Chargé/Chargée des admissions F/H

L'École polytechnique, surnommée l'X, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L'École polytechnique est membre fondateur de l'Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l'ENSAE Paris, l'ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d'enseignants), l'École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d'excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l'X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la Direction des Formations de l'École polytechnique, la Direction Déléguée du Programme Master of Science and Technology (MSc&T) assure le bon fonctionnement de la formation et le suivi des candidats et étudiants.

Elle est en charge du recrutement et de l'admission des étudiants, de la planification, organisation, suivi et évaluation des enseignements, information et conseils aux étudiants, suivi et validation des études, attestations de résultats et diplômes, production d'informations relatives à l'enseignement.

Dans cette mission, elle est en interaction quotidienne avec les directions et services responsables des autres composantes de ces formations : Pôle Carrières, Orientation et Insertion Professionnelle, Direction du Marketing, Direction des Relations Internationales, Fondations, Service Logements...

Au sein de la Direction déléguée du programme MSc&T et sous la supervision de la Responsable des admissions, vous participerez à ses côtés au recrutement et à l'admission des étudiants, puis assurerez leur inscription, avec le soutien d'un renfort ponctuel de personnel.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Participer à la phase de candidatures et d'admission (octobre à juillet):

• Aux côtés de la Responsable des admissions, coordonner l'ensemble du processus de sélection en lien avec les autres services de l'école (enseignants, services SI, marketing, relations internationales, comptables etc.) : gérer le traitement administratif des dossiers de candidatures, organiser la phase de sélection puis d'admission (jurys d'admissibilité/d'admission, entretiens d'admission et d'information), assurer l'interface avec les professeurs en charge des programmes et impliqués dans la sélection ;
• Coordonner la sélection des étudiants, animer les jurys d'admission, participer à l'évaluation ;
• Piloter l'utilisation des outils et plateformes internes permettant la gestion des candidatures, des évaluations et des inscriptions des candidats ;
• Gérer et améliorer l'expérience candidat, en proposant et mettant en œuvre une qualité de service conforme au niveau d'excellence de l'École polytechnique, en facilitant les démarches administratives des candidats, participer à l'élaboration d'outils et de procédures destinés à optimiser leur accueil ;
• Proposer des solutions permettant l'amélioration du processus de recrutement et de l'expérience utilisateur, une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des candidatures et l'optimisation de l'organisation du travail dans un contexte de forte croissance de candidatures.

Concevoir et mettre en œuvre la phase d'accueil sur le campus (septembre- octobre):

• Coordonner les besoins des étudiants auprès des différents services de l'école concernés (logement, service médical, restauration, accès informatique, etc.) pour assurer une intégration optimale ;
• Gérer la phase d'inscription administrative en ligne. Participer à la mise en œuvre/à jour d'outils de gestion d'inscription administrative ;
• Établir des analyses statistiques, tableaux de suivi, benchmarks et faire un compte-rendu régulier de ces données et de l'avancement du processus de sélection.

Activités complémentaires :

• Participer de manière ponctuelle aux activités de promotion du programme en lien avec le service marketing (salons, webinars, etc.) ;
• Apporter une aide ponctuelle lors des pics d'activités et événements majeurs du programme (semaine d'accueil, remise des diplômes, etc.).

Dans le cadre de ses missions pour l'École polytechnique, l'agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Cette liste d'activités n'est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle

Contraintes particulières : déplacements ponctuels en France ou à l'étranger.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d'innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l'ADN de l'École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l'intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l'École polytechnique s'engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l'égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l'impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l'École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
• Des services (restaurant d'entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l'emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes diplômé(e) d'un Bac +3 minimum et disposez d'au moins deux ans d'expérience sur un poste comparable, idéalement dans un contexte international.

Reconnu(e) pour votre aisance relationnelle, vous savez allier autonomie, réactivité et sens de l'organisation.

Vous aimez travailler en équipe et relever de nouveaux défis.

Un anglais courant est indispensable pour ce poste.

3-5 ans