Assistant.e de direction

Ta principale mission sera de soutenir l'activité du dirigeant de l'entreprise et de façon générale son équipe de direction. Outre la prise en charge de son assistanat, notamment la gestion de son agenda et de son organisation générale (avec les équipes internes comme avec les parties prenantes externes), tu assureras auprès de lui, le suivi de la gestion des ressources humaines  et coordonnera la gestion comptable et financière en lien avec les différents départements et les prestataires de conseils de l'entreprise, notamment le cabinet d'expertise comptable, les juristes, le conseil en RH et les agences de communication, qui apportent leurs expertises respectives pour assister l'entreprises dans ses différentes activités. Tu auras également la charge du suivi de l'organisation et du fonctionnement du Comit de Direction (notamment la rédaction des minutes).

Polyvalent.e dans ton parcours de formation et dans tes expériences, tu assureras les différentes missions suivantes :

• Assister le dirigeant de l'entreprise dans la gestion de son agenda et de son organisation générale notamment ses interactions internes ou externes ;

• Être l'intermédiaire entre les équipes et leur managers respectifs et le dirigeant, veiller à la bonne circulation des informations entre départements ;

• Organiser et coordonner les informations et les actions internes et externes, en respectant la confidentialité inhérente à ce genre d'information, liées à l'organisation et au bon fonctionnement de l'entreprise ;

• Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs et réglementaires en élaborant un système de classement efficient en lien avec les équipes interne et externe en charge de la gestion comptable et administrative ;

• Préparer les réunions en interne et en externe qu'anime ou auxquelles participe le dirigeant en t'assurant que les documents de préparation nécessaires ont été élaborés conformément aux objectifs fixés pour ces réunions ;

• Contribuer à l'élaboration et la mise en forme des documents et autres supports de présentations émanant de la direction ;

• Suivre et contribuer à l'élaboration des contrats avec les clients ou les fournisseurs ou autres protocoles d'accord avec les partenaires et autres parties prenantes de l'entreprise dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités ;

• Coordonner la gestion administrative, comptable et financière en lien avec les équipes internes, notamment la gestionnaire comptable interne et les prestataires de conseil externes spécialisés ;

• Coordonner les process de recrutement en lien avec les prestataires de conseil externes spécialisés ;

• Coordonner la gestion sociale et des ressources humaines, dans toutes ses dimensions (gestion administrative des salaires et des contrats de travail, gestions sociale et encore gestion du parcours des collaborateurs et des équilibres humains, notamment la coordination de l'organisation et du suivi des entretien individuels annuels et des séminaires entreprises annuels ou thématiques) en lien avec les prestataires de conseil externes spécialisé ;

• Coordonner et assurer le suivi des relations du dirigeant avec les pouvoirs publics ou les institutions internationales (notamment les organes de l'Union Européenne) ;

• Coordonner la gestion et le suivi de la communication corporate interne et externe de l'entreprise, notamment les relations avec la presse, l'organisation des grands évènements, en lien avec les prestataires de conseil externes spécialisés (notamment les agences de presse et de communication) ;

En fonction de tes compétences et des besoins de l'entreprise, tu pourras être amené·e à réaliser d'autres tâches connexes et être impliqué dans différentes missions de support à la direction et l'administration générale de la société.