Office manager

antvoice et Atelier Germain recherchent leur RAF / Office Manager (CDI partagé) : envie de rejoindre des aventures dynamiques, diverses et passionnantes ?

La particularité de cette offre : contribuer au développement de 2 entreprises dynamiques (poste partagé).

À propos d'antvoice et d'Atelier Germain

Atelier Germain est une agence d'architecture intérieure engagée, basée entre Paris et le Bassin d'Arcachon.

Leur philosophie : imaginer des projets uniques, qui reflètent la personnalité de chaque client. Ils défendent une approche holistique et sur-mesure, où l'esthétique rencontre la fonctionnalité, toujours en cohérence avec les besoins et le budget de leurs clients (Accor, Groupama immobilier, B2C, …).

antvoice est un expert de la publicité digitale assistée par l'IA. Nous accompagnons les annonceurs (Accor, B&B Hotels, Fortuneo, Xpeng, …) à optimiser leurs investissements digitaux sur l'open web grâce à une solution innovante, en France et en Europe.

Atelier Germain et antvoice grandissent, tout comme leurs besoins en pilotage administratif et financier.

Nous croyons à l'agilité, à l'efficacité, à l'exigence ... et à la bonne humeur au quotidien.

Nous recherchons aujourd'hui un(e) Responsable Administratif et Financier / Office manager, prêt(e) à s'impliquer à nos côtés.

Tes missions

En tant que Responsable administratif et financier / Office manager, tu seras rattaché(e) directement au CEO de chacune des entreprises et tu auras pour missions :

1 - Finance / compta : 

• Préparation de la comptabilité mensuelle et de la clôture, avec Pennylane
• Relation avec l'expert-comptable
• Gestion du P&L mensuel et des principaux KPIs
• Gestion de la facturation et de la trésorerie, des relances clients, …
• Gestion des déclarations fiscales (TVA, IS, CVAE, DEB, etc.) en lien avec le cabinet comptable

2 - RH : 

• Préparation des payes gérées par le cabinet social
• Gestion des entrées / sorties, le happyness de la team (events, ...), des congés, …
• Gestion des formations (OPCO), etc.

3 - Locaux : 

• Gestion opérationnelle des locaux (intervenants, fournitures, etc.)
• Gestion des sous-locataires

4 - Admin et juridique : 

• Suivi administratif global : documents corporate, archivage, conformité légale
• Assistance au CEO sur les sujets opérationnels transverses (reportings, documents, organisation interne)
• Référent interne sur les questions administratives courantes

Ces missions porteront sur antvoice (60% du temps, soit 3 jours par semaine) et sur Atelier Germain (40% du temps, soit 2 jours par semaine)

Les 2 entreprises sont dans les mêmes locaux, rue du Sentier à Paris.

Tu seras donc nécessairement un profil agile aimant la diversité des missions

Ton profil justement

Les qualités recherchées sont :

• Expérience en tant que RAF ou Office manager senior ou bras droit de CEO
• Expérience : 3 à 6 ans
• Idéalement école de commerce / Bac+5
• Parfaite maîtrise de la comptabilité et de la finance (construction de P&L, de BP, …) + maîtrise de Pennylane
• Rigueur, forte capacité à prioriser et sens profond de l'organisation
• Agilité et autonomie
• Sens de la communication, de la diplomatie et fort esprit d'équipe
• Qui aime / connaît les PME et idéalement les start-ups, avec une vision entrepreneuriale. Encore mieux si des opérations corporates ont déjà été gérées (levée, M&A, …)
• Dynamisme, proactivité et sens de l'initiative
• Maîtrise professionnelle de l'anglais
• À l'aise dans un environnement entrepreneurial en mouvement
• Le tout avec rigueur ... sans jamais se prendre trop au sérieux

Ce qu'on t'offre

• Une collaboration humaine et stimulante
• De la flexibilité et de l'autonomie
• Un accompagnement direct par les CEO
• Package : 40 à 50 K€ / an au total
• Tickets restaurants et RTT chez antvoice
• Mutuelle prise en charge partiellement
• 50% de télétravail (présentiel 2 à 4 jours selon les semaines à Paris)

Contrat : CDI (2 contrat à temps partagé)

Possibilité d'avoir un 4/5ème (2 jours par entreprise par semaine)

Début : asap