Assistante administrative

Assistante administrative polyvalente / Assistante de direction (H/F)1. Présentation de l'entreprise

La holding du groupe Phenix regroupe plusieurs structures intervenant dans les domaines de l'aménagement foncier, de la promotion immobilière, de la gestion de projets immobiliers et des activités connexes.

Le poste est rattaché directement à la holding, avec un périmètre transverse couvrant l'ensemble des sociétés du groupe.

Le groupe s'inscrit dans un environnement de PME dynamique, avec plusieurs opérations en cours et à venir, nécessitant une organisation rigoureuse, structurée et digitalisée.

Une volonté forte de structuration interne, de fiabilisation des process et de digitalisation des méthodes de travail guide l'ensemble des entités.

2. Intitulé du poste

Assistante administrative polyvalente / Assistante de direction

3. Positionnement dans l'organisation

• Rattachement direct : Direction du groupe / Holding

• Rôle : poste clé, transverse et structurant pour l'ensemble des sociétés

• Périmètre : toutes les structures du groupe Phenix

• Interlocuteurs internes et externes :

• Direction

• Responsables de sociétés

• Partenaires (notaires, comptables, entreprises, collectivités, prestataires)

4. Objectif du poste

Assurer le pilotage administratif, organisationnel et pré-comptable de la holding et des sociétés du groupe, en lien direct avec la direction, afin de :

• Structurer et harmoniser les pratiques entre les différentes entités

• Fiabiliser les dossiers administratifs et financiers

• Fluidifier le suivi des projets et opérations multi-structures

• Offrir à la direction une vision claire, consolidée et fiable

5. Missions principales5.1 Gestion administrative quotidienne

• Organisation, classement et structuration des dossiers physiques et numériques

• Gestion des courriers, mails et documents administratifs

• Suivi des échéances et obligations administratives

• Mise à jour des bases de données et outils de suivi

5.2 Suivi des projets et opérations des sociétés du groupe

• Suivi administratif des opérations et projets portés par les différentes sociétés du groupe

• Mise à jour de tableaux de bord et échéanciers multi-structures

• Relances et coordination avec les partenaires externes

• Centralisation, fiabilisation et harmonisation des informations projets

5.3 Pré-comptabilité et gestion financière courante

• Gestion des factures clients et fournisseurs

• Suivi des règlements (émissions, encaissements, paiements)

• Rapprochements simples

• Préparation et transmission des éléments au cabinet comptable

• Suivi de trésorerie simple et structuré

5.4 Support direct à la direction

• Organisation et priorisation des tâches

• Anticipation des besoins administratifs

• Aide à la prise de décision par une information claire et structurée

• Être force de proposition sur l'amélioration de l'organisation interne

5.5 Digitalisation & amélioration des process

• Utilisation et optimisation des outils informatiques existants

• Participation à la mise en place de nouveaux outils (tableaux, process, logiciels)

• Contribution à la dématérialisation et à la structuration numérique des dossiers

6. Compétences requises6.1 Savoir-faire

• Expérience en assistanat administratif, assistanat de direction ou gestion

• Compétences en pré-comptabilité

• Très bonne maîtrise des outils informatiques :

• Excel / Google Sheets

• Outils collaboratifs

• Logiciels de gestion

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

6.2 Savoir-être (fondamental)

• Rigueur et précision indispensables

• Autonomie réelle dans l'exécution des missions

• Discrétion absolue : le poste implique l'accès à des informations confidentielles (financières, juridiques, stratégiques)

• Sens aigu de la confidentialité et de la loyauté

• Sens de l'organisation et méthode

• Fiabilité et constance

• Esprit d'initiative et force de proposition

• Bon relationnel et communication professionnelle

7. Conditions du poste

• Temps de travail : Temps partiel – 21h hebdomadaires (évolutif)

• Organisation du temps : à définir

• Lieu de travail : poste basé au bureau du groupe à La Roche-de-Glun (26)

• Type de contrat : CDI

• Poste évolutif en responsabilités et en volume horaire

8. Évolution du poste

Le poste est conçu comme évolutif, avec la possibilité d'élargir :

• Le volume horaire

• Les responsabilités

• Le périmètre d'intervention

selon le développement de l'entreprise et l'implication de la personne recrutée.

9. Indicateurs de réussite

• Dossiers administratifs structurés et à jour

• Respect des échéances

• Fiabilité des informations financières transmises

• Autonomie croissante dans la gestion quotidienne

• Gain de temps et de clarté pour la direction