Responsable du pôle administratif et financier H/F

Institution unique en France, créée en 1530 par François 1er, et sans équivalent à l'étranger, le Collège de France a pour mission de contribuer au développement et au progrès de la science et de la culture, de promouvoir la recherche et d'en diffuser les résultats. Il répond ainsi à une double vocation : être à la fois le lieu de la recherche la plus audacieuse et celui de son enseignement » dans tous les domaines des lettres, des sciences ou des arts ». Les enseignements sont délivrés sans condition d'accès et sans finalité de grade ou de diplôme.

Missions

Placé.e sous l'autorité du Directeur du patrimoine immobilier, vous serez responsable du pôle administratif et financier ; vous encadrerez une gestionnaire financière.

Vous aurez pour missions d'assister le Directeur en matière de pilotage administratif, RH et budgétaire de la direction (préparation et suivi du budget ; élaboration et suivi du plan pluriannuel d'investissement ; aide au pilotage administratif général, etc.) et d'assurer la réalisation et le suivi des actes et des documents à caractère administratif et financiers (exécution du budget dans l'outil financier, contribution à l'élaboration des marchés publics et à leur suivi, etc.).

Responsable d'un poste par nature transversal et stratégique, vous travaillerez en relation étroite avec les deux autres responsables de pôles de la DPI, ainsi qu'en liaison avec la Direction des affaires budgétaires et financières (DABF) de l'établissement, ainsi que, le cas échéant, avec l'Agence comptable.

Activités principales

Aide au pilotage stratégique

• Elaborer des projections pluriannuelles budgétaires relatives au schéma pluriannuel de stratégie immobilière (SPSI) et au Plan pluriannuel d'investissement (PPI) de l'établissement en matière immobilière (au-delà de 5 ans) en relation avec les hypothèses de réalisation opérationnelle et en étroite liaison avec la DABF
• Contribuer à la mise en place d'une ventilation analytique du budget immobilier par grandes missions et par centres de coûts (direction, laboratoires, etc.), en lien avec la DABF (contribution à la méthodologie définissant les clés de répartition par nature et activités, définition d'indicateurs physico-financiers, etc.)

Gestion financière et comptable

• Contribuer à l'élaboration du budget de la direction et au processus de dialogue de gestion
• Établir les tableaux de bord adaptés au pilotage du budget de la direction et au suivi de son exécution ; produire périodiquement les états budgétaires et financiers nécessaires au suivi de l'activité
• Superviser et réaliser les actes de gestion financière, en garantir la qualité et en assurer le suivi (saisie d'engagements juridiques et constatation des services faits dans le logiciel de gestion de l'établissement – ELAP, dans le respect des règles et procédures applicables)
• Produire et/ou collecter les données juridiques et financières prévues par les marchés et les procédures afférentes (pièces justificatives, factures, situations de travaux, etc.)
• Contribuer à l'analyse des coûts par la mise en place de processus et d'outils adaptés

Gestion administrative

• Proposer et définir des procédures et des outils de nature à améliorer la gestion de la direction
• Contribuer à l'élaboration des pièces des marchés publics relevant de la direction (marchés passés par l'établissement et marchés subséquents s'inscrivant dans le cadre de marchés interministériels ou pilotés par des centrales d'achats), assurer le suivi d'exécution des marchés et l'évaluation in itinere et ex pos
• Participer à l'instruction administrative des projets immobiliers (autorisations de travaux, demande de subventions…)
• Coordonner la gestion logistique de la direction
• Participer aux inventaires et à la gestion des stocks d'équipements de la direction
• Assurer la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la direction, notamment en termes de procédures administratives et financières et d'évolution de la règlementation ; informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
• Contribuer aux actions de communication de la direction
• Participer au suivi administratif RH des agents de la direction (plan de formation en particulier)
• Assurer le suivi des archives de la DPI en liaison avec le service des archives de la Direction des bibliothèques, des archives et collections (DBAC) de l'établissement
• Participer au niveau administratif aux missions transversales de la DPI, notamment en matière de développement durable

Vous justifiez d'une expérience confirmée sur un poste similaire et avez acquis une bonne connaissance du domaine concerné.

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires de catégorie A du corps des ingénieurs d'étude des ITRF ou équivalent, par voie de mutation ou de détachement. Il est également ouvert aux personnels contractuels ; la rémunération sera définie en fonction du profil et de l'expérience du candidat.

Vous pouvez retrouver ICI l'intégralité de l'offre

Modalités de candidature

Le dossier de candidature, constitué des documents suivants :

• Une lettre de motivation
• Un curriculum vitae précisant l'employeur et la situation statutaire
• Une fiche financière
• Une copie du dernier arrêté de promotion (le cas échéant)

Il doit être adressé dans un délai de 1 mois suivant la publication à la Direction des Ressources Humaines