Assistant(e) de direction à temps partagé à la DAPAC et la DRP H/F

L'université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l'enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d'universités et d'établissements Normandie Université.

Pluridisciplinaire, elle accueille plus de étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l'État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).

Afin de mener ces missions, elle s'appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants et 540 ) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingé, , techniques, sociaux et de santé (BIATSS).

Lieu de travail : DAPAC (Délégation de l'appui au pilotage et de l'amélioration continue) et DRP (Délégation des Relations Partenariales) – Campus 1.

La DAPAC (Délégation de l'appui au pilotage et de l'amélioration continue) accompagne la présidence et la Direction Générale des Services dans le pilotage de l'établissement.

La DRP (Délégation relations partenariales) est un service qui constitue un « guichet unique » à destination des partenaires économiques de l'Université.

Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité conjointe de la directrice de la DAPAC et de la directrice générale des services

Mission principale du poste :

La personne recrutée soutiendra l'activité des deux délégations dans leur fonctionnement au quotidien. La personne recrutée sera affectée à 50% de son temps à la DAPAC et à 50% de son temps à la DRP.

Activités principales du poste :

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

Participer à la gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées

Assurer le suivi et la mise à jour des procédures du service

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, partenaires, entreprises)

Gérer les agendas, organiser des réunions et contrôler les échéances

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines

Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la structure,

Assurer le soutien logistique à l'organisation de manifestations (ateliers, séminaires,…)

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Elaborer des comptes-rendus

Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la structure

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Classer et archiver des documents

Champs des relations :

Internes à l'Université : DAPAC / DRP/ Assistants de direction des autre services et directions

Externes à l'Université :Partenaires extérieurs

Niveau requis : Minimum bac

Domaine de formation : Gestion administrative

Compétences attendues :

Savoir-faire

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Accueillir et prendre des messages

Enregistrer et classer les documents

Rédiger des rapports ou des documents

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir être

Réactivité

Rigueur et fiabilité

Sens de l'organisation

Sens relationnel

Conditions de recrutement :

Poste ouvert :

Aux fonctionnaires de catégorie B - Technicien(ne)

Aux non fonctionnaires par contrat à durée déterminée de 12 mois, à temps complet (renouvelable)

Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l'expérience professionnelle

A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

Poste à pourvoir : en février 2026

Date limite de candidature : Avant le 10/01/2026

L'envoi d'un CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.