Assistant événementiel

Assistant événementiel (Offre de stage - 6mois)

Le pôle SAFE

Le pôle de compétitivité SAFE est une association à but non lucratif ayant des missions de développement économique centrées sur 4 filières stratégiques : Aéronautique, Spatial, Sécurité et Défense. SAFE croise le développement de ses filières avec des défis, enjeux sociétaux majeurs ayant un impact vital sur les filières et les territoires et nécessitant une réponse collective et multidisciplinaire : la résilience industrielle et territoriale, la transition et la sécurité numérique, la performance énergétique et environnementale, la mobilité durable et les systèmes autonomes. Son écosystème, de plus de 430 membres, est composé de grands groupes industriels, de TPE/PME (plus de 70%), de laboratoires de recherche publics, de collectivités et institutions de référence, d'experts indépendants, d'opérateurs d'infrastructure ou de grands événements ou d'autres utilisateurs finaux.

Le pôle est au pilotage ou partenaire de nombreux dispositifs nationaux ou européens de développement de ses filières aux cotés des institutions de référence : Ministères, Région Sud, collectivités territoriales, Commission Européenne…

Le service animation et communication assure l'organisation, le suivi et/ou la promotion d'une quarantaine d'événements par an, tel que des salons internationaux, des journées de networking, des conférences, des webinaires…

Contexte

La charge du service animation et communication pour l'année 2026 va se développer avec les animations régulières telles que les rencontres réseaux sur les territoires, les journées filières et les salons tel que la 4ème édition d'AeroSud.

A ce titre, le pôle SAFE souhaite assurer un soutien technique et opérationnel à l'équipe pour assurer la bonne réussite des projets.

Missions

Placé sous la responsabilité du responsable du service animation et communication, vous assurez la mission « d'assistant évènementiel ».

Ce poste implique les missions suivantes :

• Avant les évènements :

o Rédaction de cahier des charges et point de contact auprès des prestataires type (lieu, traiteur)

o Gestion du bon déroulement technique et logistique des animations (réservation de lieux, restauration, hébergement …)

o Interface avec les exposants (gestion des inscriptions, point de contact, remontée des besoins, relais avec le service administratif pour le suivi des paiements)

o Suivi du planning et information de l'équipe projet afin de sécuriser la tenue de l'évènement

Durant les évènements :

o Aide technique et opérationnelle pour assurer la tenue de l'évènement

o Interface avec les exposants et participants

• Après les évènements :

o Réalisation du questionnaire de satisfaction, compilation et analyse des retours

o Préparation des supports de réunion « de retour » sur l'événement

o Mise à jour et suivi des données en lien avec les évènements sur le CRM

Profils recherchés

Vous préparez une formation de niveau bac +4 ou bac +5 en événementiel, en management public, en gestion de projet ou équivalent.

Vous disposez d'une première expérience dans l'organisation d'évènement et avez des connaissances logistiques associées.

Connaissances attendues

• Connaissances en évènementiel

• Connaissances générales en management de projet

• Anglais professionnel

Qualités attendues

• Aisance rédactionnelle et esprit de synthèse

• Capacité de travail en équipe, bon relationnel

• Autonomie et sens de l'initiative

• Rigueur et organisation

Conditions particulières

• Localisation du poste : au siège du pôle, au domaine du Petit Arbois à Aix-en-Provence

• Type de contrat : Stage conventionné

• Période souhaitée : Janvier 2026 pour une durée de 6 mois

• Permis B exigé