Secrétaire administratif en charge du standard

Description du poste

Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille recrute un secrétaire administratif en charge du standard (H/F) à temps complet.

Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille est un établissement public autonome intervenant dans le champ de la protection de l'enfance et assure des missions d'accueil d'urgence (accueil – observation – évaluation - orientation).

Le secrétariat est le premier contact physique et/ou téléphonique auquel s'adressent les visiteurs du Centre de l'Enfance, il est donc garant de l'image du Centre et de ses valeurs. Le secrétaire éducatif H/F en charge du standard a pour fonction d'accueillir, d'orienter, d'assurer le traitement, la circulation de l'information et le suivi de l'activité concernant les services éducatifs et les personnes accueillies.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Tenue du standard

• Contrôle des entrées, sorties

• Accueil physique, téléphonique et orientation des visiteurs

• Réception des colis

• Enregistrement, tri, l'affranchissement du courrier

-Gestion des réservations des salles, des transports ...

• Suivi de l'activité des services éducatifs

-Suivi des effectifs de l'établissement et information de la direction :

• Mise à jour quotidienne de la liste des effectifs sur l'application hébergement et transmission hebdomadaire du tableau au Conseil départemental.

• Mise à jour hebdomadaire du tableau complet de suivi des effectifs

• Soutien administratif quotidien à l'activité éducative

• Réalisation de divers courriers pour la direction et chefs de services concernant les aspects éducatifs

• Mettre en page les rapports éducatifs et s'assurer de leur transmission

• Contrôle et archivage des dossiers éducatifs – responsable des archives éducatives

• Gestion de l'archivage des dossiers éducatifs (mise à jour du tableau de recollement, vérification de la bonne gestion des archives, archivage des dossiers centralisés au secrétariat (informations préoccupantes, mineurs non accompagnés…)

• Élaboration des trames documents administratifs des services éducatifs

• Aide à mise à jour des dossiers sil'ao

• Tâches administratives complémentaires

• Diffusion des notes d'information et de service

• Mise à jour et diffusion du tableau des astreintes et gardes

• Autres activités annexes :

• Participation au comité des fêtes et aide administrative à l'organisation des évènements

• Participation à la vie institutionnelle et du service

• Contribution à l'élaboration et la mise en œuvre du projet du service et du projet d'établissement

• Participation aux réunions de l'équipe administrative.

La rémunération est conforme au statut de la fonction publique hospitalière.

Le contrat à durée déterminée est de 6 mois renouvelable.

Le titre professionnel d'employé administratif et d'accueil et/ou une première expérience réussit dans un poste similaire serait un véritable atout.

L'établissement est ouvert 365 jours par an, les horaires du standard sont de 09h00 à 18h00 du lundi au samedi.

SAVOIR-FAIRE REQUIS

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes, physiquement ou par téléphone.

• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

• Faire preuve de réactivité, adapter son comportement à des situations évolutives

• Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

• Travailler en équipe / en réseau

• Utiliser les outils bureautiques (sil'ao, word, excel, …)

QUALITÉS PROFESSIONNELLES

• Communiquant

• Autonome

• Capacité d'adaptation

• Réactif

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 1 700,00€ à 2 000,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Horaires :

• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 1 700,00€ à 2 000,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel