Assistant administratif

Description de l'employeur

Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des habitants.

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

Missions

Sous l'autorité du chef du Service des Affaires Juridiques et des Assemblées et l'encadrement hiérarchique du gestionnaire spécialisé, le titulaire du poste aura pour mission l'ensemble des tâches permettant d'assurer le secrétariat des réunions de l'Assemblée départementale et de la Commission permanente, le traitement des actes administratifs (en matière de contrôle de légalité et de publicité), la gestion des arrêtés de délégation de signature.

1.Traitement des actes administratifs

• Tenir le registre des numéros d'arrêtés
• Vérifier les actes (rédaction, date, signature ...)
• Les transmettre au contrôle de légalité
• Assurer le suivi dans le registre en notant la date de publication
• Publier les actes administratifs sur le site internet du Conseil départemental

2.Traitement des rapports de l'Assemblée départementale

• Vérifier et corriger, le cas échéant les rapports (respect des règles de présentation, orthographe, grammaire, syntaxe, calcul)
• Classer les rapports pour établir l'ordre du jour
• Préparer les documents pour une transmission par voie dématérialisée
• Elaborer les volumes des rapports pour les réunions
• Assister aux réunions et prendre des notes
• Retranscrire l'ensemble des débats en réécoutant les enregistrements
• Rédiger les délibérations
• Corriger les délibérations et la retranscription des débats
• Réaliser la liste des délibérations pour publication sur le site internet du Conseil départemental
• Réaliser le volume des délibérations avec discussions (version papier et dématérialisée)

3.Traitement des rapports de la Commission permanente

• Insérer, vérifier et corriger, le cas échéant les rapports dans Kdelib (respect des règles de présentation, orthographe, grammaire, syntaxe, calcul)
• Classer les rapports pour établir l'ordre du jour
• Préparer les documents en vue de leur diffusion par voie dématérialisée
• Transmettre les rapports signés aux Elus (version papier et dématérialisée)
• Assister aux réunions et prendre en notes les débats
• Préparer les délibérations
• Réaliser la liste des délibérations pour publication sur le site internet du Conseil départemental
• Transmettre les délibérations au contrôle de légalité par voie électronique
• Réaliser le volume des délibérations (version papier et dématérialisée)

4.Gestion des délégations de signature

• Réceptionner des demandes
• Préparer les arrêtés (rédaction, mise en signature et transmission contrôle de légalité)
• Notifier les arrêtés signés aux intéressés
• Mettre à jour le fichier général des délégations (chrono...)

5.Activités annexes / autres activités

• Gérer les demandes de réservations de salles de réunions des services du Conseil départemental et de la Préfecture
• Mettre à jour le règlement intérieur du Conseil départemental
• Gérer les commandes de fournitures de bureau pour le pôle Assemblées
• Frapper différents courriers et rapports
• Relire et contrôler tous types de documents
• Apporter des services divers aux Elus
• Participer, en tant que de besoin, à l'ensemble des tâches du pôle Assemblées (dont participations occasionnelles aux réunions préparatoires de la Commission permanente)

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Responsabilité hiérarchique du Chef du Service des Affaires Juridiques et des Assemblées, et, en cas d'absence, du Directeur Juridique et Financier.

Encadrement hiérarchique du gestionnaire spécialisé

Relations avec les Conseillers départementaux, anciens Conseillers généraux ou départementaux, associations, administrés, services de la Préfecture, Départements de France, autres Départements, Mairies ...

Profil

Diplômes requis

Baccalauréat ou Bac + 2

Connaissances

• connaissances orthographiques, rédactionnelles et prise de notes (connaissances approfondies)

Connaissances en bureautique : Kdélib, word, excel (connaissances maîtrisées)

Savoir-faire et aptitudes

• Savoir analyser et faire des synthèses
• Exigence en matière de confidentialité et de déontologie élevée
• Etre disponible en période préparatoire et de tenue des réunions de l'Assemblée départementale et de la Commission permanente
• Etre rigoureux
• Avoir des qualités d'organisation
• Avoir des qualités relationnelles
• Savoir travailler en équipe
• Savoir travailler en autonomie
• Aisance rédactionnelle
• Bonne expression orale

Conditions

Recrutement statutaire ou à défaut contractuel (1 à moins de 3 ans)

Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP C3)

Collectivité affiliée au Comité National d'Action Sociale

POSTE A POURVOIR AU PLUS VITE