Directeur des services à la population H/F

La ville d'Oullins-Pierre-Bénite, issue de la fusion entre Oullins et Pierre-Bénite, est une municipalité dynamique comptant environ habitants. Cette union vise non seulement à maintenir la qualité des services offerts aux usagers mais aussi à répondre efficacement à leurs besoins, assurant ainsi un cadre de vie agréable. La Ville bénéficie d'une excellente desserte en transports publics grâce à une gare, deux stations de métro, et un réseau de bus, tout en encourageant un environnement propice à la mobilité douce.

En rejoignant la Ville d'Oullins-Pierre-Bénite, vous bénéficierez de politiques attractives d'accompagnement, de prévention, et de valorisation de votre carrière. Vous disposerez d'une rémunération statutaire, d'un régime indemnitaire spécifique à votre filière de recrutement, et d'une prime annuelle de 1300 € bruts (sous réserve d'éligibilité).

Parmi les actions sociales proposées, vous trouverez des titres-restaurant, une protection sociale complémentaire, ainsi que des activités extra-professionnelles sportives et culturelles, soutenues par des comités d'œuvres sociales (internes ou externes). Il est également possible de bénéficier d'une participation aux frais de transports publics et/ou d'un forfait mobilité durable. De plus, la monétisation du Compte Épargne Temps est envisageable, et des formules de temps de travail adaptées aux besoins du service sont disponibles.

Agent placé sous la responsabilité du directeur général adjoint des services. Membre du comité de direction générale.

Finalités

Le pôle services à la population regroupe les services de l'accueil, des formalités funéraires et de l'état civil.

Mission :

Sous l'autorité du directeur général adjoint, et en collaboration avec les élus, vous assurez le bon fonctionnement de l'accueil des mairies centrale et déléguée, des formalités funéraires et des services de l'état civil. Vous contribuez à garantir aux usagers un accueil et un service public de qualité. Vous assurez également la veille juridique du pôle et gérez les relations fonctionnelles avec la préfecture et le service civil du parquet.

Enfin, vous contribuez à la modernisation et à la simplification des démarches administratives des usagers.

Activités principales :

Organiser, encadrer et animer le travail transversal des services de la direction

• définir les missions et activités de la direction en cohérence avec les orientations de la direction générale et des élus
• proposer les travaux à mener en priorité, élaborer des propositions d'amélioration des services du pôle
• encadrer l'ensemble des agents de la direction dans un souci de transversalité et de travail en équipe efficace. Définir les missions de chacun des agents en assurant le lien et la diffusion d'information entre les différents membres de l'équipe
• assurer la gestion des absences au sein de la direction dans le respect du principe de continuité du service public
• assurer la gestion administrative et budgétaire de la direction
• produire les documents de suivi et de pilotage de la direction (rapport d'activités, tableaux de bords, audits ponctuels,…)
• assurer la veille juridique et documentaire du domaine d'activité

Assurer des missions spécifiques d'état civil et de démarches administratives

• auditionner les futurs époux à l'initiative des consulats et du service central d'état civil
• instruire les dossiers de jugement d'adoption simple et plénière, et de jugement déclaratif de naissance
• assurer et suivre le tirage au sort des jurés d'assise
• sous l'autorité du procureur de la république, instruire les demandes de changement de prénoms, notifier les décisions d'accord et de refus et établir les actes annexes.
• recevoir et instruire les demandes de rectifications administratives issues d'erreurs ou d'omissions purement matérielles

Assurer les missions liées aux élections

• tenir les listes électorales (inscriptions / radiations)
• suivre les commissions électorales
• assurer la préparation matérielle des scrutins
• assurer la permanence électorale le jour des scrutins
• assurer l'interface avec les services préfectoraux

Gérer les concessions funéraires

• gérer les reprises de concessions
• attribuer les nouveaux emplacements
• tenir la régie des concessions funéraires
• transmettre les informations sur la réglementation funéraire
• rédiger les arrêtés de concessions

Organiser le recensement de la population

• assurer la préparation matérielle du recensement annuelle de la population (recrutement des agents recenseurs, préparation des tournées de recensement)
• suivre les opérations de collecte et faire des bilans d'étapes avec les agents recenseurs et les services de l'INSEE.
• référencer et classer les documents confidentiels de collecte avant transmission aux services d'état.
• assurer la clôture des opérations de recensement
• transmettre les éléments de rémunération au service ressources humaines

Activités complémentaires

• Se déplacer au domicile ou à l'hôpital pour les personnes malades ou handicapées (recueil de signatures, certifications, etc).

Le principe de continuité du service public doit être assuré, notamment en cas de carence des agents pour des raisons médicales. Celui –ci se traduit par la mise en place d'un relais avec le directeur général des services et les autres agents du pôle.

Techniques :

• Connaitre le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité, maîtrise de l'information générale relative à l'état civil (IGREC) et de la réglementation sur le nom de famille et la filiation
• Connaître les techniques d'accueil physique et téléphonique
• Connaitre le cadre juridique et réglementaire des collectivités
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Etre capable de décliner des objectifs stratégiques en objectifs opérationnels
• Maitriser la conduite de projet et la mise en place d'outils statistiques d'évaluation
• Connaître les règles budgétaires des collectivités ainsi que les règles inhérentes à la commande publique
• Maitriser l'outil informatique de bureautique

Relationnelles

• Posséder de réelles compétences d'encadrement, de management, de résolution des conflits
• Faire preuve d'aisance dans la communication et dans la relation avec les partenaires, les élus, etc
• Avoir le sens du dialogue et de la négociation
• Etre force de proposition
• Faire preuve de discrétion
• Entretenir un réseau professionnel

Liaisons fonctionnelles

En interne :

• Direction générale et élus
• Communication permanente avec les collaborateurs

En externe

• services métropolitains
• services de l'Etat
• professionnels du secteur