Gestionnaire services généraux F/H – CDI

A propos de nous

Toluna est un acteur mondial de référence d'études de marché, qui permet aux plus grandes marques de prendre des décisions stratégiques basées sur des insights robustes, plus rapidement.

Depuis 25 ans, nous accompagnons les entreprises pour maximiser leur impact, stimuler leur croissance, renforcer leur pertinence et accroître leur rentabilité, grâce à notre plateforme avancée, notre gamme complète de solutions, notre expertise sectorielle approfondie et notre vaste panel de consommateurs.

Les enjeux du poste

Nous recherchons notre futur(e)
Gestionnaire services généraux
pour rejoindre notre équipe Services Généraux en CDI. Rattaché(e) à la DRH France, vous travaillez également en collaboration avec la Direction Générale France. Votre mission sera de gérer et optimiser les services généraux incluant la gestion de l'immeuble et de ses sous-locataires.

Vous assurez l'encadrement et la gestion des services destinés à procurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs de l'entreprise et de ses collaborateurs, dans le respect des contraintes hygiène, sécurité, qualité et budgétaires.

Vos responsabilités

Services généraux & Administratif :

• Gérer et optimiser les services généraux :
• Gestion des contrats et prestations de services pour les moyens généraux : gestion des appels d'offres, négociation, gestion des renouvellements et résiliations des contrats.
• Suivi des prestataires : suivi facturation, suivi des prestations (interventions entretiens des machines à café, livraisons des fruits …)
• Gérer les commandes de fournitures et les stocks
• Optimiser des modes de fonctionnement existants (mise à jour des procédures)
• Elaboration, suivi, optimisation et reporting réguliers du budget de fonctionnement des services généraux.
• Supervision des achats : mobilier, fournitures, énergie, reprographie, boissons, équipements divers
• Être le contact privilégié des salariés sur tous les sujets liés au bureau : savoir trouver rapidement des solutions & être force de proposition pour améliorer le quotidien au bureau
• Comptabilité : gestion des factures et des paiements, suivi du budget et optimisation des coûts
• Gérer les demandes de travaux et réparations urgentes (être bricolo est un plus)
• Gérer les locaux : être le/la garant(e) de la bonne gestion et tenue de nos locaux qui doivent être un lieu agréable, aussi bien en termes de propreté qu'en termes de sécurité
• Planifier, organiser les visites et assurer le suivi des contrôles réglementaires (vérifications électriques/Extincteurs, climatisation, ascenseurs,…)
• Gestion des badges d'accès des collaborateurs, visiteurs, prestataires
• Gérer les relations avec les sous-locataires et le propriétaire sur les aspects logistiques immeuble
• Veiller également à l'application des règles d'hygiène et de sécurité ainsi qu'à la protection incendie du site
• Accueil physique et téléphonique
• Assurer l'astreinte de la télésurveillance, en cas d'urgence
• Support à l'organisation des évènements internes pour renforcer la cohésion et la convivialité (petits-déjeuners, soirée annuelles, pots, célébrations)

Votre profil

• Vous êtes touche-à-tout, force de proposition et ne craignez pas « d'enfiler votre tablier » pour améliorer la vie de l'entreprise
• Vous disposez d'une première expérience réussie en tant qu'Office Manager / Responsable Services Généraux, idéalement au sein d'un ERP
• Votre niveau d'anglais est opérationnel, vous êtes capable d'échanger à l'oral ou à l'écrit pour tous type de demandes
• Dôté(e) d'une excellente présentation, vous avez le souci du service rendu ainsi qu'une grande capacité d'adaptation vous permettant de gérer des contacts multiples et des interlocuteurs exigeants
• Vous êtes très bien organisé et avez le sens des priorités afin de pouvoir gérer une multitude de missions confiées et de nature diverse
• Vous avez également le sens de la confidentialité afin de préserver les données sensibles auxquelles vous aurez accès
• Vous maîtrisez le Pack Office (Excel, Word, Outlook) et Teams
• Vous avez un excellent relationnel et un réel sens de la communication. Vous êtes polyvalent(e), réactif(ve), flexible et rigoureux(se).
• Force de proposition, vous avez également la capacité à résoudre des problèmes complexes afin de dénouer les éventuels problèmes en toute autonomie

Nous recherchons avant tout des collaborateurs prêts à s'investir au sein d'une société à taille humaine, motivés, passionnés et appréciant le travail d'équipe.

Nous cherchons quelqu'un de positif, de responsable, de volontaire. C'est votre personnalité, votre implication, votre rigueur et votre joie de vivre qui feront la différence

Nos valeurs

A
cting with Ownership : Nous sommes proactifs, respectons nos engagements et communiquons en toute transparence

B
ringing a Forward Mindset : Nous priorisons l'action et cherchons sans cesse l'excellence

C
ollaborating with Curiosity : Nous croyons au travail d'équipe basé sur le partage, l'entraide et l'ouverture d'esprit

D
iscussing openly, committing jointly : Nos décisions reposent sur des échanges et une prise de décision collective et rapide

E
mbracing Empathy : Nous nous efforçons de comprendre les besoins des autres et de les valoriser

Ce que nous offrons

Chez Toluna, vous trouverez un lieu de travail passionnant dans un environnement multiculturel. Nous recrutons les meilleurs profils de nos secteurs et sommes toujours à la recherche de nouveaux talents pour rejoindre nos équipes. Nous sommes fiers de nos collaborateurs, leur offrons de nombreux avantages et la possibilité de faire progresser leur carrière au sein d'une organisation à dimension internationale.

Mais aussi
:

• Des locaux modernes
  au cœur de Vincennes avec parking voiture/vélo
• Formations illimitées
  via Udemy Business
• Prise en charge à 50 %
  du Pass Navigo
• Tickets restaurant Pluxee
  (9 €/jour) pris en charge à 60 %
• Mutuelle d'entreprise
  (60 % pris en charge) pour vous et votre famille
• Livraison hebdomadaire de fruits
  pour bien démarrer la semaine

Toluna est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous nous engageons à faire de Toluna un lieu de travail inclusif, respectueux, égalitaire et diversifié. Une petite façon pour nous de nous faire avancer - et de faire avancer le monde.

Avec plus de 79 millions d'influenceurs à travers le monde, nous vous ressemblons, comme tout à chacun : nous sommes composés de personnes de toutes origines ethniques, sociales, d'orientation sexuelle, de religion ou croyances, de sexe, d'âge ou de compétences différentes.