Assistant(e) de Direction

Welcome to Rhenus

Prestataire logistique international avec plus de collaborateurs répartis sur plus de 1 330 sites dans plus de 70 pays dans le monde, Rhenus est l'un des leaders mondiaux dans la conception et la mise en place de solutions personnalisées, afin de répondre aux problématiques complexes des secteurs du e-commerce & de la grande distribution, de la grande consommation, du luxe ou de l'industrie pharmaceutique.

Grâce à son expertise couvrant l'ensemble de la chaîne de valeur - du transport international à la logistique contractuelle, en passant par la gestion douanière, le fret et la distribution finale - Rhenus offre des solutions supply chain globales, intégrées et agiles, adaptées à chaque client et à chaque marché.

En France, nos équipes accompagnent chaque jour les entreprises dans leurs enjeux logistiques, avec un esprit de service et une exigence de qualité alliant innovation, performance et respect de l'humain.

Dans le cadre d'un remplacement, Rhenus Logistics France recrute
un(e) Assistant(e) de Direction & Support Exécutif H/F.

Le poste est basé au sein de notre siège social situé à Vaulx-Milieu (38).

Vos principales missions seront :

- Auprès de la Direction Générale (DG) : Périmètre Warehousing Solutions WS

Secretariat pour le siège social, le centre administratif alsacien et les autres sites à la demande :

• Gèrer les agendas & planifie les réunions.
• Rédiger les comptes rendus, les notes/communications et mettre à jour l'organigramme,
• Gèrer les déplacements : organiser les déplacements du Comité de Direction et assurer un suivi (statistiques).
• Participer et assurer le suivi de certains budgets et plans d'actions.
• Réaliser certaines actions et tâches pour les services support WS.

Organisation d'évènements / séminaires :

• Rechercher et proposer des prestataires en vue des réunions/séminaires, assurer leur création dans SAP.
• Proposer des animations et les lieux adéquats permettant de réunir les collaborateurs.
• Anticiper et organiser le planning des actions à mener avant l'évènement.
• Assurer le suivi de la feuille de route / to do list.
• Alerter sur les écarts dans le planning et le budget.
• Se charger de l'organisation le jour de l'évènement. Gèrer les relations fournisseurs (devis, commandes, livraisons...).
• Se charger des achats auprès des prestataires et achèter les fournitures nécessaires aux manifestations internes/externes.

- Office Management du Siège : Périmètre SSO

Logistique des bâtiments et du siège :

• Vérifier au quotidien la propreté du bâtiment et gèrer les approvisionnements nécessaires à son bon fonctionnement.
• Gèrer la relation avec les entreprises de nettoyage, gèrer les contrôles qualité.
• Gèrer la relation avec les entreprises multi services.
• Effectuer le bon affichage des consignes et leur actualisation.
• Assurer une signalétique efficace et cohérente dans le bâtiment et sur les sites à la demande.
• Anticiper et proposer de nouveaux agencements de bureaux en fonction des besoins.
• Rechercher et contracter avec les artisans et intervenants nécessaires à la réalisation des travaux.
• Négocier les prix et assurer le suivi administratif (devis, commande, facture).
• Identifier les besoins en mobiliers de bureau.
• Sélectionner les prestataires et commander les mobiliers de bureau.
• Contrôler les travaux effectués et s'assurer de la satisfaction des utilisateurs.

Secretariat

• Mettre à jour des listes de diffusion Outlook et des coordonnées collaborateurs / sites (annuaire dans la Gestion documentaire)
• Gérer les courriers (réceptions, dispatch et envois)
• Intégration des collaborateurs : commander les EPI (polaire, chaussures) et leur renouvellement si besoin.
• Déplacements réguliers à prévoir en fonction des besoins / évènements sur nos sites en France.

What You Bring:

Voici ce que nous recherchons chez notre futur(e) collaborateur(trice) :

• Une formation BAC+3 minimum en Assistanat de Direction
• Une expérience significative de 5 ans sur un poste similaire
• Vous maîtrisez le Pack Office et avez un bon niveau en Français (rédaction)
• Vous avez un bon niveau d'anglais (niveau professionnel B2 minimum)
• Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, votre intégrité, votre réactivité, votre organisation ainsi que votre capacité relationnelle et rédactionnelle.

Le poste en bref

Poste
: Assistant(e) de Direction & Support Exécutif

Type de contrat
: CDI / Statut Cadre

Lieu
: Vaulx-Milieu (département 38)

Rémunération
: 35 à 40 K€ sur 13 mois selon profil et expériences

Démarrage souhaité
: Dès que possible

Avantages complémentaires :
Carte Ticket Restaurant, Covoiturage KAROS, Club Avantages Rhenus, Régime Mutuelle & Prévoyance, RTT...

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez Rhenus, nous croyons au potentiel de chacun et à la force du collectif.

En rejoignant notre groupe familial, vous intégrez une entreprise solide, humaine et tournée vers l'avenir, où confiance, évolution et engagement sont au cœur de notre culture.

Nous sommes fiers de promouvoir une culture inclusive et diversifiée. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Candidature

Pour postuler, veuillez nous faire parvenir votre CV accompagné d'une lettre de motivation détaillant votre intérêt pour le poste et les compétences que vous souhaitez mettre en avant.

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