Responsable coordination generale et technique des evenements f/h

Le GrandPalaisRmn recherche pour son service coordination opérationnelle et technique des événements, expositions et auditoriums :

Un responsable de la coordination générale et technique des événements et des expositions (F/H) en CDI

Le service coordination opérationnelle et technique des événements, expositions et auditoriums coordonne et permet la mise en œuvre opérationnelle et technique de l'ensemble des manifestations prévues dans le Grand Palais (événements privés ou publics, expositions, manifestations culturelles produites ou coproduites par la Rmn-GP), dans ses différents espaces (galeries, Nef, auditoriums, espaces d'accueil…). Pour cela, le service est en relation avec l'ensemble des organisateurs de manifestations d'une part, et d'autre part avec toutes les directions et services contributeurs au bon fonctionnement du Grand Palais (ex : sûreté-sécurité incendie, maintenance bâtimentaire, billetterie.

Le responsable de la coordination générale et technique des événements et des expositions (F/H) sous l'autorité des chefs du service coordination générale technique et logistique des événements et des auditoriums, prépare et planifie, l'accueil des événements et des expositions tant internes qu'externes. En tant que garant de la bonne tenue de ces manifestations dans les espaces du Grand Palais, elle /il est l'interlocuteur privilégié de l'organisateur (client événementiel professionnel ou non, interne ou externe) et assure la coordination générale, technique et logistique des événements, en lien avec l'ensemble des expertises Grand Palais nécessaires. En maîtrise du cahier des charges et des limites des installations techniques, elle/il conseille les clients organisateurs et alerte sur les sujets techniques. En sa qualité de chef-fe de projets opérationnels, elle/il s'assure que l'ensemble des intervenants concernés (GrandPalaisRmn, prestataires, organisateurs) est intégré au projet et fournit les prestations, actions, attendues. Elle/Il pilote la prestation externalisée de la régie d'accueil. Enfin elle/il assure une veille technique et est force de proposition pour faire évoluer le lieu.

PREPARER ET PLANIFIER L'ACCUEIL DES EVENEMENTS AU GRAND PALAIS ET PONCTUELLEMENT DES PRIVATISATIONS

• Evaluer, en phase projet l'adaptation, au site et la cohérence générale du projet, en lien avec les directions concernées
• Organiser, planifier et animer les réunions préparatoires à la tenue des événements
• Mettre en forme et définir, en lien avec les prestataires et le service administratif, la valorisation de l'ensemble des prestations fournies par la GrandPalaisRmn ou ses prestataires (sûreté-sécurité, prestations techniques bâtimentaires…) et en transmettre le coût estimatif aux interlocuteurs concernés dans le respect des délais, notamment pour permettre la bonne commercialisation des espaces
• Assurer les visites des espaces et les repérages, recommander des solutions (scénographiques, graphiques, esthétiques, techniques…)
• Communiquer les informations techniques et logistiques nécessaires à l'exploitation des espaces occupés
• Proposer des prestations techniques nécessaires à l'exploitation des espaces, apporter un avis technique sur les installations au regard du bâtiment et des moyens techniques disponibles et proposer des solutions permettant la tenue des événements, sans compromettre et en garantissant le respect du cahier des charges techniques de l'espace (CCTG, CCSI)
• Solliciter le Service Technique du Grand Palais pour identifier des solutions ou valider des dispositifs techniques en limite du cahier des charges
• Etre capable de réaliser des plans sommaires d'implantation
• Définir les besoins en matière de prestations de régie d'accueil
• Faire respecter les réglementations applicables, l'intégrité du lieu, et les accords contractuels des événements accueillis

