Assistant.e de Direction

POSTE PROPOSÉ

Assistant.e de Direction (H/F)

CONTRAT

Mutation; Détachement; CDD

DESCRIPTIF

L'ÉTABLISSEMENT :

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et votre rigueur au service du bon fonctionnement d'un hôpital public ? Rejoignez le GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE et participez aux missions du PCME et de la Direction générale.

LE POSTE :

Le GHRE recrute un.e assistant.e (H/F) à temps plein pour assurer des missions de secrétariat et d'assistanat sur le site hospitalier de Saint-Malo:

50 % auprès du Président de la Commission Médicale d'Etablissement (PCME)

50 % auprès de la Directrice adjointe en charge des parcours et des projets.

L'assistant.e de Direction organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers. Il / Elle organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...), anticipe et gère divers dossiers en lien avec les Directions fonctionnelles du GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion administrative et organisationnelle

Gestion et tenue des agendas électroniques : planification des rendez-vous, coordination et organisation de réunions

Gestion des e-mails : réception, tri, transmission et suivi des messages

Accueil physique et accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes

Rédaction, mise en forme et suivi des documents : courriers, rapports, tableaux, présentations

Traitement du courrier entrant et des dossiers : enregistrement, tri, diffusion, archivage.

Organisation des réunions et évènements

Préparation logistique et administrative des réunions, instances, visites et évènements : réservation des salles, convocations, feuilles d'émargement, supports de compte rendu, gestion des accès, suivi matériel, etc...

Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus auprès des participants

Gestion des instances et des réunions spécifiques : CME, Bureau de la CME, Réunions Échanges Médicaux, Comité rédactionnel de la Lettre Médicale du GHRE'

Préparation de l'ordre du jour, centralisation et envoi des documents réglementaires, organisation logistique, enregistrement vocal, préparation des supports projetés.

Contribution aux projets transversaux

Participation au comité de rédaction et à l'organisation de la Lettre Médicale du GHRE'

Rédaction des comptes rendus des réunions Échanges Médicaux et du Bureau de CME

Collaboration avec les directions fonctionnelles pour fluidifier le suivi de dossiers et garantir la cohérence des actions.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

Afin de garantir une continuité optimale du fonctionnement des instances et des missions transversales, l'assistant.e de direction assure la suppléance des assistantes de la Direction Générale pendant leurs absences. Les assistant.e.s de la Direction Générale assurent également la suppléance en cas d'absence de l'Assistant·e du PCME et de la Directrice adjointe en charge des parcours et des projets.

Contrat : CDD de 3 mois pouvant évoluer sur un contrat pérenne / mutation / détachement.

Grade : Adjoint des cadres hospitaliers - Catégorie B

Lieu de travail : Site hospitalier de SAINT-MALO (35). Déplacements ponctuels sur le site hospitalier de DINAN.

Temps de travail : forfait cadre de 39 heures hebdomadaire avec 20 jours de RTT/an.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplômé.e Bac minimum ; Bac + 2 souhaité dans le domaine de l'assistanat, de la bureautique, de l'administratif.

Savoir faire :

Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, internet, intranet, Outlook...) et les nouvelles technologies d'information et de communication

Savoir organiser des visioconférences

Connaître l'organisation et le fonctionnement d'un établissement public de santé, notamment en ce qui concerne les instances

Savoir filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques

Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès verbal, dossier...) dans le respect indispensable de l'orthographe et de la grammaire

Organiser et prioriser les activités de secrétariat quant aux différentes informations et aux dossiers

S'exprimer aisément et assurer un accueil de qualité vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés : autorités administratives externes, usagers, directeurs, secrétaires de direction et personnels du GHRE

Identifier un problème et savoir en rendre compte

Prendre des initiatives adaptées.

Savoir être :

Capacité d'adaptation pour travailler avec différents interlocuteurs (Directeurs, Praticiens, ARS, Préfecture...)

Discrétion et respect du secret professionnel

Disponibilité

Rigueur, organisation et méthode, esprit de synthèse

Polyvalence et efficacité

Sens du contact et du dialogue : écoute, diplomatie.

Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap.

Retrouvez toutes nos offres d'emploi et postulez directement sur le site gh-

PERSONNE À CONTACTER

Mme Cellule Recrutement .

ETABLISSEMENT

Site hospitalier Broussais

1, rue de la Marne

35403 Saint-Malo