cdd responsable administratif au pôle d'action sociale de saint-hilaire du harcouët f/h

Travailler au sein du Département de la Manche, c'est rejoindre une équipe de 2 700 collaborateurs aux profils et compétences variés. Le choix du service public, c'est aussi la fierté d'accompagner tous les habitants dans de nombreux domaines :

• L'action sociale (enfance, famille, insertion, autonomie…)
• La nature et les infrastructures (routes, bâtiments départementaux, ports…)
• L'appui aux territoires (culture, collèges, sites et musées…)
• L'attractivité et le numérique

Être agent au Département de la Manche, c'est pouvoir concilier vie professionnelle et personnelle, intégrer une collectivité attentive au bien-être de ses agents (équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, avantages sociaux, cohésion, activités sportives) et engagée dans la transition écologique.

Travailler dans la Manche, c'est bénéficier d'uncadre de vie privilégié au sein d'un territoire actif unique entre littoral et bocage. Entre histoire, culture et patrimoine, la Manche recèle d'innombrables atouts. Evoluer dans un département dynamique, sécurisant, dépaysant et attractif, tel est le profil de la Manche

Collaborateur direct du responsable du pôle d'action sociale, l/lae responsable administratif-ve exerce une fonction de référent-e pour l'organisation de l'activité administrative et logistique au sein du pôle d'action sociale. Il/elle encadre les agents d'accueil ainsi que les assistants médico-sociaux. Il/elle assure des fonctions financières (régie).

Activités principales

Assurer une fonction managériale et organiser la gestion et la mise en œuvre des activités administratives

• Exercer la responsabilité hiérarchique des agents du pôle administratif
• Assurer un rôle d'information en termes de ressources humaines (organisation du temps de travail, frais de déplacement, partage de la fonction RH, dans le respect des protocoles internes)
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité du pôle administratif
• Élaborer et mettre à jour des procédures et des pratiques professionnelles en lien avec les directions métiers sur l'application des différentes politiques déconcentrées en territoire
• Assurer un rôle de référent interne pour la mise en œuvre des différentes procédures administratives
• Apporter un appui technique sur certains logiciels métiers et les outils bureautiques auprès des agents de son équipe
• Participer à l'accueil des nouveaux arrivants sur le pôle d'action sociale
• Assurer la gestion de la régie (enregistrements informatiques, paiement des aides, suivi comptable…) et le suivi budgétaire des enveloppes dédiées au pôle d'action sociale
• Participer activement aux comités de direction du pôle d'action sociale
• Assurer l'organisation et l'animation des réunions du pôle administratif
• Participer aux réunions institutionnelles

Piloter la mise en œuvre de l'accueil des différents publics

• Organiser l'accueil physique et téléphonique du public
• S'assurer de la complétude des tableaux de bord en lien avec les agents d'accueil
• Veiller au respect des consignes départementales en matière de sécurité (plans vigipirate, protocole sécurité, …)
• Veiller à l'actualisation des conventions des permanences délocalisées
• Veiller à l'organisation du courrier (tenue d'outils de suivi des entrées et sorties)
• Soutenir les agents d'accueil et intervenir directement le cas échéant en cas de situation d'accueil complexe en lien avec les autres membres du comité de direction

Assurer auprès du responsable du pôle d'action sociale la gestion de dossiers transverses

• Assurer la circulation de l'information en lien avec le responsable du pôle action sociale
• Prendre en charge le suivi du document unique en collaboration et sous la supervision de son responsable hiérarchique
• Assurer le pilotage de l'archivage des dossiers du territoire dans le cadre du protocole en vigueur de la collectivité
• Assurer l'interface avec la direction de la communication (diffusion sur le site web, transmission des informations …) en lien avec le responsable du pôle d'action sociale

Assurer la gestion de la logistique au sein du territoire

• Procéder au recensement et à l'analyse des besoins en termes de fournitures, mobilier, imprimés, fond documentaire, …
• Assurer le suivi du parc automobile et des locaux affectés au pôle action sociale (demandes d'intervention, réception des entreprises…)
• Organiser les modifications d'organisation matérielle

Activités secondaires

• Assurer en lien avec la direction du patrimoine départemental et le responsable du pôle d'action sociale le suivi et la réalisation des travaux (demande d'intervention, réception des entreprises, veille sur la bonne réalisation des travaux).

Compétences

• Connaître l'organisation administrative de la collectivité territoriale
• Maîtriser le cadre réglementaire des politiques liées aux domaines de l'action sociale
• Appréhender l'accueil du public
• Maîtriser les logiciels de bureautique et de communication
• Connaître les règles comptables liées à la tenue d'une régie
• Savoir préparer et rédiger des bons de commande
• Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, procédures, courriers, rapports…)
• Savoir élaborer et mettre à jour un tableau de bord
• Savoir accompagner le changement

Profil

• Sens du travail en équipe
• Savoir faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
• Savoir adapter sa communication
• Faire preuve de curiosité
• Faire preuve d'autonomie
• Être capable d'initiative, d'organisation, d'analyse et de rigueur
• Une expérience managériale antérieure serait appréciée

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Votre candidature (CV + lettre de motivation) est à adresser à :

Monsieur le Président du Conseil Départemental

Direction des Ressources Humaines

50050 SAINT-LO cedex