Assistant de chaire F/H/X+ CDD

L'ESSEC Business School est un établissement d'enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d'entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale dont plus de 38% d'étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l'ESSEC, c'est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l'entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l'enseignement et l'entrepreneuriat, le campus de l'ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Assistant(e) de chaire - CDD jusqu'à 18 mois.

Placées sous la responsabilité de membres du corps professoral, les spécialisations (chaires et filières) font partie du Master in Management du programme Grande Ecole.

Sous la supervision de la Responsable Opérationnel des Spécialisations du décanat, en collaboration avec le département concerné, vous jouerez un rôle clé en soutenant les responsables de la chaire (professeur) dans l'organisation et la gestion des activités pédagogiques et événementielles. Vous serez le point de contact central pour toutes les opérations administratives et logistiques liées à la chaire.

Administration de la Chaire :

• Gestion administrative : Assurer le suivi administratif des activités de la chaire, (rdv, notes de frais, facturation, renseignements sur la chaire, etc).

• Support pédagogique : Préparer les cours (commande de livres, matériel pédagogique), gérer la relation avec les chargés d'enseignement intervenants non permanents (CEINP), et coordonner leur recrutement via le portail PEGASE.

• Gestion des inscriptions : Inscrire les étudiants aux séminaires et cours obligatoires, répondre à leurs demandes (absences, changement de salle, matériel, etc.), et saisir les absences si nécessaire.

• Gestion des examens : Organiser et suivre le processus d'examen.

Support Opérationnel de la Chaire :

• Promotion et recrutement : Participer aux forums, organiser des sessions de présentation de la chaire, et gérer le processus de recrutement des étudiants, y compris les entretiens de sélection.

• Communication : Mettre à jour les outils de communication (site web, brochures, réseaux sociaux), organiser des événements (colloques, conférences), et gérer la base de données des Alumni et contacts.

Support au Responsable de la Chaire :

• Suivi budgétaire : Suivre le budget de la chaire via Adage et Excel.

• Organisation d'événements : organiser des séminaires, sorties, et voyages d'étude.

• Planification des cours : Assurer la mise à jour et le suivi de la planification des cours électifs et des équivalences. Suivre les plannings des intervenants.

Relations avec les Partenaires :

• Coordination : Faire le lien entre les étudiants, les partenaires, et le responsable de la chaire, et préparer les éléments pour les réunions avec les partenaires.

• Compte rendu : Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.

Mission complémentaire au sein du département pédagogique :

• Gestion des cours : Suivre la planification et la logistique des cours (réservation de salles, liens Zoom, etc.), et gérer les intervenants via le portail vacataire PEGASE.

• Formation : Titulaire d'un BTS ou équivalent, avec une maîtrise avancée du pack Office et des outils informatiques (messagerie électronique, suite Google, Internet).

• Langues : Niveau d'anglais courant (B2 minimum).

• Compétences : Organisé·e, rigoureux·se, et persévérant·e. Vous avez un excellent sens des relations humaines et de la diplomatie, particulièrement dans un contexte multiculturel.
  

L'ESSEC s'engage activement en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion.

Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.