Assistant(e) de scolarité – Chargé(e) d'accueil

Informations générales

Organisme de rattachement

École d'économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse – TSE  

Référence

Date de début de diffusion

/01/2026

Date de parution

/01/2026

Date de fin de diffusion

/02/2026

Localisation

Toulouse

Intitulé long de l'offre

Assistant(e) de scolarité – Chargé(e) d'accueil

Date limite de candidature

05/02/2026

Employeur

Ecole d'économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse - TSE

Nature du contrat

CDD de 3 ans

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Domaine / Métier

Enseignement et Formation - Gestionnaire de scolarité

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Assistant(e) de scolarité – Chargé(e) d'accueil

Descriptif de l'employeur

L'École d'économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse – TSE est depuis le 1er janvier 2023 un grand établissement (art. L.717-1 du code de l'éducation). Ce nouveau statut consacre un modèle original qui fait usage des souplesses de gestion autorisées par les évolutions récentes de la règlementation pour soutenir la compétition internationale en matière de recrutement de talents : enseignants-chercheurs et étudiants. L'École TSE est ainsi un établissement autonome, établissement-composante de l'Université Toulouse Capitole, devenue établissement public expérimental (EPE).

L'École TSE est partie prenante du campus de l'Université Toulouse Capitole. Implantée au cœur de la ville de Toulouse, elle accueille environ 2500 étudiants et plus de 150 enseignants-chercheurs dans les domaines de l'économie, des mathématiques et des sciences sociales quantitatives.

Éminemment tournée vers l'international et avec une forte culture de l'excellence, elle est particulièrement attentive aux conditions de travail de son personnel. Ainsi, par-delà les actes de gestion RH, la Direction RH se place comme un levier de développement où attractivité et fidélisation des talents sont les piliers de notre action quotidienne.

Descriptif du service

Le poste est positionné au niveau de l'Accueil étudiants du Pôle Formation composé de 2 personnes. Il est placé sous l'autorité du secrétaire général du Pôle Formation. Plusieurs tâches ci-dessous se réalisent en binôme. Les assistant(e)s de scolarité chargé(e)s d'accueil assurent un appui aux services du Pôle Formation notamment en charge de la scolarité. Ils sont les interlocuteurs privilégiés des étudiants pour un premier niveau d'assistance et d'accompagnement, mais également dans le recueil de leurs remarques à
travers les réunions de délégués et conseils pédagogiques. Enfin, ils assistent aux travaux des commissions relatives à la vie étudiante et sont associés aux actions sur ce périmètre.

Description du poste

Mission 1 : Assurer l'accueil et des tâches administratives

• Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
• Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
• Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin
• Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais
  notamment
• Participer à l'organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…)
• Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
• Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants,
  traduction de certains documents à l'attention des étudiants étrangers en anglais)

Mission 2 : Assurer l'accueil et la relation aux étudiants

• Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
• Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures
  dédiées

Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation

• Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d'activité
• Assurer un support logistique lors de l'organisation d'évènements en lien avec les étudiants
• Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions des conseils de perfectionnement, y assister en vue d'en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais)
• S'assurer de la mise à disposition d'une information de référence à jour
• Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
• Centraliser les annales d'examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
• Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole)

Conditions particulières d'exercice

Points Forts :

• Travail au sein d'équipes engagées et solidaires au bénéfice de l'enseignement et de la recherche
• Formation des personnels
• Prise en charge partielle des frais de transport à hauteur de 75%

Conditions d'exercice favorables :

• 41 jours de congés et 15 jours de RTT pour une année universitaire complète
• Télétravail possible
• Cadre de travail en centre-ville avec parking
• Transports en commun à proximité
• Activités sportives variées et moments de cohésion

Descriptif du profil recherché

Les savoirs

• Connaître les textes régissant l'activité (modalités de contrôles des connaissances, actes…)
• Connaître la fonction de scolarité dans une université et son cadre réglementaire
• Connaître le fonctionnement de l'Ecole TSE et de l'Université Toulouse Capitole

Les savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les applications de gestion de scolarité APOGEE, ADE-CAMPUS
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et présenter des aptitudes autour du web
• Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions
• Savoir gérer l'imprévu et les pics d'activité (périodes d'examens notamment) et prioriser
• Savoir organiser son travail et gérer les urgences
• Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Les savoir être comportementaux

• Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité
• Autonomie, sens de l'écoute, rigueur, curiosité, prise d'initiative
• Aptitude à travailler dans l'urgence. Pics d'activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires

Tendances d'Évolution

• Développement de la vie étudiante au sein de l'Ecole

Temps plein

Oui

Rémunération fonctionnaires

2025€ brut mensuel

Rémunération contractuels (en € brut/an)

24300€ brut annuel

Informations complémentaires
Télétravail possible

Oui

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Haute Garonne (31)

Géolocalisation du poste

1, Esplanade de l Université 31080 Toulouse

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

1, Esplanade de l Université 31080 Toulouse

Date de vacance de l'emploi

01/02/2026

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

Contact 1

Jean-Jacques PEREZ - jean-

---