ASSURER LA COORDINATION GENERALE TECHNIQUE ET L'EXPLOITATION DES EVENEMENTS

• Centraliser et mettre à jour le calendrier des événements dans l'outil de gestion et planification des espaces et, si nécessaire, dans l'outil de gestion des flux logistiques
• Être le référent opérationnel en interne des événements organisés par la GrandPalaisRmn et veiller à la bonne circulation de l'information entre les différents intervenants (prestataires, services ou directions)
• Rédiger, en lien avec l'organisateur, le déroulé de l'événement et en assurer la diffusion auprès des personnes concernées
• Coordonner avec le directeur technique des événements, ou équivalent, le planning des livraisons et reprises ainsi que les flux de visiteurs
• Gérer la co-activité événementielle : Communiquer en interne le calendrier des événements, et s'assurer que chaque événement puisse s'installer et/ou se dérouler sans porter de nuisance à l'autre
• Garantir la bonne tenue opérationnelle et technique des manifestations dans les espaces, Veiller à faire respecter les clauses du cahier des charges techniques et générales et informer s'il y a lieu des incohérences
• Coordonner les relations entre le service technique centralisé de la DPIS, les prestataires techniques et le client
• Organiser et participer aux débriefs de chaque manifestation et et en faire le compte-rendu en faisant remonter le cas échéant les dysfonctionnements opérationnels
• Passer les commandes de matériels divers lorsque cela est nécessaire
• Gérer en lien avec la DPIS la coordination travaux/ événements

PILOTER LA PRESTATION EXTERNALISEE DE REGIE D'ACCUEIL

• Contribuer à l'analyse des besoins et à leur rédaction puis au suivi de leur exécution
• Participer à la rédaction des CCTP
• Préparer les commandes liées à l'activité de régie d'accueil, contrôler les prestations et valider le service fait
• Participer aux réunions de suivi des prestations
• Veiller au respect des clauses des contrats des prestataires
• Etablir les consignes au prestataire régie d'accueil pour chaque événement

ASSURER LA VEILLE TECHNIQUE, ETRE FORCE DE PROPOSITION POUR FAIRE EVOLUER LE LIEU

• Reporter les dysfonctionnements techniques et dégradations constatés sur le site du Grand Palais auprès des services de la DPIS
• Faire des recommandations
• Rédiger les cahiers des charges et les fiches techniques avec mises à jour régulières
• Rédiger les consignes d'utilisation des équipements spécifiques du bâtiment,
• Organiser les états des lieux entrée / sortie
• Constater les dégradations signalées par la régie d'accueil et informer les services compétents pour intervention
• Proposer des aménagements des espaces afin d'en optimiser l'accueil et l'exploitation

Issu(e) d'une formation en régie technique du spectacle ou équivalent, vous justifiez d'une expérience confirmée d'au moins cinq ans dans le domaine de l'organisation et du management événementiel, acquise en régie, en production ou en agence événementielle.

Vous disposez d'une bonne maîtrise de la réglementation applicable à ce secteur et veillez au respect des règles de sûreté et de sécurité des biens et des personnes. Doté(e) d'une bonne capacité rédactionnelle, vous savez préparer un dossier préalable à une prise de décision et rédiger un dispositif technique et son estimation financière.

Votre solide connaissance des métiers du spectacle (son, lumière, vidéo, structures : gradins, scènes) et de l'événementiel (salons, congrès...) vous permet de proposer des solutions techniques, scénographiques, graphiques et esthétiques adaptées à chaque projet.

Reconnu(e) pour votre aisance relationnelle, vous savez fédérer les équipes, travailler efficacement en binôme, en collectif ou en réseau, tout en faisant preuve de diplomatie, d'écoute et de respect envers vos partenaires et clients.

Vous appréciez votre rôle de conseil, faites preuve d'initiative et êtes force de proposition dans la mise en œuvre de vos missions. Votre sang-froid et votre esprit de débrouillardise vous permettent de réagir rapidement face aux imprévus, en apportant des solutions techniques et scénographiques pertinentes, tout en gérant les situations stressantes avec calme et professionnalisme.

À l'aise en anglais, à l'écrit comme à l'oral, vous êtes une personne autonome, réactive, rigoureuse et organisée. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel) ainsi que les logiciels de conception de plans (DWG, SketchUp).

CARACTERISTIQUES DU POSTE

• Disponibilité pour s'adapter au rythme des événements sur le site : possibilité de travail le week-end, les jours fériés ou en nocturne, ponctuellement,
• Permanences à assurer le week-end au Grand Palais et certains jours fériés, par roulement avec d'autres responsables,
• Assurer des astreintes téléphoniques hebdomadaires par roulement,
• Poste éligible au forfait en jours.

VOTRE CANDIDATURE : Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales