Assistant du directeur du patrimoine et gestionnaire principale F/H

Environnement du poste :

Créée en 1857, Centrale Lyon figure parmi le top 10 des écoles d'ingénieurs en France. Elle forme plus de 3 000 élèves de 50 nationalités différentes sur ses campus de Lyon-Écully et de Saint-Étienne où est notamment implantée l'ENISE, son école interne. Ingénieurs généralistes, ingénieurs de spécialités, bachelors, masters et doctorants bénéficient de l'excellence de la recherche des 6 laboratoires labellisés CNRS présents sur ses campus. Son enseignement de très haut niveau lui permet de nouer des accords de doubles diplômes avec des universités prestigieuses et des partenariats de pointe avec de nombreuses entreprises. Autour des thématiques de sobriété, d'énergie, d'environnement et de décarbonation, Centrale Lyon entend répondre aux problématiques des acteurs socio-économiques sur les grandes transitions.

La Direction du Patrimoine de Centrale Lyon sur le campus de Lyon-Ecully est composée de 35 agents et s'articule autour de 3 pôles :

• Pôle de la logistique (accueil physique et téléphonique, nettoyage des locaux, gestion des accès, déménagements, gardiennage, véhicules, etc.) ;

• Pôle de l'exploitation et de la maintenance des bâtiments (maintenance préventive, curative, gestion des espaces verts, gestion des fluides, vérifications périodiques réglementaires, etc.) ;

• Pôle de la gestion et du développement du patrimoine (pilotage des opérations immobilières en maitrise d'ouvrage, maitrise d'oeuvre de petites et moyennes opérations, gestion des données patrimoniales, gestion patrimoniale).

Son budget annuel en fonctionnement est d'environ 3,5 M€.

Descriptif du poste :

Le poste d'assistant(e) du directeur du patrimoine et gestionnaire principal a pour mission d'assister la Direction du Patrimoine de Centrale Lyon dans la gestion administrative, la gestion financière et technique ainsi que le secrétariat du service afin de contribuer à la pérennité du patrimoine immobilier et à la bonne mise en œuvre de la politique immobilière durable de l'établissement.

Mission et activités :

Gestion financière :

-Rédiger les demandes d'achat (procédure d'engagement juridique) des opérations immobilières et pour le marché d'exploitation maintenance Chauffage Ventilation Climatisation.

-Assurer le traitement des factures (états d'acompte, décompte général définitif etc.) des opérations immobilières.

-Assurer le traitement de la facturation externe dans les cadre des conventions d'autorisation d'occupation temporaire de l'espace public (AOT).

Gestion administrative et technique  :

-Organiser, alimenter et mettre à jour les tableaux de suivi financier des opérations immobilières, des petites opérations de travaux ainsi que de chaque sous CR de la direction du patrimoine (en investissement et en fonctionnement).

-Organiser, alimenter et mettre à jour la base de données de dépenses des marchés de maintenance, du marché d'exploitation maintenance CVC et des travaux de gros entretien et renouvellement (GER).

Organiser, alimenter et mettre à jour les plannings généraux des opérations de travaux (opérations immobilières, petites opérations de travaux) et des marchés d'exploitation et de maintenance

Secrétariat :

-Secrétariat technique : tenue d'agenda de la Direction du Patrimoine, rédaction des compte-rendu des réunions hebdomadaires du service.

-Accueil physique et téléphonique de la Direction du Patrimoine.

-Elaborer et tenir le classement et l'archivage des dossiers (numériques et physiques) traités par la Direction du Patrimoine.

Activité secondaire : (Polyvalence, aide au service)

-Accomplir toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service en l'absence de la seconde gestionnaire.

Compétences attendues :

-Posséder une bonne expression orale et écrite.

-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

-Savoir hiérarchiser l'importance des courriers, des appels téléphoniques, des mails et des demandes de rendez-vous.

-Savoir rendre compte.

-Communiquer et faire preuve de pédagogie.

-Mettre en œuvre des procédures et des règles.

-Travailler en équipe.

-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.

Connaissances :

-Connaître les règles de base de la comptabilité publique et des marchés notamment dans le domaine des travaux.

-Modes de fonctionnement des administrations publiques.

-Environnement et réseaux professionnels.

-Techniques d'élaboration de documents.

-Techniques de communication.

Savoir être :

-Sens de l'organisation ;

-Sens critique ;

-Rigueur/fiabilité ;

-Réactivité ;

-Sens du service public ;

-Sens du relationnel.