Assistant ou Assistante de service

La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :

• moderniser et adapter le patrimoine immobilier (+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d' m²)
• construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics
• rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire
• poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments
• rénover et mettre en valeur les monuments historiques
• organiser la réhabilitation et l'entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées
• piloter et suivre la mise en œuvre des règlementations liées à l'incendie et l'hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)

La sous-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.

Missions et activités

Vous apportez une aide en matière d'organisation générale, de gestion, de communication et d'accueil pour l'ensemble des activités administratives du service et aurez en charge des missions d'appui. Vous assurez également la continuité du secrétariat des services budget et moyens financiers et énergie des bâtiments (en l'absence du secrétariat).

Assistance à la coordination et à l'organisation du service :

• Soutenir les du service pour l'ensemble des activités administratives
• Enregistrer et classer les courriers « arrivé et départ », gérer les délais, traiter et diffuser l'information
• Gérer et suivre les courriers et bons de commandes sortants
• Gérer la base documentaire liée à l'astreinte
• Gérer les agendas avec une attention particulière sur la gestion du service, planifier les réunions, rédiger des comptes-rendus de réunions, établir les plannings d'astreinte
• Mettre en forme et relire tous types de documents (courrier, tableau, diaporama, photographies, tableaux de suivi …) pour des présentations à destination des élu·es et directeur·rices
• Assurer l'accueil téléphonique et physique, orienter les interlocuteurs internes et externes
• Anticiper et organiser l'arrivée de nouveaux (gestion matérielle, fournitures, demande d'accès et équipements informatiques, aide à l'organisation du parcours d'intégration…)
• Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commandes de fournitures après recensement, consommables, demandes de 1ère intervention)

Commission permanente :

• Recenser les affaires à l'ordre du jour auprès des gestionnaires de dossiers, relancer, et suivre dans le tableau de validation des commissions permanentes, en lien avec la Direction et la sous-direction des opérations immobilières
• S'assurer de la cohérence rédactionnelle, mettre en forme les rapports et délibération (AIRdélib) et procéder aux demandes de validation

Commande publique :

• Rédiger, éditer, envoyer les bons de commande (Gima/Admimail/Atexo), assurer un suivi dans le tableau.
• Accompagner spécifiquement les agents·es de l'unité commande publique dans le cadre de la passation et/ou de l'exécution des marchés transversaux.
• Être correspondant·e pour le contrôle de la légalité des pièces de marchés.

Références au sein du service :

• Être référent·e sur le logiciel Admimail (parapheur électronique) : aider les utilisateurs, créer, transmettre, tracer les courriers et les notes, les archiver) et garantir l'usage de la procédure des courriers (appliquer les chartes graphique et bureautique)
• Être correspondant·e archives des documents papiers ou informatiques

Transversalité entre services de la direction :

• Travailler en binôme avec l'assistant·e des services budget et moyens financiers et énergie des bâtiments pour assurer la continuité du secrétariat. Relayer les autres assistantes de la direction en cas de nécessité.

Compétences attendues

• Connaissances générales de l'organisation de la collectivité
• Bonne capacité d'expression écrite et orale
• Maitrise des techniques de secrétariat
• Qualités relationnelles, Goût pour le travail en équipe
• Capacité d'organisation requises et capacité à gérer les priorités, à faire preuve de réactivité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), des logiciels métiers (Delib, Admimail, Atexo, GrandAngle)

Avantages sociaux

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