Adjoint Administratif à la Direction des soins

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 Missions Essentielles Du CHUGA Sont

• Soigner
• Former
• Chercher

Le Poste
La Direction des soins du CHU Grenoble Alpes a pour missions :

• L'organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation
• La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d'établissement médico-soignant
• La participation à la politique de formation (DPC) dans l'objectif du projet GPMC
• L'animation des cadres de proximité et de pôle
• La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH
• La participation aux recrutements de l'ensemble des professionnels non-médicaux
• La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées
• L'animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l'Etablissement support

Le secrétariat comprend une équipe de 3 secrétaires qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles.

Principales Missions

• Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs
• Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage
• Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus
• Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet
• Coordination des stages paramédicaux et médicaux : gestion des conventions et dossiers administratifs
• Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys
• Suivi des cadres juniors
• Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.)
• Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en œuvre de leurs missions spécifiques

Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires.

Relations Hiérarchiques

• L'adjoint des cadres hospitaliers
• La Directrice coordonnatrice générale des soins
• La Directrice des soins
• Les cadres supérieurs transversaux

Relations Fonctionnelles

• Les autres secrétaires de la Direction des soins
• Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé
• Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH)
• Les instituts de formation internes et externes
• Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée
• Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs

Lieu d'exercice : Direction des Soins - Pavillon Dauphiné 1er étage

CDD de 3 mois renouvelable catégorie C

Titulaire catégorie C

Profil Recherché
Compétences requises

• Maîtriser Word et les outils de messagerie Utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
• Effectuer un publipostage
• Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur
• Prioriser les tâches urgentes
• Planifier des tâches récurrentes
• Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins
• Bonne connaissance de l'organisation hospitalière du CHUGA
• Législation hospitalière
• Méthode de classement
• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Capacité d'anticipation
• Agilité, réactivité

Qualités rédactionnelles

• Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d'orthographe exigé)
• Prise de notes
• Rédiger des comptes-rendus et des courriers
• Capacité de synthèse

Qualités relationnelles

• Sens de l'accueil
• Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité)
• Capacité à gérer les interruptions de tâches
• Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
• Capacité d'écoute et d'empathie
• Discrétion
• Devoir de réserve
• Savoir rendre compte

Conditions De Travail Du Poste

• Horaires : 08h00 - 15h50
• Temps de travail : 100%

Contraintes Particulières

• Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités.
• Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l'adjoint des cadres.

Astreintes et gardes : NON.

Travail dimanches et jours fériés : NON.

Exigence Institutionnelle
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).