Assistant·e de direction

Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordonnatrice Administrative et Financière et en lien étroit avec l'équipe de coordination et les partenaires internes et externes, vous assurerez le soutien administratif, logistique et organisationnel de l'IRFC. Vous jouerez un rôle clé dans la bonne circulation de l'information, le suivi des activités et le pilotage administratif des projets.

Appui administratif, logistique et financier

• Assurer la gestion, la planification et l'organisation des réunions, déplacements et rendez-vous.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, notes et rapports.
• Gérer les appels, courriels et demandes entrantes en hiérarchisant les priorités.
• Assurer la logistique des instances (réservations salle, convocations, gestion de la visio, élaboration des comptes rendus, diffusion de documents).
• Participer à la gestion administrative et comptable courante : suivi et classement des conventions (partenariats, financements, prestations); saisie et suivi des notes de frais et des factures dans le logiciel comptable; suivi des devis et règlements; collaboration étroite avec la coordonnatrice administrative et financière pour le suivi et la traçabilité comptable.
• Participer à l'élaboration, la rédaction et à la mise à jour des documents institutionnels (conventions, procédures, pochettes patient, listings des professionnels et partenaires).
• Soutenir l'équipe de coordination dans la mise en œuvre et le suivi administratif des projets.

Communication et interface

• Faciliter la circulation de l'information entre la cellule de coordination, les établissements membres et les partenaires extérieurs
• Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe (réseaux sociaux, site internet, documents institutionnels).
• Participer à la valorisation des actions et projets de l'IRFC.

Contribution au fonctionnement général

• Participer à la préparation et au suivi du rapport d'activité annuel.
• Tenir à jour les procédures internes et documents de référence.
• Être force de proposition pour améliorer les outils et méthodes de travail.

Contribution à certains projets

• Mettre à jour le planning des médecins dans le logiciel ONCOTEL (formation en interne).
• Tenir à jour l' annuaire des professionnels et les procédures dans le logiciel ONCOTEL(formation en interne).
• Assurer la gestion, la planification et l'organisation logistiques des séances du Diplôme Universitaire de cancérologie en lien avec les responsables médicaux et l'URFC Santé – Université Marie et Louis Pasteur.
• Mettre à jour le planning du centre capillaire

Contrat

• Poste à pourvoir au
  2 janvier 2026
• Selon expérience professionnelle Contrat à durée déterminée de droit public – 12 mois, avec possibilité de CDI à l'issue ou contrat à durée indéterminée avec période.
• Possibilité de mise à disposition entre institutions publiques.

Durée

• Temps plein – 35h (37h30 avec 15 RTT).
• Travail en journée 9h-17h
• Travail en soirée lors des séances du DU de cancérologie avec possibilité de rémunération ou de récupération au choix (1 à 2 soirées par mois pendant l'année universitaire)

Salaire

• 23 000 €/an à négocier selon profil (grille FPH).

Conditions de travail

• Travail en journée 9h-17h
• Travail en soirée lors des séances du DU de cancérologie avec possibilité de rémunération ou de récupération au choix (1 à 2 soirées par mois pendant l'année universitaire)
• PC portable.
• Accès aux prestations du CGOS – Action sociale des hospitaliers.
• Accès salle de sport sur place gratuitement.
• Accès au self du CHU de Besançon.
• Possibilité de télétravail 1 jour par semaine.
• Abonnement transport en commun – remboursement à hauteur de 75 %.
• Déplacements ponctuels (zone régionale).

Profil souhaité

Expériences

• Expérience souhaitée dans un poste d'assistance de direction, de gestion administrative ou de coordination.
• Expérience dans la gestion de conventions et le suivi comptable souhaitée.
• Expérience en environnement hospitalier, associatif ou institutionnel appréciée.
• Une expérience dans le suivi de projets serait un atout.

Compétences

• Maîtrise du pack Office, des outils de visioconférence et de bureautique collaborative.
• Bonne connaissance des outils comptables et capacité à assurer la saisie de factures.
• Excellente expression écrite et orale.
• Sens de l'organisation, gestion des priorités, respect des délais.
• Rédaction, synthèse et mise en forme de documents professionnels.
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
• Discrétion, confidentialité et sens du service public.

Savoir-être professionnels

• Rigueur, autonomie, sens de l'anticipation.
• Aisance relationnelle et diplomatie.
• Réactivité, adaptabilité et disponibilité.
• Esprit d'équipe et sens de la coopération.

Formation

• Bac +2 minimum (type BTS Assistant de Direction, Gestion PME, Secrétariat ou équivalent).
• Connaissance du secteur hospitalier ou médico-social appréciée.

Permis

• B - Véhicule léger recommandé pour le travail en soirée.

Candidature

À envoyer avant le 30 novembre 2025 à l'adresse mail : -

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En savoir plus sur l'IRFC

L'Institut Régional Fédératif du Cancer de Franche-Comté (IRFC-FC) est un Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) de moyens et de droit public créé en 2008. Il est composé des 8 établissements publics et privés de l'ex-région autorisés pour une activité de chimiothérapie et/ou radiothérapie et/ou hématologie.

L'IRFC-FC a pour objet de fédérer l'organisation de la cancérologie sur les 8 établissements membres et de garantir la même qualité des soins et de prise en charge pendant et après les traitements dans tous les établissements, quel que soit le lieu de vie et de soins du patient. Ses messages clefs sont « La même qualité des soins partout et pour tous » et « Ensemble pour mieux soigner ».

Cela se concrétise par :

• la mutualisation des moyens médicaux au travers une équipe universitaire unique et mobile d'oncologues médicaux,
• l'harmonisation des pratiques soignantes, paramédicales, de soins oncologiques de support et administratives,
• l'accès à l'innovation et à la recherche.

L'IRFC est une organisation atypique, unique en France, consacrée par des résultats de santé publique exemplaire.

Rejoindre l'IRFC, c'est travailler dans un réseau d'excellence, au service de la population franc-comtoise.

L'équipe de coordination pluriprofessionnelle

L'équipe de coordination, composée de 4 personnes, est en appui de l'équipe médicale, des spécialistes d'organes, des services de soins, des professionnels de santé, y compris de ville, de soins oncologiques de support et administratifs.

Les membres de l'équipe de coordination, experts dans leur domaine, travaillent en complémentarité. Ils apportent leur approche, leurs expériences, un appui méthodologique ainsi qu'une analyse des projets.

Ils sont force de proposition.

La cellule de coordination fonctionne en mode « projets » et « parcours de soins »