ASSISTANT DES ELUS

ASSISTANT DES ELUS (h/f)Synthèse de l'offreEmployeur :COMMUNE DE LA POSSESSIONRUE WALDECK ROCHET La Possession Référence : O Date de publication de l'offre : 13/11/2025Date limite de candidature : 13/12/2025Poste à pourvoir le : 01/02/2026Ouvert aux contractuels : OuiTemps de travail : Temps completDurée : 35h00Nombre de postes : 1Service d'affectation : Cabinet du MaireDétail de l'offreGrade(s) :Adjoint administratifFamille de métier : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associativeMétier(s) : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives > Assistant ou assistante de gestion administrativeDescriptif de l'emploi :Rattaché(e) au Cabinet du Maire et placée sous l'autorité hiérarchique du Directeur de Cabinet vous assurez les missions relatives à l'accueil, au secrétariat des élus, la gestion administrative et à l'événementiel.Temps de travail : temps completProfil recherché :AUTONOMIE ET RESPONSABILITES :Autonome et Responsable dans mon travail Vous connaissez l'environnement territorial et vous avez au moins 1 an d'expérience exigée sur un poste identique en collectivité territoriale.Formation en lien avec "La prise de notes et la rédaction de comptes rendus" est exigées. Compétences : Maîtrise des logiciels bureautique : Word, Excel, Whatsapp, I-Parapheur,Outlook, Gmail, ZIMBRA, CIRIL, CINDOC, Intramuros Savoir : Gestion du stressConnaissance du territoire de la Ville de la PossessionGestion des conflitsSavoir-Être : Sens du travail en équipeAutonomeConfidentialitéDisponiblePolyvalenceEsprit d'initiativeSens de l'accueilDiplômes : Brevet des collègesBAC PRO STMGBTS Technico CommercialMissions :Vos missions principales sont les suivantes : Mission Accueil : Accueil public et téléphoniqueOrientation du public vers les services concernésRelation avec les services municipauxAssurer la réception des usagers pour les élusSecrétariat des Elus : Gestion des agendas d'un portefeuille d'élusPréparation et organisation et suivi des demandes de rendez-vousMise en place des réunionsPréparation des dossiers ou documents nécessaires aux réunionsGestion du planning de la salle du Conseil MunicipalCommunication des évènements aux élus et faire en sorte que la représentation de la ville soit assurée dans les différentes manifestationsGestion du quorum pour les conseils municipauxSuivi des convocations aux différentes réunions extérieuresDispatcher les courriers des élusGestion administrative : Préparation courrier à la demande des élus et mise en forme de documents diversGestion des mails et des parapheurs des adjointsGestion du planning des astreintes et des mariagesOrganisation des demandes de rendez-vous des adjoints et enregistrement des fiches d'audiencesClassement et archivageGestion des jurys d'entretien pour un portefeuille d'élusGestion financière et budgétaireEnregistrement et suivi des doléances de la villeÉdition des bons de commandeÉvènementiel : Suivi des évènements en lien avec les services et les élusAppui aux services dans le cadre de l'organisation des évènementsEn lien avec les porteurs de projets pour le suivi des évènementsRéférente au cabinet auprès de la Maison des Associations et de l'évènementielVos activités principales sont les suivantes :Gestion des agendas (élus)Accueil physique et téléphoniqueRecevoir, orienter et traiter les messagesPrise de rdv selon des créneaux pré définis (agents / citoyens / prestataires extérieurs) Vos activités secondaires les suivantes :Relations avec les services municipaux (astreintes & mariages)Reprise des tâches des collègues en leur absence Vos activités occasionnelles sont les suivantes :Suivi des réunions des élus communautaires et assurer l'agenda de ces élusGestion des Jurys d'entretien Lieu : bureau au sein du cabinet du MaireTemps de travail : temps completContact et informations complémentaires :Les personnes intéressées doivent faire acte de candidatureen ligne via la plateforme ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalitésde candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées