Gestionnaire administratif des Stages – Service de l'Insertion Professionnelle, Stages et Formation Continue

Sciences Po Toulouse, établissement public d'enseignement supérieur membre de l'établissement public expérimental Université Toulouse Capitole, membre de la Conférence des Grandes Ecoles, appartenant au réseau des 7 IEP de région, offre chaque année à plus de 1700 étudiants et stagiaires en formation initiale et continue une formation de qualité en sciences sociales à travers un enseignement riche et pluridisciplinaire.

Mission du service :

Le service insertion professionnelle, stages et formation continue accompagne les étudiants dans la construction de leur projet professionnel en organisant des actions d'insertion professionnelle, assure la gestion de la mobilité professionnelle des étudiants, et les opérations liées à la gestion opérationnelle de la taxe d'apprentissage. Ce service assure également l'accompagnement à la conception et la gestion administrative des formations continues à destination de professionnels.

Le gestionnaire administratif réalise les opérations liées à la formalisation et la gestion des stages des étudiants de Sciences Po Toulouse : stages obligatoires et non obligatoires de 1A, 2A, 3A et prépas concours. Les deux gestionnaires de stage sont solidaires dans leurs missions.

Mission principale

Dans le cadre de la stratégie d'accompagnement à l'insertion professionnelle des étudiants, assurer le suivi et la gestion des conventions de stage obligatoires et facultatifs des étudiants ainsi que la gestion des offres de stage et d'emploi ; et gérer la scolarité des 3A en collaboration avec le service des relations internationales.

Nature et étendue des activités

Gestion administrative :

• Instruction, contrôle et gestion des dossiers de stage des étudiants , en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, pour les stages du 1er cycle (1A, 2A et 3A) et des étudiants inscrits en prépas concours.
• Orientation et conseil aux étudiants (accueil téléphonique et physique), information aux enseignants et professionnels.
• Gestion administrative des offres de stages et d'emploi du service (mail, téléphone, plateforme AVENIRPRO) : analyse qualitative des offres reçues.
• Aide à la préparation des évènements du service : pré-rentrée, forum des métiers, journées portes ouvertes...
• Gestion du calendrier universitaire sur les stages, et relances des interlocuteurs
• Suivi scolarité des 3A en année de mobilité : réunions de préparation, report des notes, suivi dépôt des rapports sur la plateforme dédiée, préparation jury de 3A, édition des relevés de notes et attestation de réussite.

Assister la cheffe de service :

• Suivi des étudiants en stage : rôle de veille et d'alerte en cas de problème auprès de l'enseignant référent et de la cheffe de service.
• Rôle de veille sur l'aspect sécuritaire des stages : suivi des alertes MEAE et information cheffe de service
• Production annuelle de statistiques des stages pour synthèse à la cheffe de service

Actions de promotion et de développement des activités du service :

• Participation à la Journée Portes Ouvertes de l'établissement ;
• Participation aux réunions d'information et au Forum de la mobilité, au Forum des métiers

Communication du service :

• Rôle d'intermédiaire entre l'étudiant, l'enseignant référent et la structure de stage
• Soutien aux actions de communication interne et externe sur l'activité du service (mise à jour du site internet, participation à l'élaboration et à la diffusion des supports de communication).

Connaissances, compétences et qualités liées au poste

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur
• Notions sur l'organisation de la scolarité et des formations universitaires
• Connaissance des modalités d'accueil des stagiaires en France et à l'étranger dans différents types des structures (ONG, entreprises, associations, administrations)

Connaissance des logiciels bureautique Maitrise du Pack Microsoft Office dont Publipostage

• Maîtrise du logiciel des conventions de stage sur AVENIRPRO
• Notions en anglais (niveau B1)

Savoir-faire opérationnels

• Faire preuve d'Organisation – Planification - Savoir gérer les priorités

• Faire preuve d'autonomie, d'adaptabilité et de polyvalence

• Mettre en œuvre des procédures, des règles
• Savoir gérer les priorités
• Aptitude à travailler en équipe
• Sens des responsabilités
• Réactivité / Sens de l'anticipation

• Communiquer – Prendre la parole en public

• Discrétion - gérer la confidentialité des informations et des données

• Rigueur / fiabilité

• Faire preuve de courtoisie et de maîtrise de soi, d'écoute, de professionnalisme et de précision

Savoir rendre compte à son supérieur