Responsable Administratif

Notre mission : permettre à l'Europe d'innover librement, en toute confiance

NumSpot accélère la capacité des organisations européennes à innover et se transformer grâce à une plateforme cloud de confiance, ouverte et accessible. Nous construisons un cloud souverain fondé sur le meilleur de l'open source, au service de toutes les organisations – des développeurs aux grandes institutions – pour leur permettre de tirer parti de leurs données, de l'IA et des services numériques dans un environnement sécurisé, transparent et maîtrisé.

Nous réunissons des expertises et une équipe de leadership issues des plus grandes sociétés de technologies européennes et mondiales (Google, RedHat, Databricks, IBM, OVHcloud, Scaleway, Dassault Systèmes…), dans un projet à mission porté par un actionnariat public-privé.

NumSpot rassemble ainsi des talents engagés, passionnés par l'impact du cloud, des données et de l'open source, pour bâtir ensemble une plateforme souveraine, ouverte et innovante, au service de l'Europe.

Notre ambition ? Devenir la plateforme cloud de référence en Europe pour celles et ceux qui veulent une alternative crédible, performante et souveraine.

Contexte du poste

Dans le cadre de notre forte croissance, nous créons un poste de Responsable Administratif (Achats / Ventes), qui combine la responsabilité de la fonction achats (pilotage, négociation, performance fournisseurs) et la gestion de l'administration des ventes (facturation, suivi clients, recouvrement).

Vous aurez dans un premier temps un rôle d'expert, devant à la fois définir et contribuer à mettre en place des processus et des outils ; mais aussi assurer la production (facturer, négocier des appels d'offres, …). Avec la croissance du chiffre d'affaires, le recrutement et la structuration d'une équipe sera un axe de développement incontournable.

Vous rejoignez une entreprise jeune, dynamique et innovante, orientée tech.

Missions principales

A. Pilotage de la fonction Achats

Le/La Responsable Administratif est pleinement responsable de la fonction Achats de l'entreprise :

• Améliorer et mettre en œuvre la politique et les procédures Achats, en lien avec les exigences de nos certifications (ISO, HDS, SNC)
• Lancer et analyser les consultations, référencements, appels d'offres et demandes de prix
• Négocier les conditions commerciales (prix, délais, conditions de paiement, …)
• Piloter la performance fournisseurs (qualité, coûts, délais)
• Sécuriser les engagements contractuels et contribuer à la maîtrise des risques, en lien avec les fonctions Juridique et Sécurité

Critères clés attendus en achats :

• Première expérience réussie dans une fonction achats (B2B, idéalement sur des familles IT, hébergement cloud)
• Maîtrise éprouvée des techniques de négociation
• Capacité à structurer une fonction achats et à en définir les processus
• Orientation coûts / performance / fiabilité fournisseurs

B. Administration des ventes (ADV)

Le/La Responsable Administratif prend également en charge l'ADV, en lien avec les équipes commerciales et le contrôle de gestion :

• Établissement des factures clients (conformité contractuelle, fiscale et comptable)
• Suivi de la facturation et résolution des litiges
• Gestion du recouvrement clients (Suivi des échéances et relances clients)
• Contribution à l'amélioration du cash-flow et à la sécurisation du chiffre d'affaires
• Mise en place et suivi des indicateurs ADV (DSO, taux d'impayés, litiges, délais)

C. Missions transverses / administratives

• Interlocuteur privilégié de certains partenaires externes (prestataires, fournisseurs, clients)
• Collaboration étroite avec la comptabilité et la finance
• Participation aux projets transverses (CRM, ERP, …)

Profil recherché

Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) :

• Achats
• Gestion / Finance
• Administration des entreprises
• École de commerce ou équivalent universitaire

Expérience

• Première expérience professionnelle réussie en achats (minimum 2 à 5 ans recommandés)
• Une expérience combinant achats et fonctions administratives / ADV est un plus ; sinon réelle volonté d'apprendre et de monter en compétence sur la fonction ADV
• Idéalement, expériences des référentiels et normes de certification (ISO, HDS, SNC, …)

Compétences techniques

• Solide connaissance des processus achats
• Maîtrise de la facturation et des mécanismes de recouvrement
• Bonne compréhension des enjeux financiers et de trésorerie
• Aisance avec les outils bureautiques et ERP (Excel requis, Sage, Pennylane, …)
• Capacité à analyser des données chiffrées et à produire des reportings

Qualités personnelles attendues

• · Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie et esprit d'initiative
• Capacité de négociation et assertivité
• Bon relationnel (fournisseurs, clients, équipes internes)
• Sens des priorités et respect des délais
• Discrétion et fiabilité

Pourquoi nous rejoindre ?

• Poste transversal avec réelles responsabilités
• Environnement startup permettant d'avoir un impact direct
• Possibilité de structurer et faire évoluer la fonction achats