Secrétaire Médico-Administratif

Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire dispose de 1007 lits et plus de 3000 agents répartis sur plusieurs sites. L'établissement assume une mission de service public de soins, en conjuguant offre de proximité et niveau de technicité reconnu dans les activités de médecine, de chirurgie, d'obstétrique et de soins aux personnes âgées ainsi qu'une mission de formation (Aide-Soignant/Infirmier).

Ses services sont répartis en pôles.

Le CHSN est en direction commune avec le CH de Savenay et l'hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic

2 postes vacants de Secrétaires Médico-Administratifs (SMA) (H/F) en Imagerie Médicale à 100% et 80% sont à pourvoir dès que possible.

Activités principales:

Accueil, admissions/facturation:

-Accueil physique des patients, des familles

-Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

-Saisie des données administratives pour la facturabilité des dossiers

-Vérification des informations administratives concernant le patient dans le respect de l'identitovigilance

Programmation:

-Accueil téléphonique

-Prise de rendez-vous, planification/programmation des examens d'imagerie externes (sur la base des protocoles)

-Gestion des rendez-vous d'imagerie des patients hospitalisés, gestion des prescriptions connectées

Bureautique:

-Envoi des résultats d'examens

Particularités du poste:

-Postes nécessitant des compétences médicales et administratives de Secrétaire

-Planning organisé dans le cadre d'un secrétariat médico-administratif

-Le/la secrétaire médico administratif/ve « tourne » sur plusieurs postes de travail (cf. détails ci- après)

Relations professionnelles:

Responsabilité hiérarchique: coordinatrice des secrétariats médico-administratifs

Responsabilité fonctionnelle: cadre supérieur du pôle et par délégation le cadre de santé responsable du service, cellule admissions facturation

Relations les plus fréquentes: Equipe médicale et soignante, usagers, autres différents secrétariats du CH, référente des secrétariats médico-administratifs, référent RIS, services techniques, service informatique.

Conditions particulières d'exercice:

Postes de travail:

• Postes d'accueil: accueil physique, admissions/facturation

• Postes de programmation, prise de rendez-vous physique (PDR)

• Postes de programmation, prise de rendez-vous téléphoniques (PDR)

-11 postes de travail à assure quotidiennement

-Rotation quotidienne des SMA sur chaque poste

Lieu d'exercice des fonctions:

-A la Cité sanitaire

Horaires de travail actuels:

-Sur la base de 37h30 hebdomadaire – 7h30 par jour – 15 RTT

-Les horaires intègrent 30 minutes de repas

Exigence du poste:

-Avoir une formation de secrétaire médicale et/ou expérience.

-Poly-compétences de SMA

-Savoir faire preuve de discernement par l'analyse du contexte

-Etre en capacité de prendre des initiatives (en respectant son champ de compétences)

-Savoir enregistrer les messages, transmettre et retransmettre les informations aux différents intervenants du service (médecins, cadre de santé, MER, aides-soignants…)

-Avoir le sens du travail en équipe, mettre en œuvre des qualités relationnelles envers les différents collègues

-Mettre en œuvre une écoute attentive, rester calme et souriant(e) quelque soit la charge de travail et la situation

-Faire preuve de rigueur et d'organisation

-Respecter le secret professionnel et faire preuve de discrétion

-Connaitre l'outil informatique et les différents logiciels métiers (X-PLORE, GAM…)

-Utiliser la messagerie électronique, l'Intranet et Internet

-Respecter les règles de fonctionnement du service et du temps de travail

Connaissances requises (savoir-faire requis):

-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

-Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail

-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

-S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

-Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

-Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

-Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

-Rendre les dossiers administratifs facturables

-Savoir être force de propositions

Connaissances associées:

Connaissances opérationnelles:

-Accueil téléphonique

-Communication / relations interpersonnelles

-Bureautique

-Droit des usagers du système de santé

-Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Connaissance générale:

-Réglementation des archives

Connaissances approfondies:

-Secrétariat

-Vocabulaire médical

Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l'équipe. (ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l'envoi de votre candidature)