Assistant(e) Opérationnel(le)

La société, HARMONIE HABITAT est une Entreprise Sociale pour l'Habitat de 100 collaborateurs gérant un patrimoine de plus de 8000 logements sur le département de Loire-Atlantique.

Harmonie habitat est une société membre du Groupe Arcade-VYV.

Né du partenariat entre le Groupe Arcade, acteur reconnu du monde Hlm, 4ème bailleur social national, et le Groupe VYV, numéro 1 du secteur mutualiste en France, le Groupe Arcade-VYV réunit les expertises de l'habitat et de la protection sociale dans un modèle unique et innovant d'habitat social au service du mieux vivre, fort de la conviction qu'on peut améliorer la vie par l'habitat.

Présent dans la quasi-totalité des régions françaises, le Groupe Arcade-VYV regroupe en son sein tous les métiers de l'immobilier. Grâce à l'action de ses entreprises (esh, coopératives, sacicap) toutes fortement ancrées dans les territoires, et de ses 2.100 collaborateurs, le Groupe possède 300 résidences services, gère logements sociaux, loge plus de personnes et construits 5.000 nouveaux logements chaque année pour le locatif et l'accession à la propriété.

Au sein du service Valorisation du Patrimoine, le/l'Assistant.e Opé prend en charge la gestion et le suivi administratif du service.

Il/elle aura la charge d'assister les Chargés et Responsable d'opérations dans la conduite des projets de maintenance, de réhabilitation et de sinistre DO.

• DESCRIPTION ACTIVITES/MISSIONS:

Gestion administrative liée à l'organisation du service  Valorisation du Patrimoine

ð  Assurer l'assistanat administratif du service (accueil physique et téléphonique, planning, réunions courriers, classement, archivage …).

ð  Aider à la rédaction des documents de présentation, de notes et de compte-rendus de réunions et comités de pilotage

ð  Saisie, mise en forme et mise à jour de documents

ð  Mettre à jour les tableaux de bord et bases de données du service

ð  Assurer la veille administrative et le suivi des échéances relatives à chaque opérations et relances nécessaires

ð  Participer à la communication interne et externe du service en lien avec le service communication

ð  Participer à la préparation des temps festifs du service en appui du service communication (inaugurations, goûters de chantier…) y compris la mise en place et l'organisation sur site le jour J.

Suivi administratif des opérations de réhabilitation et de maintenance

ð  Prendre en charge la gestion administrative des opérations de réhabilitation et de maintenance en soutien des Chargés d'Opérations :

-   Assurer le dépôt et le suivi des autorisations d'urbanisme (affichages et constats)

-   Assurer l'inscription et le suivi des entreprises sur e-attestations

-   Appui à la passation, au suivi d'exécution (technique, administrative et financière) et à la clôture des marchés

-   Préparer la signature des marchés et assurer leur suivi : ordres de service, avenants, sous-traitances, etc.

-   Préparer et saisir les pièces administratives des dossiers de demandes de subventions via SIAP,

-   Assurer les demandes et clôtures des dossiers d'assurance dommage-ouvrage.

-   Aider à la clôture administrative des opérations

ð  Organiser les plannings de visites techniques de sites, soutien pour la prise de rdv auprès des locataires et partenaires extérieurs

ð  Apporter une aide ponctuelle à la livraison et durant l'année de GPA en lien avec les Chargés et Responsable d'Opérations.  

Suivi administratif des opérations de sinistre DO et incendie

ð  Prendre en charge la gestion administrative des opérations de sinistre DO et incendie en soutien la Chargée technique de sinistres et préservation du patrimoine

ð  Être en appui administratif sur la gestion des sinistres (suivi des déclarations, gestion de dossiers, organisation des expertises, instruction et suivi des procédures, répondre aux courriers).

De formation initiale Bac +2 minimum, vous bénéficiez d'une expérience de 2 à 5 ans dans le secteur du bâtiment, idéalement dans le domaine du logement social.

Vous êtes motivé(e), à l'écoute, polyvalent(e) et vous avez des compétences relationnelles reconnues.

Vos qualités rédactionnelles et de communication sont incontestables.

Vous savez faire preuve d'initiative et vous avez une grande capacité organisationnelle. Vous aimez rendre service et faire du gagner du temps à votre équipe.   

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel, Powerpoint, Outlook et MTeams

Vous êtes à l'aise avec les techniques d'organisation, de gestion du temps et de hiérarchisation des priorités.

Une connaissance technique élargie dans le bâtiment serait un plus.

CONTRAT

Poste à temps plein en CDI.

DELAI

Poste à pourvoir dès que possible

LOCALISATION DU POSTE

Poste basé au siège social de l'entreprise à Saint-Herblain

SALAIRE ET CONVENTION COLLECTIVE

€ annuels comprenant 13ème mois et prime conventionnelle.

Tickets restaurants, mutuelle d'entreprise à 100% employeur, accord d'intéressement.

Statut employé - coefficient G2 de la nouvelle classification de la CC HLM.

Temps de travail : 39h avec 23 jours de RTT par an 

Charte de télétravail.

Vous disposez d'un diplôme BAC +2/+3 ou équivalent (Droit, BTS Immobilier, Licence Gestion de l'Habitat Social) et d'une première expérience d'au moins 2 ans.

Aptitudes relationnelles souhaitées notamment auprès des publics fragiles, qualité d'écoute et de communication, et maîtrise impérative de l'outil informatique (Office et logiciels métiers). Sens de l'autonomie et capacité à rendre compte.

Réf: c3a dae-8e21-30c187b2e6ae