Assistant(e) de scolarité – Chargé(e) d'accueil

il y a 23 heures

Esplanade de l Université Toulouse, France Toulouse School of Economics Temps plein


Vos missions en quelques mots

Mission 1 : Assurer l'accueil et des tâches administratives

  • Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
  • Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
  • Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin
  • Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais
    notamment
  • Participer à l'organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…)
  • Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
  • Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants,
    traduction de certains documents à l'attention des étudiants étrangers en anglais)


Mission 2 : Assurer l'accueil et la relation aux étudiants

  • Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
  • Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures
    dédiées

Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation

  • Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d'activité
  • Assurer un support logistique lors de l'organisation d'évènements en lien avec les étudiants
  • Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions des conseils de perfectionnement, y assister en vue d'en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais)
  • S'assurer de la mise à disposition d'une information de référence à jour
  • Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
  • Centraliser les annales d'examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
  • Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole)


Profil recherché

Les savoirs

  • Connaître les textes régissant l'activité (modalités de contrôles des connaissances, actes…)
  • Connaître la fonction de scolarité dans une université et son cadre réglementaire
  • Connaître le fonctionnement de l'Ecole TSE et de l'Université Toulouse Capitole

Les savoir-faire opérationnels

  • Maîtriser les applications de gestion de scolarité APOGEE, ADE-CAMPUS
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et présenter des aptitudes autour du web
  • Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions
  • Savoir gérer l'imprévu et les pics d'activité (périodes d'examens notamment) et prioriser
  • Savoir organiser son travail et gérer les urgences
  • Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)


Les savoir être comportementaux

  • Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité
  • Autonomie, sens de l'écoute, rigueur, curiosité, prise d'initiative
  • Aptitude à travailler dans l'urgence. Pics d'activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires

Tendances d'Évolution

  • Développement de la vie étudiante au sein de l'Ecole


Localisation

Localisation : 1, Esplanade de l Université 31080 Toulouse
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  • Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
  • Flèche haut : déplacer la carte vers le haut


Éléments de candidature

Personnes à contacter

Jean-Jacques PEREZ - jean-

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    Toulouse, France Cityone - Accueil Temps plein

    Entreprise Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est aujourd’hui un groupe indépendant et leader des métiers de l’accueil. Poste City One accueil Occitanie recrute un(e) chargé(e) d'accueil en CDI pour un de ses clients situé à Montaudran **Missions**: - Accueillir, orienter et informer les visiteurs, prestataires et collaborateurs. -...

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    Toulouse, France Condé Temps plein

    **À propos du poste** Nous recherchons un chargé ou une chargée d'accueil pour rejoindre notre équipe en mi-temps. Dans ce rôle clé, vous serez le premier point de contact pour nos étudiants, enseignants et visiteurs. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion des opérations administratives et l'accueil des personnes au sein de notre...

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    Saint-Bonnet-de-Mure, France CO Accueil Temps plein

    Chez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse. Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience clients chaleureuse, professionnelle et qualitative. Commencez l’aventure City One ! **Descriptif du poste** City One Accueil recherche un/e **chargé/e d'accueil** dans le cadre d'un...

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    Toulouse, France Université de Toulouse Temps plein

    Un établissement d'enseignement supérieur recherche un(e) gestionnaire de scolarité pour assurer diverses tâches administratives et pédagogiques. Le rôle inclut l'accueil des étudiants, la gestion des inscriptions, et l'organisation des examens. Les candidats doivent avoir au minimum un Bac et montrer des compétences en gestion administrative. Une...

  • Chargé(e) du support aux technologies de l'information et de la communication pour l'enseignement

    il y a 22 heures

    , Esplanade de l Université Toulouse, France Toulouse School of Economics Temps plein

    Vos missions en quelques motsMission 1 : Accompagnement des équipes pédagogiquesAssistance à l'utilisation et à l'installation de matériels audiovisuels (vidéoprojecteurs, tableaux interactifs,systèmes de captation, tablettes numériques, etc.) et de plateformes numériques (Moodle, Zoom, BBB, etc.)Intervention pour la mise en service, le paramétrage...

  • Chargé(E) D'exploitation

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    Toulouse, France Cityone - Accueil Temps plein

    Entreprise Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est aujourd’hui un groupe indépendant et leader des métiers de l’accueil. Poste Sous la responsabilité de la Responsable d'Exploitation, vous serez en charge de la mise en place et du suivi des prestations d’accueil en entreprise chez nos clients situés en Occitanie. - La gestion des...

  • Assistant(E) Polyvalent(E)

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    Toulouse, France SAM RETAIL FRANCE Temps plein

    **Rejoignez une équipe dynamique et bienveillante au cœur de l’innovation sensorielle !** **Qui sommes-nous ?** Au sein du laboratoire de Toulouse, la société SAM Sensory and Consumer Research, appartenant au groupe Eurofins, réalise des tests consommateurs : nous recueillons l’avis des consommateurs sur différents types de produits qu’ils...