Coordinateur/trice de secrétariats et secrétaire de Pôle du Pôle d'Activités Médicales Couple Nouveau-Né Hôpital Femme Mère Enfant

POSTE PROPOSÉ

Coordinateur/trice de secrétariats et secrétaire de Pôle du Pôle d'Activités Médicales Couple Nouveau-Né Hôpital Femme Mère Enfant

DESCRIPTIF

L'ÉTABLISSEMENT :

Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et assure des prises en charge spécialisées et de recours. Il abrite notamment 56 centres de référence et de compétence dédiés aux maladies rares, un centre d'investigation clinique, une maternité de niveau III, un centre de radiothérapie, des plateaux techniques de pointe, et un service d'accueil des urgences pédiatriques.

LE POSTE :

Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.

Travailler aux Hospices Civils de Lyon, c'est pouvoir travailler en équipe, participer à une médecine de pointe et en constante évolution et avoir accès à des plateaux techniques d'excellence. Les professionnels bénéficient de possibilités d'évolution tout au long de leur carrière et disposent également de nombreux avantages pour les accompagner dans la recherche d'un équilibre vie professionnelle - vie personnelle. Le tout au sein d'une métropole régulièrement distinguée dans les classements pour la qualité de vie qu'elle propose.

L'hôpital Femme Mère Enfant (HFME) est entièrement dédié au couple, à la mère et à l'enfant. Il est l'unique pôle d'accueil permanent des urgences pédiatriques de l'agglomération lyonnaise et dispose également d'un service d'accueil des urgences gynécologiques. Il est composé de deux grands pôles d'activité médicale : le pôle des spécialités pédiatriques et le pôle couple nouveau né. L'HFME est un hôpital d'excellence : la plupart des services de pédiatrie sont labellisés pour leur expertise sur les maladies rares et orphelines, et de nombreux centres experts y sont hébergés.

La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l'encadrement et l'animation d'équipes de secrétaires dont il est hiérarchiquement responsable.

Il est en contact permanent avec les chefs de service, les cadres supérieurs et cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles e t transversales (RH, SI, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.).

Il travaille sous l'autorité hiérarchique du Cadre Administratif de Pôle.

Il assure la gestion courante du secrétariat général du pôle (planification des instances, réunions et rendez-vous de l'encadrement du Pôle)

Gestion des ressources humaines dont il a la responsabilité :

• Animation de réunions d'équipes régulières au sein des secrétariats
• Élaboration des plannings et organisations de travail, validation des congés, organisation des présences et absences sur site et gestion des comptes d'heures
• Préparation et réalisation des entretiens professionnels
• Préparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de Pôle
• Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements etc.)
• Gestion de proximité des secrétariats avec tour des services

Participation à la gestion de projets :

• Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat etc.)
• Production et suivi des indicateurs d'activité des secrétariats, suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctrices
• Élaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariats

Secrétariat général du PAM :

• Accueil téléphonique et physique
• Organisation des instances du PAM, frappe et diffusion des comptes rendus du Conseil de Pôle
• Frappe et diffusion des comptes rendus de réunions
• Gestion des agendas de l'encadrement du PAM
• Réservation et préparation des salles
• Mise à jour des documents structure du PAM (annuaires, listes de diffusion, etc.)
• Suivi et mise à jour de tableaux de suivi des organisations et de l'activité sous Excel (achats, recensement divers etc.)
• Gestion des commandes de matériels et fournitures de bureau pour le PAM et des budgets respectifs alloués
• Réception, traitement et distribution du courrier du PAM
• Réception et transmission des informations entre les différents interlocuteurs du PAM
• Collaboration avec les différents secrétariats des Directions du groupement
• Mise à jour de la signalétique de l'établissement
• Classement des dossiers et archivage

Appui administratif de la gouvernance du Pôle :

• Gestion des lignes téléphoniques en cas d'absence
• Élaboration et mise à jour d'un livret d'accueil le cas échéant
• Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, plan hôtelier etc.)
• Gestion du matériel et des commandes (casque, pédales, micro etc.)

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPÉTENCES

• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
• Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels
• Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
• Piloter, animer/communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation
• Maîtrise du pack office

SAVOIR-ÊTRE

• Grande capacité relationnelle, diplomatie, discrétion
• Sens de l'organisation, capacité à gérer les priorités
• Capacités d'adaptation et polyvalence
• Capacité à prendre des initiatives et capacité à rendre compte
• Esprit d'équipe
• Appétence pour le management de proximité (émarche terrain)
• Grande disponibilité

CONDITIONS CONTRACTUELLES

Filière : Management, encadrement

Etablissement : Hôpital Femme Mère Enfant

Nature du contrat : ["Titulaire","CDI","CDD"]

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage afin d'accéder au statut de la fonction publique.

Quotité de temps de travail : 100%

Modèle Horaires : Forfait jour

Nature du poste : Poste vacant

Catégorie Emploi : Catégorie B

Date de recrutement souhaitée : 19/01/2026

Nom du Cadre Recruteur : Thaïs DAVILLÉ

PERSONNE À CONTACTER

Mme THAIS DAVILLE

ETABLISSEMENT

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)

3 Quai des Celestins BP 2251

69229 Lyon