Facilities Assistant

il y a 6 heures

Puteaux, Île-de-France Newmark Temps plein

Provide assistance in all administrative aspects of facility management, administration and reporting. Responsible for managing the receptionist's duties including visitor /employee access, responding to tenant/customer service requests serving a portfolio of corporate properties. Compile and assist in the preparation of, various monthly (and other periodic) property operational, administrative and financial reports. Can also serve as back-up to Post room/Office Services. Administrative duties require broad experience, skill and knowledge of organization policies and practices for a specific group or individual.

ESSENTIAL DUTIES:

  • Coordinate with Facility team in property-related documents administration - memoranda, letters, monthly reports.
  • Assist in monitoring Help Desk queries and work orders to ensure requests are distributed and closed.
  • Assist with hospitality and meeting room configurations.
  • Assist with Desk and room booking management.
  • May assist with organizing couriers and/or taxis.
  • Maintain assignment of onsite employee lockers and/or seat/office assignments.
  • Maintain listing and assist with creating & distribution of security access cards, replacements and/or deactivations.
  • Coordinate tenant service requests pertaining to property operations and administration. Maintain a professional image to internal and external callers.
  • Liaison with landlord representative regarding any tenant requested services and/or work orders.Follow up with landlord or property representatives, as required.
  • Compile information, prepare and update reports or process other documents as required: Vendor Insurance Certificates, Vendor Service Agreements, Vendor Invoices and Service Records, Property Emergency Call Lists, Tenant Contact Lists, etc.
  • Develop and maintain property filing & tracking systems for reports and documents identified above.
  • Assist Facility Managers in the annual budget preparation and development.
  • Assist Facility Manager in compiling monthly reports as requested.
  • Assist Facilities Coordinator in operational tasks as assigned.
  • May assist in vendor invoicing process.
  • May be requested to act as a back-up to receptionist in other France client offices.
  • Oversee copying and mail distribution within designated department.
  • Monitor and order general office supplies, consumables, and PPE as needed.
  • Monitor and order pantry supplies as needed.
  • Contact and coordinate with vendors to service or repair equipment as requested.
  • Coordinate with Facilities Manager and assist with onsite EH&S activities, communications and policy enforcement.
  • May perform other duties as assigned.

SKILLS, EDUCATION AND EXPERIENCE:

  • Facilities/office management and building operations experience preferable
  • Excellent communication, written and organizational skills
  • Fluent in written and verbal English and French
  • Strong ability to multi-task
  • Excellent customer service skills
  • Proficient in MS Word, MS Excel, Outlook.
  • Ability to work independently with minimal supervision.
  • Attention to detail.

WORKING CONDITIONS:
Normal working conditions with the absence of disagreeable elements

NOTE:
The statements herein are intended to describe the general nature and level of work being performed by employees and are not to be construed as an exhaustive list of responsibilities, duties, and skills required of personnel so classified.

Newmark is an Equal Opportunity/Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex including sexual orientation and gender identity, national origin, disability, protected Veteran Status, or any other characteristic protected by applicable federal, state, or local law.

  • Assistant Placement/Conseiller Spécialisé Dommage aux Biens

    il y a 8 heures

    Puteaux, Île-de-France Marsh France Temps plein

    Ce qui vous attend :Dans le cadre de la structuration et du développement de son département Dommage en France, nous recherchons un Conseiller Spécialisé Junior pour rejoindre l'équipe de placement Dommage – afin de faciliter la préparation des projets de placement et piloter l'émission des pièces et documents contractuels liés aux contrats...

  • Assistant / Assistante de vie auprès de personnes handicapées H/F

    il y a 2 semaines

    Puteaux, Île-de-France Cleo group Temps plein

    CLEO propose une gamme de prestations d'aide à domicile en Île-de-France afin de favoriser le maintien à domicile, de personnes âgées, en situation de handicap ou atteintes d'une quelconque pathologie. De l'assistance de vie sociale au transport accompagné, nous assurons le bien-être et le confort à travers notre offre diversifiée.Description de...

  • Aide à domicile H/F

    il y a 2 semaines

    Puteaux, Île-de-France Ouihelp Temps plein 13 € - 14 €

    Aide à domicile H/FExercez un métier qui a du sens auprès des personnes âgées Ouihelp, startup en pleine croissance dans le service à domicile avec déjà +2500 auxiliaires de vie, est à la recherche d'aides à domicile ou d'assistants de vie (H/F) en CDI mandataire, en temps partiel ou temps plein, à Puteaux.Proche de vous… et de chez vous Nous...

  • Aide à domicile H/F

    il y a 2 semaines

    Puteaux, Île-de-France Ouihelp Temps plein

    Aide à domicile H/FExercez un métier qui a du sens auprès des personnes âgées Ouihelp, startup en pleine croissance dans le service à domicile avec déjà +2500 auxiliaires de vie, est à la recherche d'aides à domicile ou d'assistants de vie (H/F) en CDI mandataire, en temps partiel ou temps plein, à Puteaux.Proche de vous… et de chez vous Nous...

