Responsable administratif

Depuis 30 ans, Laurent Taïeb crée, exploite et anime des lieux de vie sous la forme d'hôtels, de restaurants et de bars.Avec ambition et convictions, Utopik Collection déploie, en France, un programme de développement dynamique, reposant sur la maitrise du parcours des émotions et une ouverture résolue sur la ville.

Missions Principales

Le Groupe UTOPIK souhaite renforcer le support administratif et juridique de la Direction Administrative et Financière afin d'assurer la gestion rigoureuse de la vie sociale des sociétés du groupe, la conformité des formalités légales, la gestion des dossiers contractuels, et le secrétariat juridique. Le/la Responsable Administratif(-ve) aura un rôle central pour soulager la direction sur les aspects administratifs et juridiques récurrents, garantir la bonne tenue des obligations légales et assurer l'interface entre les différentes entités internes et les prestataires externes (greffes, notaires, avocats le cas échéant).

Vie Sociale des entités :

• Préparer et rédiger les actes et décisions sociaux courants : constitutions, modifications statutaires, transferts de siège, nominations, changements de dirigeants, approbation des comptes.
• Organiser les réunions des instances (assemblées générales, conseils d'administration, comités internes), préparer les convocations, ordres du jour, dossiers de réunion, supports, et assurer le suivi des décisions.
• Maintenir à jour la documentation relative aux entités du groupe : organigrammes, fiches sociétés, bases de données internes, extraits Kbis, etc., et fournir ces informations aux services concernés.

Support contractuel & juridique interne :

• Rédaction / relecture / mise en forme de documents contractuels ou juridiques internes simples (conventions de prestations, baux, contrats de service, avenants, etc.) après validation par la DAF.
• Assurer une veille juridique de base relative à la vie des sociétés (droit des sociétés, obligations légales, obligations de gouvernance) — signaler les échéances, changements réglementaires, obligations de conformité.
• Suivi des obligations contractuelles vis-à-vis des associés/bailleurs/banques pour toutes les sociétés du groupe.
• Vérifier les factures aux regards des contrats.

Assistance juridique & administrative :

• Classement, archivage et gestion documentaire — papier et électronique — des dossiers juridiques et administratifs du groupe.
• Être le relai opérationnel interne externe en lien avec la DAF : contacts avec les greffes, notaires, avocats, prestataires externes, et assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur clôture.

Gouvernance, coordination & conformité interne :

• Proposer et participer à l'élaboration ou à l'amélioration des procédures internes liées au suivi juridique et administratif des entités (processus de validation, archivage, suivi des échéances, conformité réglementaire, conformité contractuelle, etc.)

Compétences requises :

• Droit des sociétés
  : Rédaction de PV, AG, statuts, décisions, approbation des comptes, modifications statutaires (transfert de siège, changement de dirigeants, capital, objet…), gestion des registres légaux, formalités greffe / guichet unique / annonces légales
• Contractuel :
  Rédaction / relecture de contrats simples, avenants, conventions intragroupes
• Administratif :
  classement, archivage, organisation documentaire, suivi d'échéances légales, coordination avec avocats / notaires

Profil recherché :

• Formation supérieure en droit (Master en Droit – idéalement spécialisation en droit des sociétés / droit des affaires / droit corporate).
• Expérience professionnelle confirmée (2 à 5 ans au moins) dans un environnement corporate, en entreprise ou en cabinet, avec une forte exposition au droit des sociétés, secrétariat juridique, gestion documentaire et formalités légales.
• La connaissance et compréhension de la comptabilité est obligatoire.
• Excellentes compétences rédactionnelles et administratives.
• Très grande rigueur, sens de l'organisation, autonomie, discrétion.