Assistance de Direction P. 128

Assiste le directeur général adjoint dans l'accomplissement de ses missions de coordination de l'action des directions opérationnelles relevant de la DGA, dans l'organisation générale, la gestion, la communication, l'information, l'accueil et les ressources humaines. Collaboratrice proche du directeur général adjoint, elle entretient des relations régulières avec les directions opérationnelles relevant de la direction générale adjointe.

L'assistante du Directeur devra Accompagné dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels,
- Assure l'accueil et l'information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve,
- Apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de l'information,
- Suit les projets et activités de la direction, et pilote certains dossiers en autonomie.
- Veille à la transmission des parapheurs
- Relais avec la DRH
- Assure la continuité au niveau des arrêtés

ACTIVITES PRINCIPALES :

1. Secrétariat
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc...
- Assure la gestion de courrier,
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
- Tient à jour le classement du Directeur, la mise à jour de bases de données et de fichiers
- Assiste aux réunions de la Direction et rédige les comptes rendus.

2. Accueil/Communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre le directeur général adjoint et les directeurs opérationnels ainsi qu'avec la Direction générale des services.

3. Assistanat
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur général adjoint
- Organise les déplacements du Directeur Général adjoint
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des formations (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...)

Parfaite maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet), nécessaires à l'établissement de documents administratifs. Bonnes connaissances des différentes techniques de secrétariat et de prise de note pour la rédaction des comptes rendu et relevés de décisions entre autres. Sens de l'organisation et excellente expression écrite et orale. Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions), Connaissance des circuits et procédures administratives.

Savoir – faire :
Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication
Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
Assurer une bonne transmission de l'information
Savoir travailler de manière autonome
Savoir prendre des initiatives
Posséder des qualités d'organisation et de classement
Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
Faire preuve de capacité de synthèse

Savoir – être :
Sens du travail en équipe
Rigueur et fiabilité, disponibilité
Discrétion et sens du sens service public
Respect des règles de confidentialité
Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Participer à la valorisation de l'image de la Collectivité