  • Un Chef de Chantier Confirmé F/H

    il y a 2 jours

    Puteaux, Île-de-France Eiffage Construction Temps plein

    Pradeau Morinest la marque experte en rénovationde qualité et innovante du groupe Eiffage .Cette mémoire de bâtisseur, nous l'avons mise au service de notre ambition d'être un acteur reconnu de la rénovation ou de la réhabilitation de vos ouvrages.Qu'il s'agisse d'un projet tertiaire, de co-working, d'une résidence d'exception ou d'hôtellerie de...

  • Facilities Assistant

    il y a 4 semaines

    Puteaux, France Newmark Temps plein

    Provide assistance in all administrative aspects of facility management, administration and reporting. Responsible for managing the receptionist’s duties including visitor /employee access, responding to tenant/customer service requests serving a portfolio of corporate properties. Compile and assist in the preparation of, various monthly (and other...

  • Facilities Assistant

    il y a 6 jours

    Puteaux, France Newmark Temps plein

    Provide assistance in all administrative aspects of facility management, administration and reporting. Responsible for managing the receptionist's duties including visitor /employee access, responding to tenant/customer service requests serving a portfolio of corporate properties. Compile and assist in the preparation of, various monthly (and other periodic)...

  • Assistant Rse/daf

    il y a 4 jours

    Puteaux, France CONSUEL Temps plein

    Nous recrutons un Assistant DAF/RSE (H/F) au sein de notre site de la Défense (92). Rattaché directement à la Directrice Administrative et Financière aussi Directrice de la Responsabilité Sociale des Entreprises: **Missions**: - Missions complètes d’assistante de Direction (organisation d’événements, séminaires...) - Rédaction des procédures...

  • Assistant / Assistante de Vie (H/F)

    il y a 1 semaine

    Puteaux, France Cleo 92 Temps plein

    CLEO propose une gamme de prestations d’aide à domicile en Île-de-France afin de favoriser le maintien à domicile, de personnes âgées, en situation de handicap ou atteintes d’une quelconque pathologie. De l’assistance de vie sociale au transport accompagné, nous assurons le bien-être et le confort à travers notre offre...

  • Assistant de Direction Bilingue H/F

    il y a 4 semaines

    Puteaux, France Randstad Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue pour accompagner une direction exécutive au sein d'un groupe international reconnu pour son influence, son innovation et ses projets d'envergure mondiale. Vous jouerez un rôle central dans la coordination, la performance et la fluidité des opérations stratégiques. Vos missions: - Gérer et...

  • Assistant(E) de Direction Opérationnelle

    il y a 7 jours

    Puteaux, France KITCH'N BOX Temps plein

    Dans le secteur de la restauration, KITCH'N BOX propose des espaces de coworking de cuisines professionnelles. Nous offrons des espaces de travail collaboratifs et des services pour les restaurants, traiteurs, startups alimentaires. Notre mission est de faciliter la création culinaire en fournissant des infrastructures adaptées, flexibles et...

  • Assistant Commercial

    il y a 2 semaines

    Puteaux, France J'm Intérim Temps plein

    Nous recherchons pour le compte de notre client, un assistant commercial H/F pour son service commercial. La société est spécialisée dans la distribution de matières premières pour les industries Pharmaceutique, Cosmétique, Chimie fine & Alimentaire, située à La Défense (92). Vous serez rattaché(e) au Responsable du Département...

  • Assistant(E) de Proximité

    il y a 2 semaines

    Puteaux, France IN'LI Temps plein

    Entreprise Découvrez votre nouveau projet professionnel ! Comme Rami (Responsable de Programmes), Michaël (Gardien d’immeubles) ou Julie (Référente RH), tous des collaborateurs d’in’li engagés pour le logement intermédiaire, devenez-vous aussi acteur du changement et contribuez à améliorer la qualité de vie des Franciliens ! Chez in’li,...

  • Assistant Du Service Assurances Et Indemnisation

    il y a 7 jours

    Puteaux, France IN'LI Temps plein

    **Découvrez votre nouveau projet professionnel !** Comme Enzo (Responsable de Programmes), Xavier (Gardien d’immeubles) ou Patricia (Référente RH), tous des collaborateurs d’in’li engagés pour le logement intermédiaire, devenez-vous aussi acteur du changement et contribuez à améliorer la qualité de vie des Franciliens ! Chez in’li, filiale...

  • Alternance - Assistant(E) Conformité (H/F)

    il y a 2 semaines

    Puteaux, France IN'LI Temps plein

    Entreprise Découvrez votre nouveau projet professionnel ! Chez in’li, filiale du Groupe Action Logement, 925 collaborateurs agissent chaque jour et sont engagés pour faciliter l’accès au logement des jeunes actifs et salariés de la classe moyenne. Devenez-vous aussi acteur du changement et contribuez à améliorer la qualité de vie des Franciliens...