son CCAS, environ 500 agents et assure une offre de services publics dynamique, avec 5 établissements d'accueil du jeune enfant, 6 groupes scolaires, un pôle jeunesse, une salle de spectacles et de cinéma, un conservatoire de musique, trois bibliothèques, un centre social, 20 équipements sportifs communaux et intercommunaux et ce, dans un contexte financier maîtrisé.

L'équipe municipale porte un plan de mandat ambitieux et financièrement maîtrisé, résolument tourné vers la transition écologique, le développement des services publics et du bien être des habitants, le repositionnement du citoyen au centre de la cité.

Au sein de la Direction Générale des services (DGS) et la Direction des Ressources (DR), sous la responsabilité de la Chargée de mission Questure et Economie, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif des directions et assistez les directrices dans leurs missions de gestion, d'administration, d'organisation et de coordination des services de la collectivité.

Attributions principales

• Assistance administrative DGS/ DR/ Vie Institutionnelle :
• Gestion de l'agenda de la DGS/DR, en fonction des priorités et imprévus,
• Secrétariat : rédaction de courriers, notes de services, documents administratifs et compte rendus de réunions, saisie et mise en forme de documents/ prise de notes, contrôle de la qualité du courrier sortant,
• Gestion des appels et des rendez-vous, transmissions des informations de premier niveau et orientation vers les bons interlocuteurs,
• Organisation de réunions et séminaires, préparation de dossiers,
• Suivi administratif des différentes réunions de travail interne (réunion chefs de service, équipe de direction…) : anticipation pour la préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus et relevés de décision, liens avec les directions et l'assistante du Maire),

• Gestion du flux du courrier maarch DGS/ DR

• Assistance Mission Questure et Economie :

• Saisie, télétransmission et archivage d'actes réglementaires ; gestion de la base documentaire,
• Référente métier du logiciel « Maarch » (gestion du compte administrateur et analyses de données statistiques),
• Gestionnaire d'accès Hôtel de Ville,
• Suivi administratif des différentes instances décisionnelles (pôles, bureaux, commissions…) et du calendrier afférent,
• Gestion/ Rédaction du flux du courrier

Attributions secondaires ou ponctuelles

Qualifications

Formation dans les métiers de l'assistance de direction appréciée

Expérience professionnelle requise dans le domaine administratif

Connaissance du secteur des collectivités territoriales

Compétences et qualités requises

• Maîtrise les techniques de prise de notes et de mise en forme de tous types de courriers – élaboration de tableaux de suivi d'événements
• Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, des normes rédactionnelles
• Très bonnes capacités d'expression écrite et orale
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques
• Sens des priorités et de l'organisation
• Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à faire face à des situations d'urgence
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs

Conditions de travail et rémunération

• 36h/semaine, ouvrant droit à des jours de RTT
• Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire + 13ème mois + prime CIA annuelle (au prorata du temps de travail)
• Participation aux frais de transport en commun à hauteur de 80 % (plafond à 101,75 euros/mois), cumulable avec le plan mobilité incluant le versement de 300 euros pour 100 jours de trajets annuels effectués dans un mode de transport éligible (vélo, trottinette, covoiturage...)
• Restauration collective avec prise en charge à 50 % par la collectivité
• Possibilité d'adhésion au Comité des Œuvres Sociales (COS) – permettant de bénéficier de nombreux avantages (chèques vacances, etc...)
• Accompagnement dans la montée en compétences (formations)
• Participation à la complémentaire santé et à la prévoyance