assistant accueil administratif

LE POSTE

Filiale du groupe PELLENC depuis 2014, la société PERA PELLENC est spécialisée depuis près de 130 ans dans la conception, la fabrication et l'installation de matériel vinicole et d'équipements pour la vinification (conquêts de réception, égrappoirs, fouloirs, pressoirs, filtres, équipements de désalcoolisation…).
Notre offre est complète : du conseil stratégique à la conception, la fabrication, l'installation, le SAV et les mises en route. Nous accompagnons nos clients dans l'optimisation des process vinicoles en apportant des solutions globales et en proposant des installations sur-mesure.
Pour en savoir plus :

► LES MISSIONS
Basé(e) sur notre siège social à Florensac (département 34), vous serez chargé(e) au quotidien de l'
accueil physique et téléphonique
ainsi que de la
réalisation des tâches administratives courantes
.

A Ce Titre, Vos Missions Seront Notamment De

• Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
• Assurer le secrétariat : photocopies, reliures, scans, achats de consommable bureau, classement... ;
• Traiter la réception et l'expédition des opérations de courrier / colis ;
• Assurer les réservations de salles ;
• Traiter les demandes lors de la réception des appels téléphoniques/emails adresse générique Pera Pellenc pour transmission aux personnes concernées ;
• Gérer le planning de réservation et remettre aux demandeurs les véhicules réservés ;
• Assurer la gestion et le suivi des contraventions ;
• Assurer la gestion des cartes essence, des cartes autoroutes, des vignettes assurance et des vignettes Crit'air pour les véhicules ;
• Déclarer les sinistres véhicules auprès des assurances ;
• Organiser les rendez-vous auprès des réparateurs automobiles (sinistres, révisions…) ;
• Réserver les déplacements (billets d'avion, hôtels, locations de véhicules…) en fonction des demandes et réaliser les formalités administratives afférentes ;
• Apporter un soutien administratif en cas de besoin auprès des différents services ;
• Assurer la remontée des informations auprès des personnes concernées (remplissage de tableaux de bord …) ;
• Selon les besoins, apporter une aide administrative ponctuelle pour établir les devis, les bons de commande, les factures de vente.

► LES INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

• Début du contrat : au plus tôt
• Salaire : selon profil et expérience, entre 2000€ et 2200€ bruts mensuels
• Localisation : Basé à Florensac dans l'Hérault

LE PROFIL RECHERCHÉ

Vous justifiez d'une première expérience sur un poste similaire.

Vous pratiquez les langues étrangères (anglais/espagnol).
Vous avez le
sens des priorités
et vous faites preuve de
réactivité
.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous appréciez la
polyvalence des tâches.
LES EXPERTISES NÉCESSAIRES

• Pratique de langues étrangères (anglais, espagnol…)
• Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique
• Compétences en méthodes de classement et d'archivage
• Maîtrise du Pack Office et notamment d'Excel
• Compétences dans l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise…)
• Connaissances des règles et processus liés à l'ADV (devis, commandes, facturation…)

LES QUALITÉS QUI GARANTISSENT VOTRE SUCCÈS

• Sens du service
• Confidentialité
• Bonnes capacités de communication
• Aisance relationnelle
• Esprit d'équipe et d'entraide