Adjoint.e en gestion administartive et financière

Informations générales

Organisme de rattachement

Aix Marseille Université  

Référence

Date de début de diffusion

/01/2026

Date de parution

/01/2026

Localisation

Marseille

Intitulé long de l'offre

Adjoint-e en gestion administrative Gestionnaire administratif/administrative et financier-e

Date limite de candidature

05/02/2026

Employeur

Aix Marseille Université

Nature du contrat

CDD d'1 an

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Domaine / Métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Adjoint.e en gestion administartive et financière

Descriptif de l'employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo :

Descriptif du service

Sur le Campus Etoile au sein de l'INSPE, la personne recruté exercera ses missions à 50 % au Pôle Ressources et Moyens (PRM) et à 50 % au Pôle Recherche, Développement et Coopérations Internationales en Éducation (PRDCIE)

Le poste assure un service pour l'ensemble des communautés de l'Inspé : personnels BIATSS, enseignants, enseignants-chercheurs et étudiants.

Relations fonctionnelles régulières avec la Direction des Affaires Financières (DAF), l'Agence comptable, la Direction de la Commande Publique (DCP) et la Direction des Relations Internationales (DRI).

Description du poste

Activités Principales : 

· Assurer la gestion administrative et financière (dépenses et recettes) dans SIFAC.

· Apporter un appui technique, un rôle de conseil et d'expertise auprès des personnels de l'Inspé.

· Assurer le suivi administratif et financier de la Structure Fédérative de Recherche SFERE-Provence et de ses projets.

Gestion financière et comptable : 

· Réception et traitement des demandes d'achats des pôles et sites de l'Inspé.

· Saisie et suivi des engagements, services faits, commandes d'achat et de vente, factures de vente (budgets recherche, pédagogiques et bâtimentaires).

· Suivi et exécution des recettes.

· Établissement de devis, suivi des commandes, réception des livraisons et relances fournisseurs.

· Suivi financier des centres financiers du périmètre (restes à livrer, restes à facturer).

· Traitement des régularisations comptables en lien avec l'agence comptable (workflows, soldes de commandes).

· Création et mise à jour des fournisseurs et agents dans SIFAC.

· Veille réglementaire et diffusion des informations relatives aux procédures comptables.

Missions et déplacements : 

· Réception, contrôle et validation des ordres de mission (transport, hébergement) via NOTILUS.

· Accompagnement des usagers dans leurs démarches.

· Traitement des autorisations d'absences à l'étranger.

· Participation à la continuité de service en cas d'absence des autres gestionnaires.

Mobilités et relations internationales :

· Suivi administratif des mobilités étudiantes entrantes et sortantes.

·  Mise à jour des données des étudiants en mobilité.

·  Participation à l'organisation des sessions d'information dédiées.

SFERE-Provence et activités de recherche :

·  Instruction et suivi des dossiers de gestion courante de la SFERE-Provence.

·  Relance des interlocuteurs internes et externes.

·  Organisation des instances : Conseils de Fédération, Conseils Scientifiques,

Conseils Scientifiques restreints :

· Veille et diffusion des appels à projets, appels à communications et appels à contributions en recherche en éducation.

· Organisation logistique des événements scientifiques (réservation de salles, commandes de prestations, coordination des déplacements des intervenants).

Diffusion des informations relatives aux événements

Conditions particulières d'exercice

Affectation : 

50% sur le Pôle Ressources et Moyens (PRM)

50% sur le Pôle Recherche, Développement et Coopérations Internationales en Éducation (PRDCIE)

Descriptif du profil recherché

Connaissances et savoirs : 

· Connaissance de l'environnement universitaire.

·  Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

·  Capacité à élaborer des documents administratifs et financiers clairs et fiables.

· Techniques d'accueil téléphonique et physique.

·  Anglais : niveau élémentaire à intermédiaire (A1–A2).

·  Maîtriser les outils bureautiques courants.

·  Appliquer les règles et procédures financières avec rigueur.

·  Accueillir les usagers, recueillir et transmettre les informations.

·  Enregistrer, classer et suivre les documents administratifs.

·  Travailler en équipe et en interaction avec de multiples interlocuteurs.

·  Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.

·  Sens aigu de l'organisation et gestion des priorités.

·  Réactivité et capacité d'adaptation.

·  Qualités relationnelles et sens du service.

. Respect strict de la confidentialité.

. Rigueur, fiabilité et autonomie dans le travail

Temps plein

Oui

Informations complémentaires
Informations complémentaires

Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionns, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents

Télétravail possible

Non

Management

Non

Localisation du poste

Europe, France, Provence-Alpes-Côte-D'Azur, Bouches du Rhône (13)

Géolocalisation du poste

52 Avenue Escadrille Normandie-Niémen 13013 Marseille

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

INSPE - Faculté des Sciences Saint Jèrome

Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Débutant

Langues

Anglais (Intermédiaire ou de survie)

Compétences attendues

· Connaissance de l'environnement universitaire.
· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
· Capacité à élaborer des documents administratifs et financiers clairs et fiables.
· Techniques d'accueil téléphonique et physique.
· Anglais : niveau élémentaire à intermédiaire (A1–A2).
· Maîtriser les outils bureautiques courants.
· Appliquer les règles et procédures financières avec rigueur.
· Accueillir les usagers, recueillir et transmettre les informations.
· Enregistrer, classer et suivre les documents administratifs.
· Travailler en équipe et en interaction avec de multiples interlocuteurs.
· Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.
· Sens aigu de l'organisation et gestion des priorités.
· Réactivité et capacité d'adaptation.
· Qualités relationnelles et sens du service.
. Respect strict de la confidentialité.
. Rigueur, fiabilité et autonomie dans le travail

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Date de vacance de l'emploi

01/11/2025

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

job-ref-

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