Secrétaire de Direction H/F

MISSION

Dans le respect de la réglementation du droit du travail, de la Convention Collective, des accords d'entreprise et de la politique RH, il(elle) prend en charge le secrétariat, le suivi de dossiers spécifiques et la gestion administrative des actions propres au Conseil d'Administration de la Fondation et à la Direction. Il (elle) organise les rendez-vous et réunions des membres du Conseil d'Administration et des membres de la Direction.

RESPONSABILITÉS PERMANENTES

Gestion secrétariat du Conseil d'Administration et des membres de la Direction :

Réceptionne, traite le courrier (postal, électronique) et transmet aux personnes concernées

Saisir, mettre en forme différents documents (courriers, rapports, comptes-rendus de réunion, etc.

Tenue des agendas et prise de rendez-vous

Organise les réunions :

✓ Recueille les éléments préparatoires nécessaires à la tenue des réunions

✓ Organise la gestion des séances, prépare et adresse les convocations

✓ Rédige les projets de délibération transmis par le Directeur et les services concernés

✓ Assiste aux réunions et assure la rédaction des procès-verbaux et autres comptes rendus, leur transmission et classement/archivage

En lien avec le Directeur Financier, prend en charge le suivi des dons et legs dans le cadre de succession en faveur de la Fondation

Participe à la rédaction du Rapport Moral en lien avec les services concernés

Gestion des actions en faveur de l'Aide à l'enfance et Aides aux personnes âgées :

Renseigne les demandeurs selon leur besoin spécifique

Créé, constitue et met à jour les dossiers en collaboration avec les familles, assistantes sociales

Prépare et organise les réunions d'études des demandes, rédige les comptes rendus de décision

Gère les aides allouées en lien avec les administrateurs et le Pôle Financier

Réalise le suivi des attributions d'aides (vérification, suivi de la scolarité des étudiants post-bac notamment) et des renouvellements des demandes

Prépare le budget pour ces différentes aides

Classement et archivage En lien avec le Directeur Financier, tenue des registres légaux en matière de lutte anti-blanchiment.

Gestion des archives et de la tenue du dossier permanent de la Fondation :

Inventaire et tri des archives existantes selon le référentiel mis en place en lien avec le Directeur Financier.

Assure le suivi du classement informatique et papier et son archivage

Suivi des dossiers administratifs et gestion des contrats des résidents et autres documents réglementaires Assure des missions de référent sur des thématiques réglementées

Contribue au déploiement de projets liés à la gestion documentaire Assure une veille réglementaire sur les processus d'archivage en collaboration avec le Directeur Financier

Gestion évènementielle et communication :

Organise les animations évènementielles en lien avec les actions sociales développées

Assure la gestion du fleurissement des tombes des bienfaiteurs de la Fondation

Diffuse au travers des médias sélectionnés les informations utiles (messes anniversaire notamment)

COMPETENCES REQUISES

Savoirs : Connaissances indispensables à la tenue du poste, acquises en cours de formations initiales ou continues, ou d'une expérience professionnelle équivalente

Bac - Bac +2 secrétariat ou équivalent

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, pack office) et logiciels métiers

Savoir-faire : Compétences acquises par l'expérience professionnelle Capacité d'analyse et de synthèse

Capacité à s'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs variés et divers

Savoir traiter une demande, accueillir et renseigner

Savoir rédiger et mettre en forme tout document de façon autonome

Capacité à prioriser les activités du secrétariat

Capacité à suivre et contrôler l'avancée de dossiers administratifs

Savoir être : Qualités comportementales nécessaires à l'exercice de la fonction

Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement

Qualités relationnelles et expression orale (écoute, travail en équipe, dialogue, discrétion professionnelle)

Bonne présentation, politesse et discrétion

Excellentes capacités rédactionnelles et maitrise de l'écrit en français

Sens de la confidentialité, intégrité

Organisation, méthode et rigueur

Capacités d'adaptation, polyvalence et autonomie

Sens du service et du respect des délais

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 900,00€ par mois

Avantages :

• Restaurant d'entreprise

Lieu du poste : En présentiel